KIA: Effektiviserad onboarding och avtalshantering
Genom samarbetet med Scrive och Sweet har Kia digitaliserat ramavtalsprocessen för deras svenska återförsäljare.
Om KIA
Kia Corporation grundades 1944 och är Koreas äldsta tillverkare av motorfordon. Idag är de en del av Hyundai Motor Group som är världens femte största fordonstillverkare.
Kia effektiviserar sin onboarding och avtalshantering med digitala webbflöden
Genom samarbetet med Scrive och Sweet har Kia digitaliserat ramavtalsprocessen för deras svenska återförsäljare, minskat administrationen avsevärt, förkortat ledtiderna från veckor till endast en dag samt skapat en bättre kundupplevelse.
Utmaning
Kia var i behov av att effektivisera hanteringen av ramavtal för sina många återförsäljare runt om i Sverige. Att skapa avtal med B2B-kunder var en manuell process som innebar flera tidskrävande moment med datainsamling från flera olika ställen och underskrifter från flera olika parter med tillhörande ledtider i postgång. Det saknades en tydlig överblick över avtalsstatus och informationshämtningen var en lång process med flera manuella steg, dessutom med utrymme för manuella fel i avtalen.
Lösning
Utgångspunkten var att underlätta informationshanteringen och att skapa en snabb och smidig onboarding för B2B-kunder med ett automatiserat avtalsflöde. Tack vare Sweet Digital Forms kan nu alla Kias återförsäljare genomföra hela onboarding och avtalsprocessen från start till slut, allt i ett och samma digitala flöde.
I webbflödet integreras business intelligence-funktioner och tack vare automatiserad informationshämtning visas data, till exempel kring bolagets koncernstruktur, i realtid utan manuell inmatning. Detta ger återförsäljarna all data de behöver för varje unik affär. När all nödvändig information är på plats skapas signeringsflödet genom Scrive som sedan kan följas i realtid och skickas i rätt ordning till respektive part.
Resultat
Genom samarbetet med Scrive och Sweet har Kia betydligt kortade ledtider för avtalsignering och avtalsansvariga på Kia Sverige spar flera timmar varje vecka i minskad administration. I teorin kan ett avtal signeras på ett par minuter men realistiskt sett sker en signering på cirka 24 timmar. Detta jämfört med att det tidigare tog flera veckor när avtal administrerades manuellt och skickades med postgång. Kortare ledtider har även uppnåtts i bilaffären där ett nytt eller uppdaterat ramavtal ofta är en förutsättning för att kunna beställa ny bil. Som ett resultat av det automatiserade flödet har man även kunnat minimera manuell inmatning av data och på så sätt minskat de manuella fel som tidigare låg på över 10%.
