60%
in de administratie en afhandeling van contracten.
in de administratie en afhandeling van contracten.
Deze tekst is vertaald met behulp van kunstmatige intelligentie, en er kunnen afwijkingen voorkomen. Raadpleeg voor de originele tekst de bijgevoegde link. Scrive is niet verantwoordelijk voor eventuele vertaalfouten.
A+W Software: Digitaliseren en stroomlijnen
Ontdek hoe A+W Software, de ERP- en PPS-leider in de vlakglasindustrie, 60% van de administratietijd en meer dan 10.000 pagina's papier bespaarde!
10.000+
pagina’s papier opgeslagen
"Er is momenteel een enorm potentieel voor digitalisering in Duitsland. Veel bedrijven waren er in het verleden nog niet klaar voor, maar het digitaliseren van papieren processen en het op de markt brengen van e-identificatie is iets wat we hard nodig hebben."
Kai Frenzel, CFO, A+W Software
Digitaliseren en stroomlijnen van tijd- en middelenverslindende processen
Met meer dan 40 jaar ervaring is A+W Software marktleider op het gebied van software in de vlakglasindustrie en de ramen- en deurenbranche. Ze ontwikkelen ERP-, PPS- en optimalisatiesoftware om glas- en raamfabrikanten nog efficiënter te maken.
De oplossing van A+W Software is modulair en complex van opzet om aan de behoeften van hun klanten te voldoen. Aangezien elke glasplaat individueel gepland en op maat gemaakt moet worden, zou een standaard ERP-systeem niet volstaan.
Bovenop de algemene complexiteit van het verkopen en uitrollen van dit systeem aan klanten, waren de contracten en procesdocumentatie elke keer een enorme klus. Het handmatig moeten afdrukken en vouwen van deze contracten, die vaak uit meer dan 30 pagina’s bestaan, legde een grote druk op het administratief personeel van A+W. Houd er rekening mee dat deze vaak tot wel drie keer werden afgedrukt, samen met extra afdrukken voor offertes en aanbiedingen, en je hebt een aanzienlijke hoeveelheid papier en afdrukkosten om mee te gaan, samen met de tijd en moeite die in deze taak is gestoken.
“Toen we contracten op papier maakten, moesten we ze per post versturen en hadden we een doorlooptijd van drie dagen als de klant snel was of 30 dagen als de klant langzaam was. En dan hebben we het nog niet eens gehad over klanten in het buitenland, waar het nog langer kon duren!”
Kai Frenzel, CFO, A+W Software
Oplossing
In eerste instantie wilde A+W vooral hun verkoopfunctie digitaliseren, maar toen ze eenmaal de voordelen van Scrive ‘s oplossing zagen, werd het duidelijk dat er een schat aan onbenut potentieel was in het digitaliseren van andere processen, waaronder HR-overeenkomsten.
A+W overwoog veel verschillende partners om hen te begeleiden in hun digitaliseringsreis, maar kwam uiteindelijk tot de conclusie dat Scrive de juiste keuze voor hen was.
Een belangrijke factor was de Europese focus van Scrive, waardoor A+W het vertrouwen kreeg dat de markten waar het grootste deel van hun klanten zich bevindt, ook een prioriteit van Scrive waren. Hierbij wordt rekening gehouden met lokale regelgeving, lokale ondersteuning en bewustzijn van markttrends.
Het nemen van de complexe overeenkomsten van A+W en het stroomlijnen van het proces van het verzenden hiervan, het verwijderen van het kostbare proces van het printen, vouwen en verzenden ervan, was de eerste stap in een grotere digitaliseringsinspanning.
De HR-afdeling van A+W gebruikt Scrive nu ook voor aanbiedingsbrieven, arbeidsovereenkomsten en commissie-/bonusovereenkomsten voor hun verkoopteam. Hierop is universeel goede feedback ontvangen van iedereen die erbij betrokken was.
Hoe het werkt
Verkoop
- Wanneer een verkoper de behoeften van een klant heeft geïdentificeerd, maakt hij of zij een document waarin de modulaire opzet van de oplossing van A+W in dit geval wordt uitgelegd.
- Vroeger moest dit handmatig worden afgedrukt en gevouwen voordat het naar de klant werd verzonden, waarna het dagen, zo niet weken duurde voordat er een reactie kwam. Nu is dit proces met behulp van Scrive gedigitaliseerd en kan het in een fractie van de tijd worden voltooid.
- Zodra het voorstel is goedgekeurd, wordt er een offerte/contract gegenereerd en digitaal naar de klant verzonden.
HR
- Wanneer er overeenstemming moet worden bereikt over een commissie- of bonusstructuur voor het verkoopteam, verstuurt HR dit digitaal. Dit vereenvoudigt het proces voor alle betrokkenen en zorgt ervoor dat het duidelijk en veilig blijft.
- Door aanbiedingsbrieven digitaal naar nieuwe werknemers te versturen, wordt het proces versneld en ontstaat er al vroeg in de relatie met nieuwe teamleden een vertrouwensband.
Conclusies
Door hun voorheen trage en handmatige contractproces te versnellen en hun papiergebruik aanzienlijk te verminderen, is de implementatie van Scrive een enorm succesvol project gebleken voor het team van A+W Software.
Digitalisering is altijd een groot project voor een bedrijf om aan te pakken, maar A+W ontdekte dat het stap voor stap aanpakken niet alleen grote voordelen op de korte termijn oplevert, maar ook het pad naar de toekomst van de digitale transformatie van een organisatie verduidelijkt. Als u op zoek bent naar uw volgende stap in die richting, waarom probeert u dan niet eens onze gratis proefversie?
Uitgelichte Scrive oplossing
eSign Online
eSign Online is Scrive ‘s online portaal. Verstuur, onderteken en beheer uw overeenkomsten waar u ook bent, op elk apparaat. Het hele ondertekeningsproces is een paar eenvoudige stappen.
Laten we praten
Vraag een gesprek aan, zodat u ons kunt vertellen wat u wilt oplossen en we kunnen bekijken hoe Scrive uw bedrijfsprocessen kan stroomlijnen en waarde kan toevoegen aan uw organisatie.
