Miksi Scrive ?
Vuonna 2018 Massive Entertainment henkilöstöosasto alkoi käyttää Scrive työsopimuksissa. Pandemian aikana Massive joutui sitten löytämään tavan allekirjoittaa luvattomuussopimukset ja sopimukset etänä.
Tässä vaiheessa henkilöstöhallinnon johtaja Martina Gebert Andkvist ja hankintaasiantuntijamme Josefin Enertz keksivät ajatus laajentaa Scrive käyttöä kattamaan studion ja HR:n lisäksi myös projektit, ja myöhemmin prosessin omistanut tiimi hyväksyi tämän. alussa.
Ennen kuin päätettiin tehdä yhteistyötä Scrive kanssa, he tutkivat myös muita vaihtoehtoja varmistaakseen, että ne kattavat kaikki digitaalisen työskentelyn osa-alueet sopimusten ja NDA-sopimusten kanssa. Tänä aikana he etsivät vaihtoehtoja, mutta lopulta oli parempi jatkaa Scrive.
Sekä eSign Online että API:n käyttäminen
Massive Entertainment eSign Online käytetään yleiseen käyttöön sopimusten ja luvattomien sopimusten lähettämiseen. Sitä käyttävät kaikki ryhmät, joilla on tämä tarve, vastaanotosta ja rahoituksesta HR:ään ja projekteihin. Normaalia tapaa lähettää yksi tai pari NDA:ta käytetään suoraan eSign Online tai käyttämällä joukkolähetystä, jos lähetettäviä asiakirjoja on enemmän.
API-käyttöönotto tapahtui myöhemmin. vaihe, jolloin uudet politiikat ja prosessit oli otettu käyttöön ja omistus siirtyi projekteille hoitamaan omia NDA-sopimuksiaan. Kun lähetettyjen asiakirjojen määrä kasvoi, tiimi alkoi unohtaa, kuka oli allekirjoittanut mitä ja milloin.
He alkoivat käyttää SharePoint-verkkoluetteloa seuratakseen, kenen pitäisi saada NDA ja jos se allekirjoitettiin tai ei. Jotta tämä prosessi olisi sujuvaa, he loivat Microsoft-lomakkeen, joka yhdistettiin heidän SharePoint-luetteloonsa, jotta ihmiset voivat pyytää NDA:ta suoraan lomakkeella. Tämä prosessi helpotti saapuvien numeroiden jäljittämistä, mutta myös hakemiston luomista siitä, kuka oli allekirjoittanut sen historiallisesti. Mutta parantamisen varaa oli vielä.
Kuten aiemmin mainittiin, suuri tekijä tässä päätöksessä oli ajan säästäminen. Liian paljon aikaa käytettiin NDA-sopimusten lähettämiseen ja hallintaan ja se vaikutti suuriin projekteihin liittyviin päivittäisiin tehtäviin. Scrive API:n käyttö automatisoi NDA-prosessia integroimalla Power Automaten ja SharePointin suoraan allekirjoitusprosessiin.
Tämän ratkaisun ansiosta ihmiset voivat pyytää NDA:ita ja lähettää ne helposti sekä automatisoida sähköpostin pyynnön esittäjälle NDA:n tilasta. Kun se on allekirjoitettu, Scrive päivittää luettelon, joka lähettää pyytäjälle sähköpostin, joka ilmoittaa, että se on nyt allekirjoitettu. Tämä varmistaa, että vähemmän aikaa kuluu NDA-sopimusten käsittelyyn ja enemmän aikaa vapautuu projekteihin.