Advokat, jur. dr Jon Kihlmans krönika Supply Chain Effect nr 1/2011 behandlar den övertro på olika varianter av skriftlig form som finns i näringslivet och bland många jurister. Artikeln kan även läsas som pdf.

Finns det papper och penna i molnet?

För en tid sedan träffade jag för en klients räkning ett förlikningsavtal i en tvist. Det var ingen stor fråga och det var inte fråga om särskilt mycket pengar. Jag föreslog för motpartsombudet att vi skulle dokumentera förlikningsavtalet genom att jag skrev ned vårt avtal, skickade det till henne med mejl och hon – om jag hade fått med allt – skrev OK och mejlade tillbaka. Motpartsombudet tyckte emellertid inte att det dög, utan ville absolut att vi skulle skriva på papper och att våra huvudmän själva skulle skriva under. Och avtal är ju som att dansa tango: It takes two! Så det fick bli papper och penna. Jag skrev ut avtalet och skickade det till min huvudman för underskrift. Så småningom kom det tillbaka – med vanlig post – och jag skickade det till motpartsombudet – med vanlig post – som skickade det till sin huvudman – med vanlig post. Så småningom fick jag en avi om att det fanns ett REK att hämta på posten. Jag gick dit och hämtade ut det slutligt undertecknade avtalet.

Skall det verkligen behöva vara så komplicerat?

Svaret på frågan är naturligtvis nej! Med några få undantag finns det inga formkrav för avtals giltighet, åtminstone inte i svensk rätt. Det finns – naturligtvis – inte heller några krav på att huvudmännen själva skall skriva under – eller vad de nu skall göra – avtalen. Det går alldeles utmärkt att lämna fullmakt. Och det kan – naturligtvis – ske formlöst: ”Kan inte du vara snäll och skriva under åt mig?”, duger alldeles utmärkt.

Eftersom lagen för de flesta avtal inte kräver någon särskild form, blir också svaret på frågan om e-post är ett giltigt medel enkel: Självklart är e-post giltigt. Detsamma gäller med samma självklarhet andra former av elektronisk kommunikation.

Men giltighet är inte det enda problemet att ta ställning till. Man måste också beakta behovet av att säkra bevisning – i det här fallet om att avtal har ingåtts. Duger e-post som bevisning? Vi har i Sverige vad som brukar kallas fri bevisprövning. Det innebär att all bevisning i och för sig är tillåten. Det är svårt att slå ett undertecknat dokument när fråga är om att bevisa förekomsten av ett avtal, men e-post är i de flesta fall mer än tillräcklig bevisning. Detsamma gäller andra former av elektronisk kommunikation.

Många människor – inklusive en del motpartsombud – har en överdriven, närmast vidskeplig, tro på det nödvändiga i att avtal och andra rättshandlingar måste dokumenteras i pappersform och skrivas under med penna. En sådan inställning är ett hinder mot en effektivare affärskultur med fler och bättre avtal. För att inte tala om alla träd som måste sågas ner i onödan.

Det finns inga juridiska hinder mot att i stort sett alla avtal ingås och dokumenteras i elektronisk form, antingen via e-post eller SMS eller genom att använda de lösningar för slutande av avtal med tillhörande arkivering som en del företag har börjat tillhandahålla. I molnet behövs varken papper eller penna. Jag ser fram emot att i framtiden slippa gå till posten för att hämta ut onödiga REK!