GlobalConnect: Breitbandverträge digitalisieren

Papierverträge – „eine schlechte Lösung“

Um ein Kabel in einem Haus verlegen zu lassen, muss der Eigentümer einen Vertrag unterzeichnen. Da das Kabel durch mehrere Grundstücke verlaufen kann, muss jeder dieser Grundstückseigentümer einen separaten Vertrag unterzeichnen, und jeder dieser Verträge enthält einzelne Informationen und eine einzigartige Karte. Da die Vertragsbedingungen häufig aktualisiert werden, kann ein Vertrag in bis zu sechs Versionen vorliegen.

Bevor Scrives Partner Columbus eingriff, um zu helfen, war der Vertragsprozess ein mühsamer: Der Papiervertrag wurde an einen Kunden, beispielsweise in Arjeplog, geschickt, wo er hoffentlich unterzeichnet wurde, aber oft musste eine Erinnerung verschickt werden. Der Eigentümer schickte ihn dann per Post an das zuständige lokale Büro zurück.

Die Buchhaltungsabteilung wollte eine Kopie, also wurde der Vertrag gescannt und an die Buchhaltung und den Kundendienst gesendet. Der Baggerfahrer in Arjeplog erhielt dann eine Kopie und konnte endlich loslegen.

Da der Prozess manchmal mehrere Wochen dauerte, konnten sich in der Zwischenzeit die Umstände ändern. Der Vertrag musste möglicherweise angepasst werden, und es kam vor, dass der Bagger bereits mit den Arbeiten begonnen hatte, bevor die Fehler entdeckt wurden. Dies konnte den Beginn eines langen und kostspieligen Prozesses zur Korrektur der Diskrepanz markieren.

Columbus hatte die Lösung: Scrive und M-Files

Alles begann mit M-Files, einer Dokumentenmanagement-Lösung, die GlobalConnect eine vollständige Versionskontrolle ermöglicht und sicherstellt, dass die richtigen Personen auf die richtigen Dokumente zugreifen können. Hans erklärt: „Das war ein digitaler Schub. M-Files allein war für uns eine Revolution, und als Columbus Scrive vorschlug, wussten wir sofort, dass dies unser nächster Schritt sein würde.“

Die elektronische Signaturlösung von Scrive ist nicht nur sicher, sondern verbessert auch das Kundenerlebnis. Die Kombination aus M-Files und Scrive synchronisiert den Dokumentenfluss, sodass Kunden noch am selben Tag unterschreiben können. Gleichzeitig steht der Vertrag der Buchhaltung und dem Kundendienst sofort zur Verfügung.

Ergebnisse übertreffen Erwartungen

GlobalConnect hatte erwartet, Vorteile wie höhere Geschwindigkeit und mehr Effizienz zu erzielen, und das Ergebnis war eine Einsparung von etwa 80 Stunden pro Woche! Was sie jedoch nicht erwartet hatten, waren die zusätzlichen positiven Effekte. Höhere Sicherheit und Geschwindigkeit stärken das Vertrauen der Mitarbeiter in den Prozess und senken den Stresspegel. Die Kundenbeziehungen verbessern sich dank schnellerem Service und weniger Fehlern, und die Produktivität steigt.

Hans Enston ist überzeugt, dass die Implementierung von M-Files so reibungslos verlief, weil Columbus auf ihre Bedürfnisse einging und von Anfang an die richtige Lösung präsentierte. Die Scrive-Lösung war ursprünglich nicht Teil des Auftrags von GlobalConnect, aber hier griff Columbus proaktiv ein.

Hans Enston erklärt: „Sie präsentierten die beste Lösung für uns und konnten sie in kürzester Zeit implementieren. Unsere Investition in Zeit und Geld hat sich bereits nach wenigen Monaten amortisiert. Columbus hilft uns, noch mehr Vorteile zu erzielen, als wir uns ursprünglich vorgestellt hatten.“

Digitaler Service stärkt die Marke

Hans Enston betrachtet Papierverträge als etwas, das der Vergangenheit angehört. Das Unternehmen macht weniger Fehler, hat zufriedenere Kunden, glücklichere Mitarbeiter und eine bessere Rentabilität. Und nicht zuletzt hat dies eindeutig positive Auswirkungen auf die Nachhaltigkeit.

„Mir fällt kein einziger Nachteil ein“, sagt Enston. „Jeder in unserem Unternehmen ist einfach begeistert davon. Bei GlobalConnect digitalisieren wir Schweden, daher passt die digitale Zusammenarbeit mit Kunden perfekt zu unserer Marke. Digitale Verträge sind ein wesentlicher Bestandteil des Kundenerlebnisses.”