Informationen nedan beskriver klubbens åtaganden enligt den gällande certifieringen av ungdomsutbytet.
SPONSOR- OCH VÄRDSKAP
Klubbens åtaganden som sponsor– och värdklubb innebär att klubben:
1. följer den policy för ungdomsutbytet som gäller för Rotary International
2. följer distriktets riktlinjer för förebyggande av sexuella övergrepp och trakasserier samt rapporterar eventuella incidenter enligt upprättade rapporteringsrutiner
3. intervjuar alla sökande till ungdomsutbytet och deras föräldrar (vårdnadshavare)
4. har rutiner för urval av värdfamiljer som omfattar intervjuer och hembesök såväl före som under utbytestiden
5. ordnar så att deltagare i ettårsutbytet normalt har tre värdfamiljer
6. har beredskap för reservfamilj, att vid behov kunna flytta en utbytesstudent från värdfamiljen
7. regelbundet följer upp både utbytesstudenterna och värdfamiljerna
8. inte anordnar ungdomsutbyte vid sidan om distriktets utbytesprogram
9. förser varje utbytesstudent med en förteckning över aktuella lokala kontaktadresser (president, kontaktpersoner, skola, sjukvård, polis, andra lokala myndigheter, hjälptelefonnummer m.fl.)
10. utser minst en klubbmedlem som kontaktperson för varje utbytesstudent där medlem av värdfamilj inte kan vara kontaktperson
11. utser minst tre personer (båda könen representerade), vid sidan om värdfamiljen och kontaktpersonen, som kan vara utbytesstudenterna till hjälp om särskilda problem skulle uppstå
12. deltar i de utbildnings- och informationsaktiviteter som distriktet anordnar under utbytesåret
Dataskyddsförordningen (GDPR)
Stiftelsen Rotarys Ungdomsutbyte i Sverige & Lettland (RU) lagrar personuppgifter på datamedia. Genom vår registrering medges att personuppgifter lagras på datamedia och används i RU:s verksamhet i enlighet med stiftelsens dataskyddspolicy, vilken finns tillgänglig på www.rotarystudent.se.
Ansökningshandlingar får p g a GDPR endast delas med klubbpresident, kontaktpersoner i klubben, värdfamiljer och andra personer som har ett direkt behov (need to know) av att ta del av viss information, samt nödvändig personal inom skolan.
13. ordnar skolplats på en gymnasieskola för den utländske utbytesstudenten
14. i samråd med skola och värdfamilj ansvarar för att den utländske utbytesstudenten, efter introduktionskursen, får fortsatt undervisning i svenska språket
15. och dess medlemmar inbjuder den utländske utbytesstudenten till aktiviteter av skilda slag
16. inbjuder den utländske utbytesstudenten till klubbmöten, och att denne vid åtminstone ett tillfälle i början av utbytesåret håller ett föredrag om sig själv och sitt land. I slutet av utbytesåret är det också uppskattat med ett klubbmöte för tack och farväl
17. i första hand genom kontaktperson har kontinuerlig kontakt med den utländske utbytesstudenten och en gång per månad, från stiftelsen vidarebefordrar fickpengar till den utländske studenten
18. tar emot en utländsk utbytesstudent, oavsett om (och när) den svenska, eller utländska utbytesstudenten återtar sin ansökan/avbryter sitt utbytesår