Massive Entertainment: Minimering af administrative opgaver

Hvem er Massive Entertainment ?

Grundlagt i 1997 og en del af Ubisoft-familien siden 2008, Massive Entertainment – a Ubisoft Studio er et verdensførende spilstudie baseret i Malmø, Sverige. Massive Entertainment bragte det rekordstore nye IP Tom Clancy’s The Division® til spillere over hele verden i 2016. Spillet blev hurtigt det hurtigst sælgende spil i Ubisofts historie. Spillet spillede også en nøglerolle i skabelsen af den interne motor Snowdrop, som i dag bruges i Ubisoft-studier over hele verden.

Med udgivelsen af Tom Clancy’s The Division® 2 i 2019 beviste studiet endnu en gang sin ekspertise og innovation, hvilket gjorde det muligt for Tom Clancy’s The Division-franchise at blive et milliard-dollar brand, der nåede over 40 millioner spillere på verdensplan.

Massive Entertainment leder i øjeblikket udviklingen af Avatar™: Frontiers of Pandora, der foregår i James Camerons fremtrædende Avatar™-filmfranchise og samarbejder med Disney og Lucasfilm Games om Star Wars™ Outlaws.

NDA’er før Scrive

NDA’er blev oprindeligt håndteret af Massives reception, men det blev hurtigt en uoverkommelig opgave, så det blev flyttet til deres projekthold. Men med den store mængde aftaler, de skulle sende, kom det også hurtigt ud af kontrol.

Disse blev sendt ud via e-mail eller Teams, og der opstod hurtigt problemer, hvor ufuldstændige aftaler kom tilbage, manglede eller var udfyldt med forkerte oplysninger, hvilket gjorde den i forvejen tidskrævende proces til et endnu større besvær. Det blev klart, at Massive havde brug for en anden løsning til dette.

Hvorfor Scrive ?

I 2018 begyndte Massive Entertainment HR-afdeling at bruge Scrive til ansættelseskontrakterne. Under pandemien blev Massive derefter tvunget til at finde en måde at underskrive NDA’er og kontrakter på eksternt.

Det var på dette tidspunkt, at HR Administration Lead, Martina Gebert Andkvist og vores Procurement Specialist, Josefin Enertz kom med idé at opskalere brugen af Scrive til ikke kun at dække studiet og HR, men også projekterne, og dette blev senere godkendt af teamet, der ejede processen fra begyndelsen.

Før beslutningen om at arbejde med Scrive blev truffet, undersøgte de også andre alternativer for at sikre sig at dække alle aspekter af at arbejde digitalt med kontrakter og NDA’er. I løbet af den tid så de på alternativer, men i sidste ende var det mere fordelagtigt at fortsætte med Scrive.

Bruger både eSign Online og API

For Massive Entertainment bruges eSign Online til generel brug til afsendelse af kontrakter og NDA’er. Den bruges af alle grupper, der har dette behov, lige fra reception og økonomi til HR og projekterne. Standardbrugen ved at sende en eller et par NDA’er bruges direkte i eSign Online eller ved at bruge masseafsendelsen, hvis der er et større antal dokumenter, der skal sendes ud.

API-implementeringen skete senere. fase, hvor nye politikker og processer var blevet implementeret, og ejerskabet blev overført til projekterne for at håndtere deres egne NDA’er. Med en stigning i antallet af sendte dokumenter begyndte teamet at miste overblikket over, hvem der havde underskrevet hvad og hvornår.

De begyndte at bruge en SharePoint-onlineliste til at spore, hvem der skulle modtage NDA, og om den var underskrevet eller ej. For at kunne gøre denne proces smidig oprettede de en Microsoft-formular, der blev forbundet til deres SharePoint-liste, så folk kunne anmode om deres NDA’er direkte i formularen. Denne proces gjorde det lettere at spore de indgående numre, men også at have en adressebog over, hvem der historisk havde underskrevet det. Men der var stadig plads til forbedringer.

Som før nævnt var en stor faktor i denne beslutning at spare tid. Der blev brugt for meget tid på at sende og administrere NDA’er, og det påvirkede daglige opgaver relateret til store projekter. At være i stand til at bruge Scrive API til at automatisere NDA-processen, og integrere Power Automate og SharePoint direkte i signeringsprocessen.

Denne løsning gjorde det muligt for folk at anmode om NDA’er og nemt at sende dem ud som samt automatisere en e-mail til rekvirenten med status for NDA. Når den er underskrevet, opdaterer Scrive listen, som implementerer en e-mail til anmoderen, der fortæller dem, at den nu er blevet underskrevet. Dette sikrer, at der bruges mindre tid på at håndtere NDA’er, og at der frigøres mere tid til at arbejde med projekter.

Hvordan hjalp det dig i din rolle?

“Min rolle var aldrig beregnet til at være administrativ med hensyn til papirarbejde og NDA’er. Men den skulle håndteres af et projekt, og derfor landede den på mit bord, da jeg var ansvarlig for adgangsstyring og vores infrastruktur. Ved at bruge automatiseringer, Microsoft og Scrive API klarede vi for at spare tid brugt på admin og NDA’er for at komme tilbage til at fokusere på vores projekter i stedet for. Vi sparede timer over en varighed på et par måneder, hver iteration forbedrede vores måde at arbejde på og sparede mere tid.”
Torbjörn Andersson – Samarbejdsværktøjsspecialist, Massive Entertainment

Massive Entertainment formåede at barbere næsten 50 % af tiden brugt, selv når løsningen kun var delvist implementeret. I øjeblikket bruger de omkring 1 min pr. sag, hvilket er at verificere, at den rigtige person får den rigtige skabelon, og flowet sender NDA’erne i løbet af få sekunder.