Vennligst merk: Denne siden er oversatt ved hjelp av kunstig intelligens, og det kan derfor forekomme avvik. For den opprinnelige teksten, vennligst se vedlagte lenke. Scrive er ikke ansvarlig for eventuelle oversettelsesfeil.
Kalmarhem: Digitale leasingavtaler
Kalmarhem er en offentlig eiendomsforvalter med over 5 300 leiekontrakter, og så en enorm mulighet i digitalisering.
1 min
Håndteringstid
Utfordring
Som den største offentlige eiendomsforvaltningsforeningen i Kalmar, med over 5 300 leieforhold, så Kalmarhem en stor mulighet innen digitalisering.
Med 1 800 nye leiekontrakter signert hvert år, hadde strømlinjeforming av prosesser og minimering av administrativ arbeidsmengde potensial til å endre virksomhetens fremtid til det bedre.
Tidligere var Kalmarhems kontrakt prosessen var veldig manuell og treg, delvis på grunn av å sende dokumenter med posten. Forvaltning av alt fra eiendommer bygget på 1700-tallet til moderne solcelledrevne boliger, administrasjonen rundt leiekontrakter og vedlikehold tok mye tid og krefter fra Kalmarhems ansatte.
«Vitec hjalp oss med konfigurasjonen av Scrive, og det eneste vi måtte gjøre var å legge til malene våre. Våre ansatte setter pris på overgangen fra papir til digital signering. Det er raskt og enkelt å opprette en digital kontrakt og få den ut for signering via e-post."
– Håndteringstiden for å administrere en leiekontrakt er redusert fra mellom 4,5 og 5 minutter til under ett minutt. På samme måte har vi sett i våre evalueringer at ende-til-ende ledetidene fra sending til signert og arkivert leieavtale sank fra 5-6 virkedager for tradisjonell postmetode til 1,5 kalenderdager.»
Løsning
Det viste seg raskt at digitalisering var et nødvendig skritt for Kalmarhem å ta for å fortsette å levere best mulig service og opplevelse til sine kunder så vel som sine ansatte.
Da Kalmarhem henvendte seg til Vitec som leverandør av eiendomsforvaltningssystem, nevnte Kalmarhem under diskusjonene et krav om å ha muligheten til å digitalisere kontraktsforvaltningen deres også.
Som integrasjonspartner tok Vitec Scrive til bord, og Kalmarhem så raskt et stort potensial i å bruke Vitec og Scrive sammen.
Resultat
Forenkling av denne arbeidsflyten betydde at det ble frigjort mer tid for Kalmarhems ansatte til å fokusere på verdiøkende aktiviteter, og redusere administrasjonstiden med 75 prosent!
Personalet er også gladere for å fokusere på mindre repeterende oppgaver samt bidra til en mer miljøvennlig virksomhet ved å eliminere bortkastede papirprosesser.
I tillegg til hastighet og effektivitet gir den nye prosessen en overlegen kunde erfaring. For å øke sikkerheten bruker leietakere BankID til å autentisere seg når de signerer leieavtaler, og sikrer at kontrakten signeres av rett person hver gang.
Utvalgt Scrive løsning
eSign Online
eSign Online er Scrive nettportal. Send, signer og administrer avtalene dine uansett hvor du er, på hvilken som helst enhet. Hele signeringsprosessen er noen få enkle trinn.
La oss snakke
Be om et møte slik at du kan fortelle oss hva du prøver å løse, så kan vi se på hvordan Scrive kan strømlinjeforme forretningsprosessene dine og gi verdi til organisasjonen din.
