Pourquoi Scrive ?
En 2018, le département RH de Massive Entertainment a commencé à utiliser Scrive pour les contrats de travail. Pendant la pandémie, Massive a été obligé de trouver un moyen de signer des accords de confidentialité et des contrats à distance.
C’est à ce moment-là que Martina Gebert Andkvist, responsable de l’administration des ressources humaines, et Josefin Enertz, notre spécialiste des achats, ont eu l’idée d’étendre l’utilisation de Scrive pour couvrir non seulement le studio et les ressources humaines, mais aussi les projets, et cela a ensuite été approuvé par l’équipe qui était responsable du processus depuis le début.
Avant de prendre la décision de travailler avec Scrive ils ont également étudié d’autres alternatives pour s’assurer de couvrir tous les aspects du travail numérique avec des contrats et des accords de confidentialité. Pendant cette période, ils ont examiné des alternatives, mais au final, il était plus avantageux de continuer avec Scrive.
Utilisation eSign Online et de l’API
Pour Massive Entertainment, eSign Online est utilisé pour l’envoi général de contrats et d’accords de confidentialité. Il est utilisé par tous les groupes qui en ont besoin, de la réception et des finances aux RH et aux projets. L’utilisation standard de l’envoi d’un ou de plusieurs accords de confidentialité est utilisée directement dans eSign Online ou en utilisant l’envoi groupé s’il y a un plus grand nombre de documents à envoyer.
L’implémentation de l’API s’est produite à un stade ultérieur lorsque de nouvelles politiques et de nouveaux processus ont été mis en œuvre et que la propriété a été transférée aux projets pour gérer leurs propres accords de confidentialité. Avec l’augmentation du nombre de documents envoyés, l’équipe a commencé à perdre la trace de qui avait signé quoi et quand.
Ils ont commencé à utiliser une liste SharePoint en ligne pour savoir qui devait recevoir l’accord de confidentialité et s’il était signé ou non. Pour pouvoir rendre ce processus fluide, ils ont créé un formulaire Microsoft qui s’est connecté à leur liste SharePoint afin que les gens puissent demander leurs accords de confidentialité directement dans le formulaire. Ce processus a facilité le suivi des numéros entrants, mais aussi la création d’un répertoire des signataires historiques. Mais il y avait encore des progrès à faire. Comme mentionné précédemment, un facteur important dans cette décision était le gain de temps. Trop de temps était consacré à l’envoi et à la gestion des NDA et cela affectait les tâches quotidiennes liées aux grands projets. Pouvoir utiliser l’API de Scrive pour automatiser le processus NDA, en intégrant Power Automate et SharePoint directement dans le processus de signature. Cette solution a permis aux personnes de demander des NDA et de les envoyer facilement, ainsi que d’automatiser un e-mail au demandeur avec le statut du NDA. Une fois le NDA signé, Scrive met à jour la liste qui déploie un e-mail au demandeur pour lui faire savoir qu’il a maintenant été signé. Cela permet de s’assurer que moins de temps est consacré à la gestion des NDA et que plus de temps est libéré pour travailler sur des projets.