Vennligst merk: Denne siden er oversatt ved hjelp av kunstig intelligens, og det kan derfor forekomme avvik. For den opprinnelige teksten, vennligst se vedlagte lenke. Scrive er ikke ansvarlig for eventuelle oversettelsesfeil.
Med Scrives hjelp kunne Massive Entertainment, et Ubisoft-studio, digitalisere NDA-prosessene sine, noe som reduserte administrasjonen med 50%.
Grunnlagt i 1997 og en del av Ubisoft-familien siden 2008, Massive Entertainment – a Ubisoft Studio er et verdensledende spillstudio basert i Malmö, Sverige. Massive Entertainment brakte den rekordstore nye IP Tom Clancy’s The Division® til spillere over hele verden i 2016. Spillet ble raskt det raskest solgte spillet i Ubisofts historie. Spillet spilte også en nøkkelrolle i etableringen av den interne motoren Snowdrop, som i dag brukes i Ubisoft-studioer over hele verden.
Med utgivelsen av Tom Clancy’s The Division® 2 i 2019, beviste studioet nok en gang sin ekspertise og innovasjon, slik at Tom Clancy’s The Division-franchise ble en milliard-dollar merkevare, som nådde over 40 millioner spillere over hele verden.
Massive Entertainment leder for tiden utviklingen av Avatar™: Frontiers of Pandora som ligger i James Camerons fremtredende filmserie Avatar™ og samarbeider med Disney og Lucasfilm Games om Star Wars™ Outlaws.
NDAer ble opprinnelig håndtert av Massives mottak, men det ble raskt en uoverkommelig oppgave, så den ble flyttet til prosjektteamene deres. Men med den store mengden avtaler de måtte sende, kom det også raskt ut av kontroll.
Disse ble sendt ut via e-post eller Teams og problemer oppsto raskt, med ufullstendige avtaler som kom tilbake, manglet eller fylt ut med feil informasjon, noe som gjorde den allerede tidkrevende prosessen til et enda større problem. Det ble klart at Massive trengte en annen løsning for dette.
I 2018 begynte Massive Entertainment HR-avdeling å bruke Scrive for ansettelseskontraktene. Under pandemien ble Massive deretter tvunget til å finne en måte å signere NDAer og kontrakter på eksternt.
Det var på dette tidspunktet HR-administrasjonsleder, Martina Gebert Andkvist og vår innkjøpsspesialist, Josefin Enertz, kom opp med idé å skalere opp bruken av Scrive til ikke bare å dekke studioet og HR, men også prosjektene, og dette ble senere godkjent av teamet som eide prosessen fra begynnelsen.
Før beslutningen ble tatt om å jobbe med Scrive undersøkte de også andre alternativer for å sørge for å dekke alle aspekter ved å jobbe digitalt med kontrakter og NDAer. I løpet av den tiden så de på alternativer, men til slutt var det mer fordelaktig å fortsette med Scrive.
For Massive Entertainment brukes eSign Online for generell bruk for å sende kontrakter og NDAer. Den brukes av alle grupper som har dette behovet, fra mottak og økonomi til HR og prosjektene. Standardbruken for å sende en eller et par NDAer brukes direkte i eSign Online eller ved å bruke massesendingen hvis det er et høyere antall dokumenter som skal sendes ut.
API-implementeringen skjedde senere. stadium da nye retningslinjer og prosesser var implementert og eierskapet ble overført til prosjektene for å håndtere deres egne NDAer. Med en økning i antall dokumenter som ble sendt, begynte teamet å miste oversikten over hvem som hadde signert hva og når.
De begynte å bruke en SharePoint-nettliste for å spore hvem som skulle motta NDA og om den ble signert eller ikke. For å kunne gjøre denne prosessen smidig opprettet de et Microsoft-skjema som ble koblet til SharePoint-listen deres, slik at folk kunne be om NDAene sine direkte i skjemaet. Denne prosessen gjorde det lettere å spore innkommende numre, men også å ha en katalog over hvem som har signert den historisk. Men det var fortsatt rom for forbedring.
Som tidligere nevnt, var en stor faktor i denne beslutningen å spare tid. Det ble brukt for mye tid på å sende og administrere NDAer, og det påvirket daglige oppgaver knyttet til store prosjekter. Å kunne bruke Scrive API for å automatisere NDA-prosessen, og integrere Power Automate og SharePoint direkte i signeringsprosessen.
Denne løsningen gjorde det mulig for folk å be om NDAer og enkelt sende dem ut som samt automatisere en e-post til forespørselen med statusen til NDA. Når den er signert, oppdaterer Scrive listen som distribuerer en e-post til forespørselen som forteller dem at den nå er signert. Dette sikrer at det brukes mindre tid på å håndtere NDAer og mer tid frigjøres til å jobbe med prosjekter.
“Min rolle var aldri ment å være administrativ angående papirarbeid og NDAer. Men den måtte håndteres av et prosjekt, og derfor havnet den på bordet mitt siden jeg var ansvarlig for tilgangsadministrasjon og infrastrukturen vår. Ved å bruke automatiseringer, Microsoft og Scrive API klarte vi for å spare tid brukt på admin og NDAer for å komme tilbake til å fokusere på prosjektene våre i stedet. Vi sparte timer over en varighet på et par måneder, hver iterasjon forbedret måten å jobbe på og sparte mer tid.”
Torbjörn Andersson – Samarbeidsverktøyspesialist, Massive Entertainment
Massive Entertainment klarte å barbere bort nesten 50 % av tidsbruken selv når løsningen bare var delvis implementert. For øyeblikket bruker de rundt 1 min per sak som er å verifisere at rett person får rett mal og flyten sender NDAene i løpet av sekunder.
Som man kan forvente for en stor aktør i spillindustrien, spiller NDAer en stor rolle i Massives daglige drift. Å jobbe med noen av de mest kjente åndsverkene i verden, inkludert Star Wars og Avatar, i tillegg til å ønske å opprettholde overraskelseselementet for spillere, kan ikke overvurdere viktigheten av NDAer.
Det finnes så mange bevegelige deler også, folk som besøker studioet, jobber med prosjektet eller til og med bare noen som kan få mer informasjon om prosjekter via en presentasjon, noe som gjør prosessen med NDAer til en virkelig hjørnestein i kunnskapsdeling internt så vel som eksternt.
Men å sende ut hundrevis av avtaler samtidig for å signere er et stort prosjekt, og Massive innså raskt at prosessen deres var for manuell og involvert. Ikke bare sender avtalene, men sporer dem og svarer på individuelle forespørsler med statusoppdateringer. Med papirbaserte prosesser ga arkivering også sine egne utfordringer.
Ved å bruke en blanding av eSign Online og API, er Massive Entertainment i stand til å fokusere utelukkende på å skape engasjerende, prisvinnende videospill elsket av spillere over hele verden, og minimere de administrative oppgavene som tidligere tok betydelig tid .
"Vi brukte så mye tid på å håndtere NDAer at det forstyrret vårt daglige arbeid. De som håndterer NDAene gjør dette på toppen av sitt daglige arbeid og har svært begrenset tid. Med NDAene måtte vi droppe alt annet hvis vi fikk en stor forespørsel, noen ganger hundrevis av NDAer å sende om gangen!"
I Scrive får du mer enn bare én kontaktperson, du får raskt et team med folk klare til å bistå deg med dine behov. Fra Account Manager til teknisk support. De er alle veldig ivrige etter å hjelpe og komme med forbedringer eller ideer.
Med tiden brukt på NDAer halvert, frigjøres enormt mye tid til å fokusere på daglig arbeid og større prosjekter.
eSign Online er Scrive elektroniske signaturportal. E-signering er raskt i ferd med å bli standarden i en stadig mer digital verden. Bruk elektroniske signaturer i forretningsprosessene dine.
Integrer sømløst den fulle kraften til Scrive brukervennlige og sikre eSign API, guidet hvert steg på veien av Scrive ekspertstøtteteam.
Be om et møte slik at du kan fortelle oss hva du prøver å løse, så kan vi se på hvordan Scrive kan strømlinjeforme forretningsprosessene dine og gi verdi til organisasjonen din.
