50%
Vermindering van de administratietijd
Doordat alle documenten gedigitaliseerd waren, werd de administratie gecentraliseerd en vereenvoudigd.
Deze tekst is vertaald met behulp van kunstmatige intelligentie, en er kunnen afwijkingen voorkomen. Raadpleeg voor de originele tekst de bijgevoegde link. Scrive is niet verantwoordelijk voor eventuele vertaalfouten.
Volkswagen Group: Digitalisering van complexe processen
Het digitaliseren van processen in zowel de interne bedrijfsvoering als het reseller-netwerk heeft de administratie verminderd en tegelijkertijd de klantervaring verbeterd.
400.000
Jaarlijks ondertekende overeenkomsten
Sinds Volkswagen de oplossing van Scrive heeft geïmplementeerd, heeft het deze bij bijna al zijn wederverkopers in Zweden geïmplementeerd. Hierdoor konden ze hun administratie centraliseren, waardoor fouten in het proces vrijwel zijn uitgesloten.
"Als we hier niet met jullie aan hadden gewerkt, waren we blijven zitten met een proces dat helemaal niet aan de vraag of verwachtingen van de klant zou voldoen."
Volkswagen werkte samen met hun wederverkopers via papier. Zodra een auto was verkocht, moesten papieren kopieën naar het hoofdkantoor worden gestuurd om de wederverkoper betaald te krijgen.
Dit was niet alleen een langzaam proces, maar contracten raakten ook kwijt of moesten herhaaldelijk worden teruggestuurd om fouten te herstellen. Dit kon zelfs vereisen dat klanten terug naar de dealer moesten om aanvullende informatie in te vullen; geen ideaal scenario voor iedereen die erbij betrokken was.
De volgende stap was om over te stappen van het versturen van papieren kopieën naar het scannen ervan en het verzenden van de scans. Problemen met fouten bleven bestaan, aangezien papieren contracten u niet op de hoogte stellen dat u fouten hebt gemaakt bij het invullen ervan.
Ongeveer 10% van de gescande contracten moest minstens één keer worden teruggestuurd, en aangezien er jaarlijks 400.000 overeenkomsten worden ondertekend door de verschillende resellers van VW, zijn dat ongeveer 40.000 contracten die te lijden hadden onder deze vertragingen.
Bovenop deze vertragingen wist VW dat ze hun processen moesten bijwerken om te voldoen aan de verwachtingen van de klant. Volgens Alexander André, Manager Business & Analysis, “Als we hier niet met jullie aan hadden gewerkt, waren we vastgelopen met een proces dat helemaal niet aan de vraag of verwachtingen van de klant zou voldoen.”
Papierloos betekent foutloos
Met 400.000 getekende overeenkomsten per jaar, werd voorheen 10% met fouten teruggestuurd. Met het nieuwe proces is dat niet meer het geval.
Verbeterde reseller- en klantervaring
Het nieuwe proces zorgde er niet alleen voor dat de administratietijd werd gecentraliseerd en daardoor geminimaliseerd, maar het versnelde ook de levering en betaling voor alle partijen.
Interne processen
Toen Volkswagen Group de voordelen van de oplossing in het veld zag, vonden ze intern talloze use cases om processen in de hele organisatie te stroomlijnen.
“Het feit dat je je API openbaar beschikbaar stelde, liet mij zien dat je erin geloofde; dat je niets te verbergen had.”
Ulrik Persson, CDO, Volkswagen Financial Services
Oplossing
Volkswagen Group had een partner nodig om hen te begeleiden bij het automatiseren van complexe processen, ten behoeve van klanten, wederverkopers en werknemers.
In eerste instantie was Scrive een van de leveranciers die werden overwogen om VW’s financierings- en verkoopprocessen te automatiseren en te stroomlijnen, maar een paar belangrijke factoren maakten het een gemakkelijke keuze.
Een daarvan was de open API, waardoor de oplossing volledig kon worden geïntegreerd. Een andere was de kwaliteit van het bewijs, een factor die sterk werd benadrukt door VW’s juridische team, evenals Scrive ‘s vermogen om potentiële fraude te beperken met digitale handtekeningen die zijn beveiligd door blockchain en eID verificatie. Op een minder technisch niveau noemden zowel Alexander André als Ulrik Persson de communicatie en relatie met Scrive ‘s team als een belangrijke rol spelend in de beslissing.
De integratie van Scrive ‘s technologie heeft VW niet alleen in staat gesteld om hun klanten beter van dienst te zijn, het wordt ook gebruikt voor interne processen. Dit omvat een initiatief binnen Skoda om fietsen aan hun personeel aan te bieden, evenals andere dagelijkse processen. Ulrik gaf aan dat het team van Scrive een belangrijke rol had gespeeld bij het verzorgen van voorlichting aan iedereen die dat nodig had, om zo de volledige acceptatie van de oplossingen op alle niveaus te garanderen.
Hoe het werkt:
- Elke keer dat een klant een auto wil kopen of financiering wil aanvragen, is de overeenkomst volledig digitaal. Het was belangrijk voor VW om het hele proces te digitaliseren om een consistent proces te bieden voor een superieure klantervaring. Bijvoorbeeld, als een klant zijn contract wil overdragen aan iemand anders, duurt dit nu een dag in plaats van de weken die het voorheen duurde!
- U kunt met de formulieren niet doorgaan zonder de vereiste informatie in te vullen, waardoor het foutpercentage dat bij papieren contracten optreedt, wordt geëlimineerd.
- Voor de veiligheid en de kwaliteit van het bewijs, staat het proces eID verificatie van de ondertekenende partijen toe. Dit is met name belangrijk voor zowel de financieringskant als in het geval dat een overeenkomst voor de rechter wordt gebracht.
- Dankzij deze digitale aanpak konden resellers met meerdere dealers hun administratie centraliseren en de tijd die nodig was om elke overeenkomst te verwerken, met de helft verkorten.
Resultaat: operationele efficiëntie, beveiliging en klantervaring
Door gebruik te maken van de oplossingen van Scrive voor zowel eID verificatie als e-ondertekening kon Volkswagen niet alleen fouten minimaliseren en papier in hun processen elimineren, maar ook de administratietijd verkorten en zowel interne als klantgerichte processen stroomlijnen.
Uitgelichte Scrive oplossing
eSign API
Integreer naadloos de volledige kracht van Scrive ‘s gebruiksvriendelijke en veilige eSign API, waarbij u bij elke stap wordt begeleid door het deskundige ondersteuningsteam van Scrive.
Laten we praten
Vraag een gesprek aan, zodat u ons kunt vertellen wat u wilt oplossen en we kunnen bekijken hoe Scrive uw bedrijfsprocessen kan stroomlijnen en waarde kan toevoegen aan uw organisatie.
