GlobalConnect: Laajakaistasopimusten digitalisointi

Paperisopimukset – “huono ratkaisu”

Jotta kaapeli asennetaan kotiin, omistajan on allekirjoitettava sopimus. Koska kaapeli saattaa kulkea useiden kiinteistöjen läpi, jokaisen maanomistajan on allekirjoitettava erillinen sopimus ja jokainen näistä sopimuksista sisältää yksittäisiä tietoja ja ainutlaatuisen kartan. Koska sopimusehtojen päivitykset ovat yleisiä, sopimuksesta voi olla jopa kuusi versiota.

Ennen kuin Scrive kumppani Columbus tuli auttamaan, sopimusprosessi oli vaivalloinen: paperisopimus lähetettäisiin asiakkaalle esimerkiksi Arjeplogiin, jossa se toivottavasti allekirjoitettaisiin, mutta muistutus olisi usein lähetettävä. Omistaja postittaisi sen sitten takaisin asianomaiseen paikalliseen toimistoon.

Kirjasto haluaisi kopion, joten sopimus skannataan ja lähetetään kirjanpitoon ja asiakaspalveluun. Arjeplogin kaivinkoneen kuljettaja sai sitten kopion ja pystyi vihdoin aloittamaan.

Koska prosessi kesti joskus useita viikkoja, olosuhteet voivat muuttua. Sopimusta täytyisi mukauttaa ja kaivinkone olisi voinut aloittaa kaivamisen ennen kuin virheet oli havaittu. Tämä voi sitten olla alku pitkälle ja kalliille prosessille ristiriidan korjaamiseksi.

Columbuksella oli ratkaisu: Scrive ja M-Files

Kaikki alkoi M-Filesista, asiakirjanhallintaratkaisusta, joka antaa GlobalConnectille täydellisen versionhallinnan, mikä tarkoittaa, että oikeat ihmiset pääsevät käsiksi oikeaan asiakirjaan. Hans selittää: ”Se oli digitaalinen vauhti. Pelkästään M-Files oli ollut meille vallankumous, ja kun Columbus ehdotti Scrive, huomasimme heti, että tämä oli seuraava askeleemme.

Scrive sähköisen allekirjoituksen ratkaisu on sekä turvallinen että luo paremman asiakaskokemuksen. M-Filesin ja Scrive yhdistelmä synkronoi asiakirjavirran ja asiakas voi allekirjoittaa saman päivän aikana. Samassa hetkessä sopimus tulee kirjanpidon ja asiakaspalvelun saataville.

Tulokset ylittävät odotukset
GlobalConnect oli odottanut saavansa etuja, kuten lisääntynyttä nopeutta ja tehokkuutta, ja tulos oli noin 80 tuntia säästöä viikossa! He eivät kuitenkaan odottaneet positiivisia lisävaikutuksia. Korkeampi turvallisuus ja nopeus auttavat henkilökuntaa tuntemaan olonsa itsevarmemmaksi prosessissa, ja se vähentää stressiä. Asiakassuhteet paranevat nopeamman palvelun ja harvempien virheiden ansiosta, ja tuottavuus paranee.

Hans Enston uskoo, että M-Filesin käyttöönotto sujui niin saumattomasti, koska Columbus kuunteli heidän tarpeitaan ja pystyi esittämään oikean ratkaisun alusta alkaen. Scrive -ratkaisu ei kuulunut GlobalConnectin alkuperäiseen tilaukseen, mutta tässä Columbus astui aktiivisesti asiaan.

Hans Enston selittää: “He esittivät meille parhaan ratkaisun ja pystyivät asentamaan sen hetkessä. Saimme sijoituksellemme tuoton ajallisesti ja rahallisesti vain muutamassa kuukaudessa. Columbus auttaa meitä saamaan enemmän etuja kuin olimme alun perin kuvitelleet.”

Digitaalinen palvelu vahvistaa brändiä
Hans Enston kuvailee paperisopimuksia menneisyyteen. Yritys tekee vähemmän virheitä, sillä on enemmän tyytyväisiä asiakkaita, tyytyväisempiä työntekijöitä ja parempi kannattavuus. Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, sillä on selvästi kestävä vaikutus.

“En voi ajatella yhtä haittaa”, Enston sanoo. “Kaikki yrityksessämme rakastavat sitä. GlobalConnect digitalisoi Ruotsia, joten digitaalinen työskentely asiakkaiden kanssa on luonnollisesti brändimme mukaista. Digitaaliset sopimukset ovat osa asiakaskokemusta.”