Massive Entertainment: Minimiser les tâches administratives

Qui est Massive Entertainment ?

Fondé en 1997 et faisant partie de la famille Ubisoft depuis 2008, Massive Entertainment – a Ubisoft Studio est un studio de jeux vidéo de premier plan basé à Malmö, en Suède. Massive Entertainment a présenté la nouvelle licence record Tom Clancy’s The Division® aux joueurs du monde entier en 2016. Le jeu est rapidement devenu le jeu le plus vendu de l’histoire d’Ubisoft. Le jeu a également joué un rôle clé dans la création du moteur interne Snowdrop, qui est aujourd’hui utilisé dans les studios Ubisoft du monde entier.

Avec la sortie de Tom Clancy\’s The Division® 2 en 2019, le studio a une fois de plus prouvé son expertise et son innovation, permettant à la franchise Tom Clancy\’s The Division de devenir une marque d’un milliard de dollars, touchant plus de 40 millions de joueurs dans le monde.

Massive Entertainment dirige actuellement le développement d’Avatar™: Frontiers of Pandora, qui se déroule dans le monde de la célèbre franchise cinématographique Avatar™ de James Cameron et collabore avec Disney et Lucasfilm Games sur Star Wars™ Outlaws.

Les accords de confidentialité avant Scrive

Les NDA étaient initialement gérés par la réception de Massive, mais cela est rapidement devenu une tâche insurmontable et a donc été transféré à leurs équipes de projet. Cependant, avec le nombre considérable d’accords qu’ils devaient envoyer, cela a également rapidement échappé à tout contrôle.

Ces accords ont été envoyés par e-mail ou par Teams et des problèmes sont rapidement apparus, avec des accords incomplets, manquants ou remplis avec des informations incorrectes, rendant le processus déjà long encore plus compliqué. Il est devenu évident que Massive avait besoin d’une autre solution pour cela.

Pourquoi Scrive ?

En 2018, le département RH de Massive Entertainment a commencé à utiliser Scrive pour les contrats de travail. Pendant la pandémie, Massive a été obligé de trouver un moyen de signer des accords de confidentialité et des contrats à distance.

C’est à ce moment-là que Martina Gebert Andkvist, responsable de l’administration des ressources humaines, et Josefin Enertz, notre spécialiste des achats, ont eu l’idée d’étendre l’utilisation de Scrive pour couvrir non seulement le studio et les ressources humaines, mais aussi les projets, et cela a ensuite été approuvé par l’équipe qui était responsable du processus depuis le début.

Avant de prendre la décision de travailler avec Scrive ils ont également étudié d’autres alternatives pour s’assurer de couvrir tous les aspects du travail numérique avec des contrats et des accords de confidentialité. Pendant cette période, ils ont examiné des alternatives, mais au final, il était plus avantageux de continuer avec Scrive.

Utilisation eSign Online et de l’API

Pour Massive Entertainment, eSign Online est utilisé pour l’envoi général de contrats et d’accords de confidentialité. Il est utilisé par tous les groupes qui en ont besoin, de la réception et des finances aux RH et aux projets. L’utilisation standard de l’envoi d’un ou de plusieurs accords de confidentialité est utilisée directement dans eSign Online ou en utilisant l’envoi groupé s’il y a un plus grand nombre de documents à envoyer.

L’implémentation de l’API s’est produite à un stade ultérieur lorsque de nouvelles politiques et de nouveaux processus ont été mis en œuvre et que la propriété a été transférée aux projets pour gérer leurs propres accords de confidentialité. Avec l’augmentation du nombre de documents envoyés, l’équipe a commencé à perdre la trace de qui avait signé quoi et quand.

Ils ont commencé à utiliser une liste SharePoint en ligne pour savoir qui devait recevoir l’accord de confidentialité et s’il était signé ou non. Pour pouvoir rendre ce processus fluide, ils ont créé un formulaire Microsoft qui s’est connecté à leur liste SharePoint afin que les gens puissent demander leurs accords de confidentialité directement dans le formulaire. Ce processus a facilité le suivi des numéros entrants, mais aussi la création d’un répertoire des signataires historiques. Mais il y avait encore des progrès à faire. Comme mentionné précédemment, un facteur important dans cette décision était le gain de temps. Trop de temps était consacré à l’envoi et à la gestion des NDA et cela affectait les tâches quotidiennes liées aux grands projets. Pouvoir utiliser l’API de Scrive pour automatiser le processus NDA, en intégrant Power Automate et SharePoint directement dans le processus de signature. Cette solution a permis aux personnes de demander des NDA et de les envoyer facilement, ainsi que d’automatiser un e-mail au demandeur avec le statut du NDA. Une fois le NDA signé, Scrive met à jour la liste qui déploie un e-mail au demandeur pour lui faire savoir qu’il a maintenant été signé. Cela permet de s’assurer que moins de temps est consacré à la gestion des NDA et que plus de temps est libéré pour travailler sur des projets.

Comment cela vous a-t-il aidé dans votre rôle ?

« Mon rôle n’a jamais été conçu pour être administratif en ce qui concerne la paperasse et les accords de confidentialité. Mais il fallait que ce soit géré par un projet, c’est pourquoi il a atterri sur ma table puisque j’étais responsable de la gestion des accès et de notre infrastructure. En utilisant les automatisations, Microsoft et l’API Scrive nous avons réussi à économiser du temps consacré à l’administration et aux accords de confidentialité pour nous concentrer à nouveau sur nos projets. Nous avons économisé des heures sur une durée de quelques mois, chaque itération a amélioré notre façon de travailler et a permis de gagner plus de temps. »
Torbjörn Andersson – Spécialiste des outils de collaboration, Massive Entertainment

Massive Entertainment a réussi à réduire de près de 50 % le temps passé, même lorsque la solution n’a été que partiellement mise en œuvre. Actuellement, ils passent environ 1 minute par cas, ce qui consiste à vérifier que la bonne personne reçoit le bon modèle et que le flux envoie les NDA en quelques secondes.