Observera: Denna sida är maskinöversatt och avvikelser kan förekomma. Vänligen se orginalversionen på den länk som tillhandahålls. Scrive ansvarar inte för eventuella översättningsfel.
Med Scrives hjälp kunde Massive Entertainment, en Ubisoft-studio, digitalisera sina NDA-processer och minska administrationen med 50%.
grundat 1997 och en del av Ubisoft-familjen sedan 2008, Massive Entertainment – a Ubisoft Studio är en världsledande spelstudio baserad i Malmö, Sverige. Massive Entertainment tog med den rekordstora nya IP Tom Clancy’s The Division® till spelare över hela världen 2016. Spelet blev snabbt det snabbast sålda spelet i Ubisofts historia. Spelet spelade också en nyckelroll i skapandet av den interna motorn Snowdrop, som idag används i Ubisofts studior runt om i världen.
Med lanseringen av Tom Clancys The Division® 2 2019 bevisade studion återigen sin expertis och innovation, vilket gjorde att Tom Clancys The Division-franchise kunde bli ett miljardvarumärke och nå över 40 miljoner spelare över hela världen.
Massive Entertainment leder för närvarande utvecklingen av Avatar™: Frontiers of Pandora som utspelar sig i James Camerons framstående filmserie Avatar™ och samarbetar med Disney och Lucasfilm Games om Star Wars™ Outlaws.
NDA hanterades från början av Massives mottagning men det blev snabbt en oöverstiglig uppgift så det flyttades till deras projektteam. Men med den stora mängden avtal de var tvungna att skicka, spiralerade det snabbt ut ur kontroll också.
Dessa skickades ut via e-post eller Teams och problem uppstod snabbt, med ofullständiga avtal som kom tillbaka, saknades eller fylldes i med felaktig information, vilket gjorde den redan tidskrävande processen till ett ännu större krångel. Det blev tydligt att Massive behövde en annan lösning för detta.
Under 2018 började Massive Entertainment HR-avdelning använda Scrive för anställningskontrakten. Under pandemin tvingades Massive sedan hitta ett sätt att underteckna NDA och kontrakt på distans.
Det var vid denna tidpunkt som HR-administrationschefen, Martina Gebert Andkvist och vår inköpsspecialist, Josefin Enertz, kom på idé att skala upp användningen av Scrive för att inte bara täcka studion och HR utan även projekten och detta godkändes senare av teamet som ägde processen från början.
Innan beslutet togs att arbeta med Scrive undersökte de även andra alternativ för att se till att täcka alla aspekter av att arbeta digitalt med kontrakt och NDA. Under den tiden tittade de på alternativ men i slutändan var det mer fördelaktigt att fortsätta med Scrive.
För Massive Entertainment används eSign Online för allmän användning för att skicka kontrakt och NDA. Den används av alla grupper som har detta behov, från reception och ekonomi till HR och projekten. Standardanvändningen för att skicka en eller ett par NDA:er används direkt i eSign Online eller genom att använda masssändningen om det finns ett större antal dokument som ska skickas ut.
API-implementeringen skedde senare skede när nya policyer och processer hade implementerats och ägandet överfördes till projekten för att hantera sina egna NDAs. Med en ökning av antalet skickade dokument började teamet tappa reda på vem som hade skrivit på vad och när.
De började använda en SharePoint-onlinelista för att spåra vem som skulle få NDA och om den var undertecknad eller inte. För att kunna göra denna process smidig skapade de ett Microsoft-formulär som kopplades till deras SharePoint-lista så att folk kunde begära sina NDA:er direkt i formuläret. Denna process gjorde det enklare att spåra de inkommande numren men också att ha en katalog över vem som historiskt har skrivit under den. Men det fanns fortfarande utrymme för förbättringar.
Som nämnts tidigare var en stor faktor i detta beslut att spara tid. För mycket tid ägnades åt att skicka och hantera NDA och det påverkade dagliga uppgifter relaterade till stora projekt. Att kunna använda Scrive API för att automatisera NDA-processen, integrera Power Automate och SharePoint direkt i signeringsprocessen.
Denna lösning gjorde det möjligt för människor att begära NDA och att enkelt skicka ut dem som samt automatisera ett e-postmeddelande till förfrågaren med status för NDA. När den är undertecknad uppdaterar Scrive listan som distribuerar ett e-postmeddelande till förfrågaren som låter dem veta att det nu har undertecknats. Detta säkerställer att mindre tid läggs på att hantera NDA och mer tid frigörs för att arbeta med projekt.
“Min roll var aldrig avsedd att vara administrativ när det gäller pappersarbete och NDAs. Men den behövde hanteras av ett projekt och därför hamnade den på mitt bord eftersom jag var ansvarig för åtkomsthantering och vår infrastruktur. Genom att använda automatiseringar, Microsoft och Scrive API hanterade vi för att spara tid på admin och NDA för att komma tillbaka till fokus på våra projekt istället. Vi sparade timmar under ett par månader, varje iteration förbättrade vårt sätt att arbeta och sparade mer tid.”
Torbjörn Andersson – Collaboration Tool Specialist, Massive Entertainment
Massive Entertainment lyckades raka bort nästan 50 % av tiden som spenderades även när lösningen endast delvis implementerades. För närvarande spenderar de cirka 1 min per ärende, vilket är att verifiera att rätt person får rätt mall och flödet skickar NDA:erna på några sekunder.
Som man kan förvänta sig för en stor aktör inom spelindustrin spelar NDA:er en stor roll i Massives dagliga verksamhet. Genom att arbeta med några av de mest kända immateriella rättigheterna i världen, inklusive Star Wars och Avatar, samt att vilja behålla överraskningsmomentet för spelare, kan vikten av NDA:er inte överskattas.
Det finns så många rörliga delar också, människor som besöker studion, arbetar med projektet eller till och med bara någon som kan få mer information om projekt via en presentation, vilket gör processen med NDAs till en riktig hörnsten i kunskapsdelning internt såväl som externt.
Men att skicka ut hundratals avtal på en gång för att underteckna är ett stort projekt och Massive insåg snabbt att deras process var för manuell och involverad. Inte bara skicka avtalen utan spåra dem och svara på enskilda förfrågan med statusuppdateringar. Med pappersbaserade processer innebar arkivering också sina egna utmaningar.
Genom att använda en blandning av eSign Online och API kan Massive Entertainment fokusera helt på att skapa engagerande, prisbelönta videospel som älskas av spelare över hela världen, vilket minimerar de administrativa uppgifterna som tidigare tog avsevärd tid .
"Vi tillbringade så mycket tid med att hantera NDAs att det störde vårt dagliga arbete. De som hanterade NDAs gör detta utöver sitt dagliga arbete och har mycket begränsad tid. Med NDAs behövde vi släppa allt annat om vi fick en stor begäran, ibland hundratals NDAs att skicka åt gången!"
I Scrive får du mer än bara en kontaktperson, du får snabbt ett team av människor redo att hjälpa dig med dina behov. Från Account Manager till Teknisk support. De är alla väldigt ivriga att hjälpa och komma med förbättringar eller idéer.
Med tiden som ägnas åt NDA:er halverad frigörs enormt mycket tid för att fokusera på det dagliga arbetet och större projekt.
eSign Online är Scrive elektroniska signaturportal. E-signering håller snabbt på att bli standard i en allt mer digital värld. Använd elektroniska signaturer i dina affärsprocesser.
Sömlöst integrera den fulla kraften i Scrive lättanvända och säkra eSign API, vägledd varje steg på vägen av Scrive expertsupportteam.
Begär ett möte så att du kan berätta för oss vad du försöker lösa, så kan vi titta på hur Scrive kan effektivisera dina affärsprocesser och tillföra värde till din organisation.
