GlobalConnect: Digitalisering van breedbandcontracten

Papieren contracten – “een slechte oplossing”

Om een kabel in een huis te laten installeren, moet de eigenaar een contract ondertekenen. Omdat de kabel door meerdere panden kan lopen, moet elke landeigenaar een apart contract ondertekenen en elk van deze contracten bevat afzonderlijke informatie en een unieke kaart. Omdat updates in de voorwaarden van overeenkomsten vaak voorkomen, kan een contract in wel zes versies bestaan.

Voordat Scrive ‘s partner Columbus ingreep om te helpen, was het contractproces een gedoe: het papieren contract werd naar een klant gestuurd, bijvoorbeeld in Arjeplog, waar het hopelijk zou worden ondertekend, maar vaak moest er een herinnering worden gestuurd. De eigenaar zou het dan terugsturen naar het relevante lokale kantoor.

De boekhoudafdeling wilde een kopie, dus het contract zou worden gescand en naar de boekhouding en klantenservice worden gestuurd. De graafmachinemachinist in Arjeplog zou dan een kopie ontvangen en eindelijk aan de slag kunnen.

Omdat het proces soms meerdere weken duurde, konden de omstandigheden veranderen. Het contract zou moeten worden aangepast en de graafmachine zou al kunnen zijn begonnen met graven voordat de fouten waren ontdekt. Dit zou dan het begin kunnen zijn van een lang en kostbaar proces om de discrepantie aan te pakken.

Columbus had de oplossing: Scrive en M-Files

Het begon allemaal met M-Files, een oplossing voor documentbeheer die GlobalConnect volledige versiebeheer geeft, wat betekent dat de juiste mensen toegang krijgen tot het juiste document. Hans legt uit: “Het was een digitale boost. M-Files alleen was al een revolutie voor ons, en toen Columbus Scrive voorstelde, zagen we meteen dat dit onze volgende stap was.”

De elektronische handtekeningoplossing van Scrive is zowel veilig als zorgt voor een betere klantervaring. De combinatie van M-Files en Scrive synchroniseert de documentenstroom en de klant kan dezelfde dag nog ondertekenen. In hetzelfde moment is het contract beschikbaar voor de boekhouding en klantenservice.

Resultaten overtreffen verwachtingen
GlobalConnect had verwacht dat ze voordelen zouden krijgen zoals een hogere snelheid en grotere efficiëntie en het resultaat was ongeveer 80 uur besparing per week! Wat ze echter niet hadden verwacht, waren de extra positieve effecten. Hogere beveiliging en snelheid helpen medewerkers zich zekerder te voelen in het proces en het vermindert stressniveaus. Klantrelaties verbeteren dankzij snellere service en minder fouten, en de productiviteit gaat omhoog.

Hans Enston gelooft dat de implementatie van M-Files zo soepel verliep omdat Columbus naar hun behoeften luisterde en vanaf het begin de juiste oplossing kon presenteren. De Scrive oplossing maakte geen deel uit van de oorspronkelijke bestelling van GlobalConnect, maar Columbus kwam hier proactief in actie.

Hans Enston legt uit: “Ze presenteerden de beste oplossing voor ons en konden deze in een mum van tijd installeren. We hebben onze investering in tijd en geld al binnen een paar maanden terugverdiend. Columbus helpt ons nog meer voordelen te behalen dan we aanvankelijk hadden gedacht.”

Digitale service versterkt het merk
Hans Enston beschrijft papieren contracten als iets van het verleden. Het bedrijf maakt minder fouten, heeft meer tevreden klanten, gelukkigere werknemers en een betere winstgevendheid. Last but not least heeft het duidelijk een impact op duurzaamheid.

“Ik kan geen enkel nadeel bedenken”, zegt Enston. “Iedereen in ons bedrijf is er dol op. Bij GlobalConnect digitaliseren we Zweden, dus digitaal werken met klanten past natuurlijk bij ons merk. Digitale contracten zijn onderdeel van de klantervaring.”