eSign Online
eSign Online on Scrive sähköisen allekirjoituksen portaali. Sähköisestä allekirjoituksesta on nopeasti tulossa standardi yhä digitaalisemmassa maailmassa. Sähköisten allekirjoitusten käyttöönotto liiketoimintaprosesseihisi.
Huomio: Tämä sivu on käännetty automaattisesti ja siinä saattaa esiintyä ristiriitaisuuksia. Alkuperäisen tekstin löydät oheista linkkiä seuraamalla. Scrive ei ole vastuussa mahdollisista käännösvirheistä.
Massive Entertainment: Hallinnollisten tehtävien minimoiminen
Scriven avulla Massive Entertainment, Ubisoftin studio, pystyi digitalisoimaan NDA-prosessinsa, mikä vähensi hallinnollista työtä 50 prosenttia.
Keitä ovat Massive Entertainment ?
Vuonna 1997 perustettu ja vuodesta 2008 Ubisoft-perheeseen kuuluva Massive Entertainment – a Ubisoft Studio on maailman johtava pelistudio, joka sijaitsee Malmössä, Ruotsissa. Massive Entertainment toi ennätyksellisen uuden IP Tom Clancy’s The Division®in pelaajille ympäri maailmaa vuonna 2016. Pelistä tuli nopeasti Ubisoftin historian nopeimmin myynyt peli. Peli oli myös tärkeä osa talon sisäisen Snowdrop-moottorin luomisessa, jota nykyään käytetään Ubisoftin studioilla ympäri maailmaa.
Kun Tom Clancy’s The Division® 2 julkaistiin vuonna 2019, studio osoitti jälleen asiantuntemuksensa ja innovaationsa, minkä ansiosta Tom Clancy’s The Division -franchising-sarjasta tuli miljardin dollarin brändi, joka ulottui yli. 40 miljoonaa pelaajaa maailmanlaajuisesti.
Massive Entertainment johtaa tällä hetkellä Avatar™: Frontiers of Pandora -elokuvan kehitystä, joka sijoittuu James Cameronin tunnetun Avatar™-elokuvasarjan maailmaan ja tekee yhteistyötä Disneyn ja Lucasfilm Gamesin kanssa Star Wars™ Outlawsissa.
Haaste: Aikaa vievät NDA:t
Kuten pelialan suurelta toimijalta on odotettavissa, NDA:illa on suuri rooli Massiven päivittäisessä toiminnassa. Työskentelemme joidenkin maailman tunnetuimpien immateriaalioikeuksien, mukaan lukien Star Wars ja Avatar, kanssa sekä haluamme säilyttää pelaajien yllätyksen elementin, joten ei voi liioitella NDA-sopimusten merkitystä.
On olemassa niin monet liikkuvat osat myös, ihmiset vierailevat studiossa, työskentelevät projektin parissa tai jopa vain joku, joka saattaisi saada lisää tietoa projekteista esityksen kautta, mikä tekee NDA-prosessista todellisen kulmakiven tiedon jakamisessa sisäisesti ja ulkoisesti.
Mutta satojen sopimusten lähettäminen allekirjoitettavaksi kerralla on iso projekti, ja Massive tajusi nopeasti, että niiden prosessi oli liian manuaalinen ja vaativa. Ei vain sopimusten lähettäminen, vaan niiden seuranta ja yksittäisille pyynnön esittäjille vastaaminen tilapäivityksillä. Paperipohjaisissa prosesseissa arkistointi asetti myös omat haasteensa.
"Käytämme niin paljon aikaa NDA-sopimusten käsittelyyn, että se häiritsi päivittäistä työtämme. Ne, jotka käsittelivät NDA-sopimuksia, tekevät tämän päivittäisen työnsä ohella, ja heillä on hyvin vähän aikaa. NDA-sopimusten kanssa meidän piti luopua kaikesta muusta, jos saimme suuren ongelman. pyyntö, joskus satoja NDA:ita lähetettäväksi kerrallaan!"
Torbjörn Andersson – Yhteistyötyökalujen asiantuntija, Massive Entertainment
NDA:t ennen Scrive
Alun perin Massiven vastaanotto käsitteli NDA:t, mutta siitä tuli nopeasti ylitsepääsemätön tehtävä, joten se siirrettiin heidän projektitiimeinsä. Kuitenkin, koska heidän oli lähetettävä valtava määrä sopimuksia, sekin karkasi nopeasti käsistä.
Nämä lähetettiin sähköpostitse tai Teamsilla, ja ongelmia ilmeni nopeasti, kun epätäydelliset sopimukset palasivat, puuttuivat tai oli täytetty virheellisillä tiedoilla, mikä teki jo ennestään aikaa vievästä prosessista vieläkin suuremman vaivan. Kävi selväksi, että Massive tarvitsi tähän toisen ratkaisun.
Miksi Scrive ?
Vuonna 2018 Massive Entertainment henkilöstöosasto alkoi käyttää Scrive työsopimuksissa. Pandemian aikana Massive joutui sitten löytämään tavan allekirjoittaa luvattomuussopimukset ja sopimukset etänä.
Tässä vaiheessa henkilöstöhallinnon johtaja Martina Gebert Andkvist ja hankintaasiantuntijamme Josefin Enertz keksivät ajatus laajentaa Scrive käyttöä kattamaan studion ja HR:n lisäksi myös projektit, ja myöhemmin prosessin omistanut tiimi hyväksyi tämän. alussa.
Ennen kuin päätettiin tehdä yhteistyötä Scrive kanssa, he tutkivat myös muita vaihtoehtoja varmistaakseen, että ne kattavat kaikki digitaalisen työskentelyn osa-alueet sopimusten ja NDA-sopimusten kanssa. Tänä aikana he etsivät vaihtoehtoja, mutta lopulta oli parempi jatkaa Scrive.
Sekä eSign Online että API:n käyttäminen
Massive Entertainment eSign Online käytetään yleiseen käyttöön sopimusten ja luvattomien sopimusten lähettämiseen. Sitä käyttävät kaikki ryhmät, joilla on tämä tarve, vastaanotosta ja rahoituksesta HR:ään ja projekteihin. Normaalia tapaa lähettää yksi tai pari NDA:ta käytetään suoraan eSign Online tai käyttämällä joukkolähetystä, jos lähetettäviä asiakirjoja on enemmän.
API-käyttöönotto tapahtui myöhemmin. vaihe, jolloin uudet politiikat ja prosessit oli otettu käyttöön ja omistus siirtyi projekteille hoitamaan omia NDA-sopimuksiaan. Kun lähetettyjen asiakirjojen määrä kasvoi, tiimi alkoi unohtaa, kuka oli allekirjoittanut mitä ja milloin.
He alkoivat käyttää SharePoint-verkkoluetteloa seuratakseen, kenen pitäisi saada NDA ja jos se allekirjoitettiin tai ei. Jotta tämä prosessi olisi sujuvaa, he loivat Microsoft-lomakkeen, joka yhdistettiin heidän SharePoint-luetteloonsa, jotta ihmiset voivat pyytää NDA:ta suoraan lomakkeella. Tämä prosessi helpotti saapuvien numeroiden jäljittämistä, mutta myös hakemiston luomista siitä, kuka oli allekirjoittanut sen historiallisesti. Mutta parantamisen varaa oli vielä.
Kuten aiemmin mainittiin, suuri tekijä tässä päätöksessä oli ajan säästäminen. Liian paljon aikaa käytettiin NDA-sopimusten lähettämiseen ja hallintaan ja se vaikutti suuriin projekteihin liittyviin päivittäisiin tehtäviin. Scrive API:n käyttö automatisoi NDA-prosessia integroimalla Power Automaten ja SharePointin suoraan allekirjoitusprosessiin.
Tämän ratkaisun ansiosta ihmiset voivat pyytää NDA:ita ja lähettää ne helposti sekä automatisoida sähköpostin pyynnön esittäjälle NDA:n tilasta. Kun se on allekirjoitettu, Scrive päivittää luettelon, joka lähettää pyytäjälle sähköpostin, joka ilmoittaa, että se on nyt allekirjoitettu. Tämä varmistaa, että vähemmän aikaa kuluu NDA-sopimusten käsittelyyn ja enemmän aikaa vapautuu projekteihin.
Miten se auttoi sinua roolissasi?
“Rooliani ei koskaan ollut tarkoitus olla hallinnollinen paperityön ja NDA-sopimusten suhteen. Mutta sen piti hoitaa projekti, joten se päätyi pöydälleni, koska vastasin pääsynhallinnasta ja infrastruktuuristamme. Automaatioiden, Microsoftin ja Scrive API:n avulla onnistuimme säästääksemme aikaa, joka kului järjestelmänvalvojille ja NDA:ille, jotta voimme sen sijaan keskittyä projekteihimme. Säästimme tunteja parin kuukauden aikana, jokainen iteraatio paransi työskentelytapaamme ja säästi enemmän aikaa.”
Torbjörn Andersson – Yhteistyötyökalujen asiantuntija, Massive Entertainment
Massive Entertainment onnistui karsimaan lähes 50 % käytetystä ajasta, vaikka ratkaisu oli vain osittain toteutettu. Tällä hetkellä he käyttävät noin 1 minuutti tapausta kohden varmistaakseen, että oikea henkilö saa oikean mallin ja virta lähettää NDA:t muutamassa sekunnissa.
Tulokset
50 % lyhyempi käsittelyaika
Kun NDA-sopimuksiin käytetty aika puolittuu, vapautuu valtavasti aikaa päivittäiseen työhön ja suurempiin projekteihin keskittymiseen.
Ratkaisu
Hyödyntämällä eSign Online ja API:n yhdistelmää, Massive Entertainment voi keskittyä täysin houkuttelevien, palkittujen videopelien luomiseen, joita pelaajat rakastavat kaikkialla maailmassa. Tämä minimoi hallinnolliset tehtävät, jotka veivät aiemmin paljon aikaa. .
Scrive saat enemmän kuin yhden yhteyshenkilön, saat nopeasti valmiiksi tiimin ihmisiä auttamaan sinua tarpeidesi kanssa. Tilivastaavasta tekniseen tukeen. He kaikki ovat erittäin innokkaita auttamaan ja tuomaan parannuksia tai ideoita.
Suositeltu Scrive ratkaisu
eSign API
Integroi saumattomasti Scrive helppokäyttöisen ja turvallisen eSign sovellusliittymän koko teho, jota Scrive asiantuntijatukitiimi ohjaa joka vaiheessa.
Puhutaan
Pyydä kokous, jotta voit kertoa meille, mitä yrität ratkaista, ja voimme tarkastella, kuinka Scrive voi virtaviivaistaa liiketoimintaprosessejasi ja tuoda lisäarvoa organisaatiollesi.
