GlobalConnect : La numérisation des contrats de haut débit

Les contrats papier : « une mauvaise solution »

Pour faire installer un câble dans une maison, le propriétaire doit signer un contrat. Comme le câble peut traverser plusieurs propriétés, chacun de ces propriétaires doit signer un contrat distinct et chacun de ces contrats contient des parties d’informations individuelles et une carte unique. Comme les mises à jour des termes des accords sont courantes, un contrat peut exister en six versions.

Avant que Columbus, le partenaire de Scrive n’intervienne pour aider, le processus de contrat était un véritable casse-tête : le contrat papier était envoyé à un client, par exemple à Arjeplog, où il était, espérons-le, signé, mais un rappel devait souvent être envoyé. Le propriétaire le renvoyait ensuite par courrier au bureau local concerné.

Le service comptable voulait une copie, donc le contrat était numérisé et envoyé au service comptable et au service client. L’opérateur de l’excavatrice à Arjeplog en recevait alors une copie et pouvait enfin commencer.

Étant donné que le processus prenait parfois plusieurs semaines, les circonstances pouvaient changer. Il faudrait alors modifier le contrat et l’excavateur aurait très bien pu commencer à creuser avant que les erreurs ne soient découvertes. Cela pourrait alors être le début d’un processus long et coûteux pour traiter l’écart.

Columbus avait la solution : Scrive et M-Files

Tout a commencé avec M-Files, une solution de gestion de documents qui permet à GlobalConnect de contrôler entièrement les versions, ce qui signifie que les bonnes personnes ont accès au bon document. Hans explique : « C’était un coup de pouce numérique. M-Files à lui seul avait été une révolution pour nous, et lorsque Columbus a proposé Scrive, nous avons immédiatement vu que c’était notre prochaine étape. »

La solution de signature électronique de Scrive est à la fois sécurisée et crée une meilleure expérience client. La combinaison de M-Files et Scrive synchronise le flux de documents et le client peut signer le jour même. Au même instant, le contrat devient disponible pour la comptabilité et le service client.

Des résultats dépassant les attentes
GlobalConnect s’attendait à des avantages tels qu’une vitesse accrue et une plus grande efficacité, et le résultat a été d’environ 80 heures économisées par semaine ! Ce à quoi ils ne s’attendaient pas, en revanche, c’étaient des effets positifs supplémentaires. Une sécurité et une rapidité accrues aident le personnel à se sentir plus confiant dans le processus et réduisent les niveaux de stress. Les relations avec les clients s’améliorent grâce à un service plus rapide et à moins d’erreurs, et la productivité augmente.

Hans Enston estime que la mise en œuvre de M-Files s’est déroulée de manière aussi fluide parce que Columbus a écouté ses besoins et a su proposer la bonne solution dès le départ. La solution Scrive ne faisait pas partie de la commande initiale de GlobalConnect, mais c’est là que Columbus est intervenu de manière proactive.

Hans Enston explique : « Ils nous ont présenté la meilleure solution et ont pu l’installer en un rien de temps. Nous avons obtenu un retour sur investissement, en temps et en argent, en quelques mois seulement. Columbus nous aide à obtenir encore plus d’avantages que nous l’avions imaginé au départ. »

Le service numérique renforce la marque
Hans Enston décrit les contrats papier comme une chose du passé. L’entreprise fait moins d’erreurs, a des clients plus satisfaits, des employés plus heureux et une meilleure rentabilité. Enfin et surtout, cela a clairement un impact sur la durabilité.

« Je ne vois aucun inconvénient », déclare Enston. « Tout le monde dans notre entreprise l’adore. Chez GlobalConnect, nous sommes en train de numériser la Suède. Travailler de manière numérique avec nos clients correspond donc naturellement à notre marque. Les contrats numériques font partie de l’expérience client.