GlobalConnect: Digitalisering av bredbåndskontrakter

Papirkontrakter – «en dårlig løsning»

For å få installert kabel i et hjem, må eieren signere en kontrakt. Siden kabelen kan gå gjennom flere eiendommer, må hver av disse grunneierne signere en egen kontrakt og hver av disse kontraktene inneholder individuelle deler av informasjon og et unikt kart. Ettersom oppdateringer i avtalevilkårene er vanlige, kan en kontrakt eksistere i så mange som seks versjoner.

Før Scrive partner Columbus gikk inn for å hjelpe, var kontraktsprosessen en problemfri: Papirkontrakten vil bli sendt til en kunde, si i Arjeplog, hvor det forhåpentligvis vil bli signert, men en påminnelse må ofte sendes. Eieren ville deretter sende den tilbake til det aktuelle lokale kontoret.

Regnskapsavdelingen vil ha en kopi, så kontrakten vil bli skannet og sendt til regnskap og kundeservice. Gravemaskinføreren i Arjeplog ville da motta en kopi og endelig kunne komme i gang.

Siden prosessen noen ganger tok flere uker, kunne omstendighetene endre seg. Kontrakten måtte justeres og gravemaskinen kan godt ha begynt å grave før feil var oppdaget. Dette kan da være starten på en lang og kostbar prosess for å håndtere avviket.

Columbus hadde løsningen: Scrive og M-Files

Det hele startet med M-Files, en løsning for dokumenthåndtering som gir GlobalConnect fullstendig versjonskontroll, noe som betyr at de rette personene får tilgang til det riktige dokumentet. Hans forklarer: «Det var et digitalt løft. M-Files alene hadde vært en revolusjon for oss, og da Columbus foreslo Scrive, så vi umiddelbart at dette var vårt neste steg.»

Scrive elektroniske signaturløsning er både sikker og skaper en bedre kundeopplevelse. Kombinasjonen av M-Files og Scrive synkroniserer dokumentflyten, og kunden kan signere samme dag. I samme øyeblikk blir kontrakten tilgjengelig for regnskap og kundeservice.

Resultatene overgår forventningene
GlobalConnect hadde forventet at de ville få fordeler som økt hastighet og større effektivitet, og resultatet ble ca. 80 timer spart per uke! Det de imidlertid ikke forventet var de ekstra positive effektene. Høyere sikkerhet og hastighet hjelper personalet til å føle seg mer trygg i prosessen, og det reduserer stressnivået. Kunderelasjoner forbedres takket være raskere service og færre feil, og produktiviteten øker.

Hans Enston mener implementeringen av M-Files gikk så sømløst fordi Columbus lyttet til deres behov og var i stand til å presentere den riktige løsningen fra starten. Scrive løsningen var ikke en del av GlobalConnects opprinnelige ordre, men det var her Columbus gikk proaktivt inn.

Hans Enston forklarer: «De presenterte den beste løsningen for oss, og var i stand til å installere det på kort tid. Vi fikk avkastning på investeringen vår, i tid og penger, på bare noen få måneder. Columbus hjelper oss å få enda flere fordeler enn vi først hadde forestilt oss.»

Digital tjeneste styrker merkevaren
Hans Enston beskriver papirkontrakter som en saga blott. Bedriften gjør færre feil, har mer fornøyde kunder, fornøyde ansatte og bedre lønnsomhet. Sist, men ikke minst, har det helt klart en bærekraftseffekt.

«Jeg kan ikke komme på en eneste ulempe», sier Enston. «Alle i selskapet vårt elsker det. Hos GlobalConnect digitaliserer vi Sverige, så å jobbe digitalt med kunder er naturlig i tråd med merkevaren vår. Digitale kontrakter er en del av kundeopplevelsen.»