Din Bil: Hurtig B2B onboarding
Din Bil Sverige AB er en bilkoncern, der repræsenterer Volkswagen, Audi, SEAT, ŠKODA, Porsche og Volkswagen Transport, med forhandlere og servicecentre i hovedstadsområderne Stockholm, Göteborg og Malmø.
Udfordring – Oprettelse af nye faktureringskunder
Et almindeligt scenarie på Din Bil’s servicecentre er, at en kunde har brug for at betale via en faktura, typisk når en firmabil skal til service.
Før kunden kunne køre væk sin bil eller modtage en ny reservedel, skulle fakturering oprettes. Dette var en manuel proces, der involverede kunden, kundens arbejdsgiver og flere Din Bil-afdelinger.
Den korteste leveringstid for at aktivere en fakturakunde var en hel arbejdsdag, og det kunne nemt tage dage eller endda uger.
Udfyldelse og behandling af en papirformular med kundens oplysninger, var kun begyndelsen. Der var også behov for virksomhedsoplysninger for kundens arbejdsgiver, herunder en bekræftelse af den part, der er bemyndiget til at handle på kundens vegne, samt en kreditanmodning og -vurdering.
Der er behov for godkendelser og underskrifter fra flere parter, hvilket kræver adskillige manuelle trin, som kan omfatte telefonopkald, e-mails og endog fremsendelse af dokumenter med posten.
Et andet problem var kreditvurderingsprocessen, som var upræcis og upålidelig, da den kun gav få muligheder for kreditgrænser: 10.000, 20.000 og 30.000 SEK. Og det var ikke nødvendigvis klart for virksomhedens underskriver, hvem af deres medarbejdere der havde ansøgt om kreditten.
Din Bil havde brug for en ny onboarding proces. De ledte efter en måde, hvorpå de kunne aktivere nye faktureringskunder meget hurtigere. En proces, der ville øge kundetilfredsheden og samtidig minimere den administrative kontakt. Ligeledes havde de brug for en bedre kvalitetssikring, både til kreditvurderingsprocessen og til at sikre, at den rigtige person og det rigtige antal personer underskriver aftalen.
Hele arbejdsgangen styres inden for rammerne af portalen. Scrives automatiserede proces opbygger den digitale aftale i realtid og leverer den underskrevne kontrakt med minimal berøring for alle involverede parter: Din Bil’s administrative personale, kunden og kundens arbejdsgivere.
Sådan fungerer det
- For at starte processen, skal kunden blot indtaste sine personlige oplysninger, sit virksomhedsregistreringsnummer og en anmodning om en kreditgrænse. Scrive indhenter alle virksomhedsoplysningerne, herunder navnene på de underskriftsberettigede parter, fra et virksomhedsregister.
- Kunden kan vælge en kreditgrænse fra en drop-down-menu med valgmuligheder fra 10.000 til 50.000 SEK i intervaller på 5.000 SEK. De kan også vælge, hvilken af deres arbejdsgivers underskriftsberettigede parter der skal modtage aftalen til underskrift.
- Et automatisk registeropslag kontrollerer den ønskede kreditgrænse i forhold til virksomhedens kreditvurdering.
- Derefter genererer Onboarding Portal selve e-kontrakten og starter arbejdsgangen for e-signering. Alle underskrivende parter modtager en e-mail eller SMS-invitation til at underskrive aftalen, hvilket de kan gøre hvor som helst og på en hvilken som helst enhed.
- Når alle parter har underskrevet, forsegles den færdige aftale digitalt for at beskytte den mod enhver manipulation eller ændring og arkiveres automatisk. Der gemmes en detaljeret hændelseslogbog sammen med aftalen som bevis for en juridisk bindende underskriftsproces.
Scrive Onboarding Portal opfyldte alle Din Bil’s mål om en hurtig og sikker proces med et minimum af klik og manuel indtastning. Det giver et hurtigere svar til kunden, en mere pålidelig kreditvurderingsproces, en måde hvorpå virksomhedens underskriver kan vide, hvem i deres personale der har ansøgt om kreditten, og mulighed for at underskrive aftalen når som helst, på stedet eller remote.
Resultater – Kundetilfredshed, mindre administration
Din Bil kan nu aktivere en ny fakturakunde på kun 30 minutter. Den gamle proces tog minimum en hel arbejdsdag, men kunne tog ofte dage eller endda uger.
Kundetilfredsheden er steget, og antallet af administrative trin er blevet reduceret drastisk. Chefen hos Din Bil kan nu overdrage bilen til kunden uden at skulle vente på, at regnskabspersonalet manuelt skal godkende kreditten. Og fordi Scrive-processen kræver færre underskrifter fra Din Bils side, behøver en afdeling mindre at være involveret. Alle dokumenter gemmes nu digitalt, hvilket yderligere forenkler arbejdet for det administrative personale.
Lad os tale om det
Anmod om et møde, så du kan fortælle os, hvad du forsøger at løse, og så kan vi se på, hvordan Scrive kan strømline dine forretningsprocesser og skabe værdi for din organisation.
