GlobalConnect: Breitbandverträge digitalisieren

Papierverträge – „eine schlechte Lösung“

Um ein Kabel in einem Haus verlegen zu lassen, muss der Eigentümer einen Vertrag unterzeichnen. Da das Kabel durch mehrere Grundstücke verlaufen kann, muss jeder dieser Grundstückseigentümer einen separaten Vertrag unterzeichnen, und jeder dieser Verträge enthält einzelne Informationen und eine einzigartige Karte. Da die Vertragsbedingungen häufig aktualisiert werden, kann ein Vertrag bis zu sechs Versionen haben.

Bevor Scrive Partner Columbus eingriff, war der Vertragsprozess ein ziemlicher Aufwand: Der Papiervertrag wurde an einen Kunden, beispielsweise in Arjeplog, geschickt, wo er hoffentlich unterzeichnet wurde, aber oft musste eine Erinnerung verschickt werden. Der Eigentümer schickte ihn dann per Post an das zuständige lokale Büro zurück.

Die Buchhaltung wollte eine Kopie, also wurde der Vertrag gescannt und an die Buchhaltung und den Kundendienst geschickt. Der Baggerfahrer in Arjeplog erhielt dann eine Kopie und konnte endlich loslegen.

Da der Prozess manchmal mehrere Wochen dauerte, konnten sich die Umstände ändern. Der Vertrag müsste angepasst werden und der Bagger hätte möglicherweise mit dem Graben begonnen, bevor die Fehler entdeckt wurden. Dies könnte dann der Beginn eines langen und kostspieligen Prozesses zur Behebung der Diskrepanz sein.

Columbus hatte die Lösung: Scrive und M-Files

Alles begann mit M-Files, einer Lösung für Dokumentenmanagement, die GlobalConnect vollständige Versionskontrolle bietet, sodass die richtigen Personen Zugriff auf das richtige Dokument erhalten. Hans erklärt: „Das war ein digitaler Schub. M-Files allein war für uns eine Revolution, und als Columbus Scrive vorschlug, war uns sofort klar, dass dies unser nächster Schritt war.“

Die elektronische Signaturlösung von Scrive ist sowohl sicher als auch sorgt für ein besseres Kundenerlebnis. Die Kombination aus M-Files und Scrive synchronisiert den Dokumentenfluss, und der Kunde kann noch am selben Tag unterschreiben. Im selben Moment steht der Vertrag der Buchhaltung und dem Kundendienst zur Verfügung.

Ergebnisse übertreffen Erwartungen

GlobalConnect hatte erwartet, dass sie Vorteile wie höhere Geschwindigkeit und mehr Effizienz erzielen würden, und das Ergebnis war eine Einsparung von etwa 80 Stunden pro Woche! Was sie jedoch nicht erwartet hatten, waren die zusätzlichen positiven Effekte. Höhere Sicherheit und Geschwindigkeit geben den Mitarbeitern mehr Vertrauen in den Prozess und senken den Stresspegel. Die Kundenbeziehungen verbessern sich dank schnellerem Service und weniger Fehlern und die Produktivität steigt.

Hans Enston glaubt, dass die Implementierung von M-Files so reibungslos verlief, weil Columbus auf ihre Bedürfnisse einging und von Anfang an die richtige Lösung präsentieren konnte. Die Scrive Lösung war nicht Teil des ursprünglichen Auftrags von GlobalConnect, aber hier griff Columbus proaktiv ein.

Hans Enston erklärt: „Sie präsentierten die beste Lösung für uns und konnten sie in kürzester Zeit installieren. Unsere Investition in Zeit und Geld hat sich in nur wenigen Monaten amortisiert. Columbus hilft uns, noch mehr Vorteile zu erzielen, als wir uns ursprünglich vorgestellt hatten.“

Digitaler Service stärkt die Marke

Hans Enston bezeichnet Papierverträge als etwas, das der Vergangenheit angehört. Das Unternehmen macht weniger Fehler, hat zufriedenere Kunden, glücklichere Mitarbeiter und eine bessere Rentabilität. Und nicht zuletzt hat es eindeutig Auswirkungen auf die Nachhaltigkeit.

„Mir fällt kein einziger Nachteil ein“, sagt Enston. „Jeder in unserem Unternehmen ist einfach begeistert davon. Bei GlobalConnect digitalisieren wir Schweden, daher passt die digitale Zusammenarbeit mit Kunden natürlich zu unserer Marke. Digitale Verträge sind Teil des Kundenerlebnisses.“