eSign Online
eSign Online ist das elektronische Signaturportal von Scrive. Elektronische Signaturen werden in einer zunehmend digitalen Welt schnell zum Standard. Integrieren Sie elektronische Signaturen in Ihre Geschäftsprozesse.
Massive Entertainment: Minimieren Sie den Verwaltungsaufwand
Mit Hilfe von Scrive konnte Massive Entertainment, ein Ubisoft-Studio, seine NDA-Prozesse digitalisieren und die Verwaltungskosten um 50 % senken.
Wer ist Massive Entertainment ?
Massive Entertainment – ein Ubisoft Studio wurde 1997 gegründet und ist seit 2008 Teil der Ubisoft-Familie. Es ist ein weltweit führendes Spielestudio mit Sitz in Malmö, Schweden. Massive Entertainment brachte 2016 die rekordverdächtige neue IP Tom Clancy’s The Division® zu Spielern auf der ganzen Welt. Das Spiel wurde schnell zum am schnellsten verkauften Spiel in der Geschichte von Ubisoft. Das Spiel spielte auch eine Schlüsselrolle bei der Entwicklung der hauseigenen Engine Snowdrop, die heute in Ubisoft-Studios auf der ganzen Welt verwendet wird.
Mit der Veröffentlichung von Tom Clancy’s The Division® 2 im Jahr 2019 stellte das Studio erneut seine Expertise und Innovation unter Beweis und ermöglichte es, dass Tom Clancy’s The Division-Franchise zu einer Milliardenmarke wurde, die über 40 Millionen Spieler weltweit erreichte.
Massive Entertainment leitet derzeit die Entwicklung von Avatar™: Frontiers of Pandora, das in der Welt von James Camerons berühmter Avatar™-Filmreihe spielt, und arbeitet mit Disney und Lucasfilm Games an Star Wars™ Outlaws.
Herausforderung: Zeitaufwändige Geheimhaltungsvereinbarungen
Wie es sich für einen großen Player in der Spielebranche gehört, spielen NDAs eine große Rolle im Tagesgeschäft von Massive. Da das Unternehmen mit einigen der bekanntesten geistigen Eigentumsrechte der Welt arbeitet, darunter „Star Wars“ und „Avatar“, und das Überraschungsmoment für die Spieler erhalten möchte, kann die Bedeutung von NDAs nicht genug betont werden.
Es gibt außerdem so viele bewegliche Teile, Leute, die das Studio besuchen, an dem Projekt arbeiten oder auch nur jemand, der durch eine Präsentation mehr Informationen zu Projekten erhalten könnte, was den Prozess der NDAs zu einem echten Eckpfeiler des Wissensaustauschs sowohl intern als auch extern macht.
Aber Hunderte von Vereinbarungen auf einmal zur Unterschrift zu verschicken, ist ein großes Projekt, und Massive erkannte schnell, dass ihr Prozess zu manuell und aufwändig war. Nicht nur das Versenden der Vereinbarungen, sondern auch deren Nachverfolgung und das Antworten auf einzelne Anfragen mit Statusaktualisierungen. Bei papierbasierten Prozessen brachte auch die Archivierung ihre eigenen Herausforderungen mit sich.
„Wir verbrachten so viel Zeit mit der Bearbeitung von Geheimhaltungsvereinbarungen, dass es unsere tägliche Arbeit beeinträchtigte. Diejenigen, die die Geheimhaltungsvereinbarungen bearbeiten, tun dies zusätzlich zu ihrer täglichen Arbeit und haben sehr wenig Zeit. Wegen der Geheimhaltungsvereinbarungen mussten wir alles andere stehen und liegen lassen, wenn wir eine große Anfrage erhielten, manchmal mussten wir Hunderte von Geheimhaltungsvereinbarungen auf einmal versenden!“
Torbjörn Andersson – Spezialist für Collaboration-Tools, Massive Entertainment
Geheimhaltungsvereinbarungen vor Scrive
Die NDAs wurden zunächst von der Rezeption von Massive bearbeitet, wurden aber schnell zu einer unüberwindbaren Aufgabe und wurden daher an die Projektteams übertragen. Angesichts der schieren Menge an Vereinbarungen, die sie versenden mussten, geriet dies jedoch schnell außer Kontrolle.
Diese wurden per E-Mail oder Teams verschickt, und schnell traten Probleme auf: Unvollständige Vereinbarungen kamen zurück, fehlten oder wurden mit falschen Informationen ausgefüllt, was den ohnehin zeitaufwändigen Prozess noch mühsamer machte. Es wurde klar, dass Massive hierfür eine andere Lösung brauchte.
Warum Scrive ?
2018 begann die Personalabteilung von Massive Entertainment, Scrive für die Arbeitsverträge zu verwenden. Während der Pandemie war Massive dann gezwungen, einen Weg zu finden, um Geheimhaltungsvereinbarungen und Verträge aus der Ferne zu unterzeichnen.
Zu diesem Zeitpunkt kamen die Leiterin der Personalverwaltung, Martina Gebert Andkvist, und unsere Beschaffungsspezialistin, Josefin Enertz, auf die Idee, die Nutzung von Scrive auszuweiten, um nicht nur das Studio und die Personalabteilung, sondern auch die Projekte abzudecken. Dies wurde später vom Team genehmigt, das den Prozess von Anfang an leitete.
Bevor die Entscheidung getroffen wurde, mit Scrive zu arbeiten, untersuchten sie auch andere Alternativen, um sicherzustellen, dass alle Aspekte der digitalen Arbeit mit Verträgen und Geheimhaltungsvereinbarungen abgedeckt waren. Während dieser Zeit prüften sie zwar Alternativen, aber am Ende war es vorteilhafter, mit Scrive weiterzumachen.
Verwendung von eSign Online und API
Bei Massive Entertainment wird eSign Online allgemein zum Versenden von Verträgen und Geheimhaltungsvereinbarungen verwendet. Es wird von allen Gruppen verwendet, die diesen Bedarf haben, von der Rezeption und Finanzabteilung bis hin zu HR und den Projekten. Die Standardverwendung zum Versenden einer oder mehrerer Geheimhaltungsvereinbarungen wird direkt in eSign Online verwendet oder durch Massenversand, wenn eine größere Anzahl von Dokumenten versendet werden muss.
Die API-Implementierung erfolgte zu einem späteren Zeitpunkt, als neue Richtlinien und Prozesse implementiert worden waren und die Verantwortung auf die Projekte übertragen wurde, um ihre eigenen Geheimhaltungsvereinbarungen zu verwalten. Mit der zunehmenden Anzahl der gesendeten Dokumente verlor das Team allmählich den Überblick darüber, wer was wann unterschrieben hatte.
Sie begannen, eine SharePoint-Onlineliste zu verwenden, um zu verfolgen, wer die Geheimhaltungsvereinbarung erhalten sollte und ob sie unterzeichnet wurde oder nicht. Um diesen Prozess reibungslos zu gestalten, erstellten sie ein Microsoft-Formular, das mit ihrer SharePoint-Liste verbunden wurde, sodass die Leute ihre Geheimhaltungsvereinbarungen direkt im Formular anfordern konnten. Dieser Prozess erleichterte die Nachverfolgung der eingehenden Nummern und ermöglichte auch die Erstellung eines Verzeichnisses derjenigen, die in der Vergangenheit unterzeichnet hatten. Aber es gab noch Raum für Verbesserungen.
Wie bereits erwähnt, war ein wichtiger Faktor bei dieser Entscheidung die Zeitersparnis. Es wurde zu viel Zeit mit dem Senden und Verwalten von NDAs verbracht, was sich auf die täglichen Aufgaben im Zusammenhang mit großen Projekten auswirkte. Die Möglichkeit, die API von Scrive zu nutzen, um den NDA-Prozess zu automatisieren und Power Automate und SharePoint direkt in den Unterzeichnungsprozess zu integrieren.
Diese Lösung ermöglichte es den Leuten, NDAs anzufordern und sie einfach zu versenden sowie eine E-Mail mit dem Status des NDAs automatisch an den Antragsteller zu senden. Wenn es unterzeichnet ist, aktualisiert Scrive die Liste, die eine E-Mail an den Antragsteller sendet, die ihn darüber informiert, dass es jetzt unterzeichnet wurde. Dadurch wird sichergestellt, dass weniger Zeit mit der Bearbeitung von NDAs verbracht wird und mehr Zeit für die Arbeit an Projekten frei wird.
Wie hat es Ihnen in Ihrer Rolle geholfen?
„Meine Rolle war nie als administrativer Bereich in Bezug auf Papierkram und Geheimhaltungsvereinbarungen gedacht. Aber es musste von einem Projekt erledigt werden, daher landete es auf meinem Tisch, da ich für das Zugriffsmanagement und unsere Infrastruktur verantwortlich war. Durch den Einsatz von Automatisierungen, Microsoft und Scrive API gelang es uns, Zeit für Verwaltung und Geheimhaltungsvereinbarungen einzusparen, sodass wir uns stattdessen wieder auf unsere Projekte konzentrieren konnten. Wir haben über einen Zeitraum von mehreren Monaten Stunden gespart, jede Iteration verbesserte unsere Arbeitsweise und sparte mehr Zeit.“
Torbjörn Andersson – Collaboration Tool Specialist, Massive Entertainment
Massive Entertainment konnte den Zeitaufwand um fast 50 % reduzieren, selbst als die Lösung nur teilweise implementiert wurde. Derzeit verbringen sie etwa 1 Minute pro Fall damit, zu überprüfen, ob die richtige Person die richtige Vorlage erhält, und der Flow sendet die NDAs in Sekundenschnelle.
Ergebnisse
50 % kürzere Bearbeitungszeit
Da der Zeitaufwand für Geheimhaltungsvereinbarungen halbiert wird, steht enorm viel Zeit zur Verfügung, um sich auf die tägliche Arbeit und größere Projekte zu konzentrieren.
Lösung
Durch die Nutzung einer Kombination aus eSign Online und API kann sich Massive Entertainment ganz auf die Entwicklung spannender, preisgekrönter Videospiele konzentrieren, die von Spielern auf der ganzen Welt geliebt werden, und die Verwaltungsaufgaben, die früher viel Zeit in Anspruch nahmen, minimieren.
Bei Scrive haben Sie mehr als nur einen Ansprechpartner. Ihnen steht schnell ein Team von Leuten zur Seite, die Sie bei Ihren Anforderungen unterstützen. Vom Account Manager bis zum technischen Support. Sie alle sind sehr hilfsbereit und haben gerne Verbesserungen oder Ideen.
Ausgewählte Scrive Lösung
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