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Kalmarhem : Contrats de location numériques
Association de gestion de biens immobiliers publics gérant plus de 5 300 logements, Kalmarhem a vu dans la numérisation une opportunité considérable.
1 min
Temps de traitement
Défi
En tant que plus grande association de gestion immobilière publique de Kalmar, avec plus de 5 300 baux, Kalmarhem a vu une énorme opportunité dans la numérisation.
Avec 1 800 nouveaux baux signés chaque année, la rationalisation des processus et la minimisation de la charge de travail administrative avaient le potentiel de changer l’avenir de l’entreprise pour le meilleur.
Dans le passé, le processus contractuel de Kalmarhem était très manuel et lent, en partie à cause de l’envoi des documents par courrier. Gérant tout, des propriétés construites au 18e siècle aux maisons modernes alimentées à l’énergie solaire, l’administration autour des baux et de l’entretien demandait beaucoup de temps et d’efforts au personnel de Kalmarhem.
« Vitec nous a aidé à configurer Scrive, et la seule chose que nous avons eu à faire a été d'ajouter nos modèles. Notre personnel apprécie le passage du papier à la signature numérique. Créer un contrat numérique et l'envoyer pour signature par e-mail est rapide et facile. »
« Le temps de traitement d’un bail a été réduit de 4,5 à 5 minutes à moins d’une minute. De la même manière, nous avons constaté dans nos évaluations que les délais de traitement de bout en bout, de l’envoi à la signature et à l’archivage du bail, sont passés de 5 à 6 jours ouvrables pour la méthode postale traditionnelle à 1,5 jour calendaire. »
Solution
Il est rapidement devenu évident que la numérisation était une étape nécessaire pour Kalmarhem afin de continuer à offrir le meilleur service et la meilleure expérience possible à ses clients ainsi qu’à son personnel.
Lorsque Kalmarhem a contacté Vitec en tant que fournisseur de système de gestion immobilière, au cours des discussions, Kalmarhem a mentionné la nécessité d’avoir la possibilité de numériser également sa gestion des contrats.
En tant que partenaire d’intégration, Vitec a amené Scrive à la table, et Kalmarhem a rapidement vu un grand potentiel dans l’utilisation conjointe de Vitec et Scrive.
Résultat
La simplification de ce flux de travail a permis au personnel de Kalmarhem de gagner du temps pour se concentrer sur des activités à valeur ajoutée, réduisant ainsi le temps administratif de 75 % !
Le personnel est également plus heureux de se concentrer sur des tâches moins répétitives et de contribuer à une entreprise plus respectueuse de l’environnement en éliminant les processus papier inutiles.
En plus de la rapidité et de l’efficacité, le nouveau processus permet une expérience client supérieure. Pour améliorer la sécurité, les locataires utilisent BankID pour s’authentifier lors de la signature de leurs contrats de location, garantissant ainsi que le contrat est signé par la bonne personne à chaque fois.
Solution Scrive en vedette
eSign Online
eSign Online est le portail en ligne de Scrive. Envoyez, signez et gérez vos accords où que vous soyez, sur n’importe quel appareil. L’ensemble du processus de signature se fait en quelques étapes simples.
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