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A+W Software : Digitalisation et rationalisation
Découvrez comment A+W Software, le leader de l'ERP et du PPS dans l'industrie du verre plat, a économisé 60 % de temps administratif et plus de 10 000 pages de papier !
« Il existe actuellement un énorme potentiel de numérisation en Allemagne. De nombreuses entreprises n'y étaient pas prêtes par le passé, mais la numérisation des processus papier et la mise sur le marché de l'identification électronique sont des choses dont nous avons désespérément besoin. »
Kai Frenzel, directeur financier, A+W Software
Numériser et rationaliser les processus chronophages et gourmands en ressources
Avec plus de 40 ans d’expérience, A+W Software est le leader du marché des logiciels pour le secteur du verre plat et des portes et fenêtres. L’entreprise développe des logiciels ERP, PPS et d’optimisation pour rendre les fabricants de verre et de fenêtres encore plus efficaces.
La solution d’A+W Software est modulaire et complexe par conception afin de répondre aux besoins de ses clients. Étant donné que chaque panneau de verre doit être planifié et fabriqué individuellement sur mesure, un système ERP standard ne suffirait pas.
En plus de la complexité générale de la vente et du déploiement de ce système auprès des clients, les contrats et la documentation des processus représentaient à chaque fois une tâche énorme. Devoir imprimer et plier manuellement ces contrats, qui comprenaient souvent plus de 30 pages chacun, représentait une charge de travail considérable pour le personnel administratif d’A+W. Il faut tenir compte du fait que ces contrats étaient souvent imprimés jusqu’à trois fois, sans compter les impressions supplémentaires pour les devis et les offres, et que vous deviez investir beaucoup de papier et de frais d’impression, sans compter le temps et les efforts consacrés à cette tâche.
« Lorsque nous rédigions des contrats sur papier, nous devions les envoyer par courrier et le délai de livraison était de trois jours si le client était rapide ou de 30 jours s’il était lent. Sans compter les clients à l’étranger, où cela pouvait prendre encore plus de temps ! »
Kai Frenzel, directeur financier, A+W Software
Solution
Au départ, A+W cherchait principalement à numériser sa fonction commerciale, mais une fois qu’ils ont vu les avantages de la solution de Scrive, il est devenu évident qu’il y avait un potentiel inexploité dans la numérisation d’autres processus, y compris les accords RH.
A+W a envisagé de nombreux partenaires différents pour les guider dans leur parcours de numérisation, mais est finalement arrivé à la conclusion que Scrive était le choix qui leur convenait.
L’un des facteurs majeurs était l’orientation européenne de Scrive, qui a donné à A+W la certitude que les marchés où réside la majeure partie de ses clients étaient également une priorité de Scrive. Cela prend en compte les réglementations locales, le soutien local et la connaissance des tendances du marché.
La prise en compte des accords complexes d’A+W et la rationalisation du processus d’envoi de ceux-ci, en supprimant le processus coûteux d’impression, de pliage et d’envoi par courrier, ont été la première étape d’un effort de numérisation plus vaste.
Le service RH d’A+W utilise désormais Scrive pour les lettres d’offre, les contrats de travail et les accords de commission/bonus pour son équipe de vente également. Cette initiative a suscité des réactions unanimement positives de la part de toutes les personnes impliquées.
Comment ça marche
Ventes
- Lorsqu’un vendeur a identifié les besoins d’un client, il crée un document expliquant la configuration modulaire de la solution d’A+W dans ce cas.
- Auparavant, il fallait imprimer et plier manuellement ce document avant de l’envoyer au client, et attendre des jours, voire des semaines, avant d’obtenir une réponse. Aujourd’hui, grâce à l’aide de Scrive, ce processus a été numérisé et peut être réalisé en une fraction du temps.
- Une fois cette proposition approuvée, un devis/contrat est généré et envoyé numériquement au client.
Ressources humaines
- Lorsqu’il s’agit de convenir d’une structure de commission ou de bonus pour l’équipe de vente, les RH l’envoient par voie numérique, ce qui simplifie le processus pour toutes les personnes impliquées, tout en le gardant clair et sécurisé.
- L’envoi numérique de lettres d’offre aux nouveaux employés a accéléré le processus et renforce la confiance dès le début de la relation avec les nouveaux membres de l’équipe.
Conclusions
L’équipe d’A+W Software a accéléré son processus de contractualisation jusqu’alors lent et manuel, tout en réduisant considérablement son utilisation de papier. La mise en œuvre de Scrive a été un projet extrêmement réussi pour l’équipe d’A+W Software.
La numérisation est toujours un projet de grande envergure pour une entreprise, mais A+W a constaté que le fait de procéder étape par étape apporte non seulement des avantages majeurs à court terme, mais clarifie également la voie vers l’avenir de la transformation numérique d’une organisation. Si vous cherchez votre prochaine étape dans cette direction, pourquoi ne pas jeter un œil à notre essai gratuit ?
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