GlobalConnect: Digitalisera bredbandskontrakt

Papperskontrakt – “en dålig lösning”

För att få kabel installerad i ett hem måste ägaren skriva på ett kontrakt. Eftersom kabeln kan gå genom flera fastigheter måste var och en av dessa markägare skriva på ett separat kontrakt och vart och ett av dessa kontrakt innehåller enskilda delar av information och en unik karta. Eftersom uppdateringar av avtalsvillkoren är vanliga kan ett kontrakt existera i så många som sex versioner.

Innan Scrive partner Columbus klev in för att hjälpa till var kontraktsprocessen ett krångel: Papperskontraktet skulle skickas till en kund, säg i Arjeplog, där det förhoppningsvis skulle undertecknas men en påminnelse skulle ofta behöva skickas. Ägaren skulle sedan skicka tillbaka det till det relevanta lokala kontoret.

Redovisningsavdelningen skulle vilja ha en kopia, så kontraktet skulle skannas och skickas till redovisning och kundtjänst. Grävmaskinisten i Arjeplog skulle då få en kopia och äntligen kunna sätta igång.

Eftersom processen ibland tog flera veckor kunde omständigheterna förändras. Kontraktet skulle behöva justeras och grävmaskinen kan mycket väl ha börjat gräva innan misstag hade upptäckts. Detta kan då vara början på en lång och kostsam process för att hantera avvikelsen.

Columbus hade lösningen: Scrive och M-Files

Allt började med M-Files, en lösning för dokumenthantering som ger GlobalConnect fullständig versionskontroll vilket innebär att rätt personer får tillgång till rätt dokument. Hans förklarar: ”Det var ett digitalt lyft. M-Files enbart hade varit en revolution för oss, och när Columbus föreslog Scrive såg vi direkt att detta var vårt nästa steg.”

Scrive elektroniska signaturlösning är både säker och skapar en bättre kundupplevelse. Kombinationen av M-Files och Scrive synkroniserar dokumentflödet och kunden kan skriva under samma dag. I samma ögonblick blir kontraktet tillgängligt för redovisning och kundtjänst.

Resultaten överträffar förväntningarna
GlobalConnect hade förväntat sig att de skulle få fördelar som ökad hastighet och större effektivitet och resultatet blev ca. 80 timmar sparade per vecka! Vad de dock inte förväntade sig var de ytterligare positiva effekterna. Högre säkerhet och snabbhet hjälper personalen att känna sig säkrare i processen, och det minskar stressnivåerna. Kundrelationerna förbättras tack vare snabbare service och färre misstag, och produktiviteten går upp.

Hans Enston tror att implementeringen av M-Files gick så sömlöst eftersom Columbus lyssnade på deras behov och kunde presentera den rätta lösningen från början. Scrive lösningen var inte en del av GlobalConnects ursprungliga order, men det var här Columbus proaktivt gick in.

Hans Enston förklarar: “De presenterade den bästa lösningen för oss och kunde installera det på nolltid. Vi fick avkastning på vår investering, i tid och pengar, på bara några månader. Columbus hjälper oss att få ännu fler fördelar än vi först hade föreställt oss.”

Digital tjänst stärker varumärket
Hans Enston beskriver papperskontrakt som ett minne blott. Företaget gör färre misstag, har nöjdare kunder, nöjdare medarbetare och bättre lönsamhet. Sist men inte minst har det helt klart en hållbarhetspåverkan.

“Jag kan inte komma på en enda nackdel”, säger Enston. “Alla i vårt företag bara älskar det. På GlobalConnect digitaliserar vi Sverige, så att arbeta digitalt med kunderna är naturligt i linje med vårt varumärke. Digitala kontrakt är en del av kundupplevelsen.”