Volkswagen Group: Digitalisering av komplexa processer

Processerna i både den interna verksamheten och återförsäljarnätverken digitaliserades och minskade administrationen samtidigt som kundupplevelsen förbättrades.

50%

Mindre administrationstid

Alla dokument har digitaliserats och administrationen har centraliserats och förenklat

400.000

Avtal undertecknas varje år

Sedan Scrives lösning infördes har Volkswagen rullat ut den till nästan alla sina återförsäljare i Sverige och gjort det möjligt för dem att centralisera sin administration och eliminera i stort sett alla fel i processen.

"Om vi inte hade samarbetat med er skulle vi ha fastnat med en process som inte alls hade uppfyllt kundernas krav eller förväntningar."

Alexander André, Manager Business & System Development Sales, Volkswagen Group Sverige AB

Volkswagen samarbetade tidigare med sina återförsäljare via papper. Varje gång en bil hade sålts så var återförsäljaren tvungen att skicka papperskopior till huvudkontoret för att få betalt.

Detta var inte bara en långsam process, utan avtal gick också förlorade eller var tvungna att skickas tillbaka flera gånger för att rätta till fel. Detta kunde till och med kräva att kunderna var tvungna att återvända till återförsäljaren för att fylla i ytterligare information, vilket inte är ett idealiskt scenario eller en bra kundupplevelse.

Nästa steg var att gå från att posta papperskopior till att skanna dem men problemen med fel i avtalen kvarstod, eftersom att ett avtal per papper inte meddelar dig om du har gjort fel när du fyllt i.

Ungefär 10 % av de skannade avtalen behövde skickas tillbaka minst en gång och med tanke på att 400 000 avtal tecknas mellan VW:s olika återförsäljare varje år så är det ungefär 40 000 avtal som drabbades av dessa förseningar.

Utöver dessa förseningar visste VW att de var tvungna att uppdatera sina processer för att kunna hålla jämna steg med kundernas förväntningar. Alexander André, chef för affärs- och analysverksamhet, säger: “Om vi inte hade samarbetat med er skulle vi ha fastnat med en process som inte alls hade uppfyllt kundernas krav eller förväntningar.”

Papperslöst innebär felfritt
Av de 400 000 avtal som undertecknas varje år har 10 % tidigare skickats tillbaka med fel. Med den nya processen på plats är detta inte längre fallet.

Bättre upplevelse för återförsäljare och kunder
Den nya processen bidrog inte bara till att centralisera och därmed minimera den administrativa tiden, utan påskyndade också leverans och betalning för alla parter.

Interna processer
När Volkswagen Group såg fördelarna med Scrive hittade de många användningsområden internt för att effektivisera processerna i hela organisationen.

"Det faktum att ni hade API:t öppet och tillgänglig visade mig att ni trodde på det och inte hade något att dölja."

Ulrik Persson, CDO, Volkswagen Financial Services

Lösningen

Volkswagen Group behövde en partner som kunde hjälpa dem att automatisera komplexa processer till förmån för kunder, återförsäljare och anställda.

Initialt var Scrive en av flera leverantörer som övervägdes för att hjälpa till att automatisera och effektivisera VW:s finansierings- och försäljningsprocesser, men några nyckelfaktorer bidrog till att det blev ett enkelt val.

En av dem var det öppna API:t som gjorde det möjligt att integrera lösningen helt och hållet. En annan var beviskvaliteten, en faktor som VW:s juristgrupp betonade starkt, liksom Scrives förmåga att begränsa potentiella bedrägerier med digitala signaturer som säkras av blockchain och eID-verifiering. På en mindre teknisk nivå nämnde både Alexander André och Ulrik Persson att kommunikationen och relationen med Scrives team spelade en viktig roll för beslutet.

Integrationen av Scrives teknik har inte bara gjort det möjligt för VW att bättre betjäna sina kunder, utan den används också för interna processer. Detta inkluderar ett initiativ inom Skoda för att erbjuda cyklar till sin personal samt andra dagliga processer. Ulrik berättar också att Scrives team har varit avgörande för att tillhandahålla utbildning för alla som behövde det för att säkerställa att lösningarna antogs fullt ut på alla nivåer.

Så fungerar det:

När en kund vill köpa en bil eller ansöka om finansiering är avtalet nu helt digitalt. Det var viktigt för VW att digitalisera hela processen för att erbjuda en enhetlig process och en bra kundupplevelse. Exempelvis, om en kund vill överföra sitt avtal till någon annan tar det nu en dag i stället för flera veckor som det gjort tidigare.
De digitala formulären tillåter inte att du går vidare utan att fylla i all nödvändig information, vilket eliminerar felprocenten som fanns tidigare med pappersavtal.
För att garantera säkerheten och beviskvaliteten möjliggör processen en e-legitimationskontroll av de undertecknande parterna, exempelvis genom BankID. Detta är särskilt viktigt för finansieringssidan och i händelse av att ett avtal tas upp i domstol.
Med denna digitalisering kunde återförsäljare med flera kontor centralisera sin administration, vilket halverade den tid som krävdes för att behandla varje enskilt avtal.

Effektivitet, säkerhet och en bättre kundupplevelse

Genom att använda Scrives lösningar för både verifiering och e-signering kunde Volkswagen inte bara minimera fel och bli av med papper i sina processer, utan också minska administrationstiden och effektivisera både interna och kundrelaterade processer.

Volkswagen Groups lösning

eSign API

Integrera kraften i Scrives lättanvända och säkra eSign API och få vägledning av Scrives expertteam för varje steg på vägen.

Utforska eSign API

Boka en demo

Boka ett möte med oss för att se hur Scrive kan hjälpa dig att effektivisera era processer och skapa värde för din organisation

Relaterade kundcase