Digitalisation - Hvad er digitalisering?

Hvad er digitalisering?
Denne grundlæggende trend giver virksomheder store muligheder. Vejen mod digitalisering er dog belagt med udfordringer. I denne artikel vil vi introducere jer til: hvad er digitalisering, og hvad det kan betyde for jeres virksomhed.

I vil lære om:

• Forskellen mellem digitalisering, digitisering og digital transformation.
• Hvad digitalisering kan betyde for jeres virksomhed.
• Hvordan vejen mod digitalisering kan se ud.
• Hvor I bør starte jeres digitaliseringsproces.

Vi kommer også ind på:

• Introduktion til digitalisering (definitionen af nøglebegreber og forskelle derimellem).
• Digitalisering i erhvervslivet (årsager, fordele, ulemper og udfordringer).
• Hvordan man kommer i gang med digitalisering (strategi, køreplan, hvordan kommer man i gang).
• FAQ

Hvad er digitalisering?

Digitalisering er inkorporering af digitale teknologier i forretningsmæssige/sociale processer med en hensigt om at forbedre dem.

Digitalisering er transformerende. Det ændrer den måde, virksomheder interagerer med deres kunder på, og ofte deres indtægtsstrømme.

For tydeligt at definere digitalisering er det nødvendigt først at se på digitisering. Nogle blander de to koncepter sammen og tillægger dem samme betydning. De er dog ret forskellige.

Digitisering er processen med at konvertere fysiske data til digitale data. Scanning af en rapport er et godt eksempel derpå.

 

Hvad er forskellen mellem digitalisering og digitisering?

Forskellen mellem de to koncepter er indlysende. Digitalisering har en positiv klang. Digitisering, derimod, er neutral. Ikke desto mindre er det en forudsætning for digitalisering.

Digitisering er den ganske mekaniske proces med at “omsætte” fysiske data til et digitalt format. Digital information består at ettaller og nuller. I sagens natur kan de ikke ændres. De kan også sendes uden tab undervejs. Digital information er det, som kommunikationsnetværk verden over bruger, opbevarer og håndterer.

Digitalisering, derimod, gør brug af digitiseret information til at forbedre processer.

At indtaste et essay, så det bliver et digitalt dokument, er digitisering. At stille det indtastede dokument til rådighed for brug via en cloud er digitalisering. Konceptet med digitalisering som en modpol til digitisering er forkert. De to begreber komplementerer hinanden.

 

Digitalisering vs. Digital transformation

Digital transformation er den ultimative konsekvens af digitalisering. Ligesom digitalisering stammer fra digitisering, ligeledes stammer digital transformation fra digitalisering.

Den fuldstændige transformation af en branche vha. digitalisering er det perfekte eksempel på digital transformation. Læs mere om digital transformation her.

Digitaliseringsbølgen, som blev indledt med internettet, har disruptet mange brancher. Reklamebranchen er et godt eksempel. I gamle dage var en lidt “tilfældig” tilgang annoncørens bedste lod. Nu findes der nøjagtige statistikker for, hvordan brugerne engagerer sig i indhold, og hvordan annoncer konverterer.

Det samme gælder e-mails. Dem, der sender e-mails, kan se, hvem der åbner deres meddelelser, og hvordan modtageren læser indholdet.

Med internettet har hele verden forandret sig. Decentraliseret samarbejde har åbnet for muligheder, man tidligere kun drømte om.

 

Digitaliserings definition?

Konceptet dækker mange forskellig områder inden for brug/indvirkning.

• At opdatere en forretningsmodel med indførelse af digitalisering er en fælles opgave. Målet med en sådan proces er at opnå ekstra værdi ved indførelse af nye teknologier.
• Indførelsen af digital teknologi til at forbedre industrielle processer. Den positive indvirkning af denne form for brug er måske den mest tydelige. Den medfører energibesparelser, bedre produkter osv.
• Digitalisering har fremmet forbedringer inden for kommunikation og informationsteknologi. De medfølgende ændringer har været transformerende for verden.
• Digitisering og digitalisering af alt, der er egnet til det i processen, i det daglige liv.
• Digitalisering kan også henvise til processen med at omdanne analoge oplysninger til ettaller og nuller. Som nævnt kaldes denne proces digitisering, men nogle personer sammenblander de to koncepter.

Digitalisering i organisationer og virksomheder

Når det handler om virksomheder og organisationer, er tilgangen til digital transformation fortsat reaktiv. De fleste organisationer forsøger at være på omgangshøjde. De indfører nye teknologier for at forblive konkurrencedygtige og være relevante. I langt de fleste tilfælde handler det ikke om innovation.

Ifølge Couchbase synes 86 % af organisationerne ikke, at digital transformation har været nem. Problemer, der blev indberettet i undersøgelsen, som der linkes til, omfatter reducerede forventninger, forsinkelser og deciderede fejl.

På trods af den dystre succesrate vinder digitaliseringsprojekter momentum. Flere og flere ledere ser potentialet ved digital transformation.

 

Årsager til digitalisering – Hvorfor digitalisering er vigtig

Fra fugleperspektiv er de potentielle fordele ved digitalisering tydelige. Bedre arbejdsflow, øget effektivitet, bedre produkter og helt nye tjenester er en fast bestanddel af processen. Fra disse fordele kommer andre, såsom øget konkurrenceevne.

Udover de nævnte fordele vil behørigt digitaliserede virksomheder også opleve:

• Nye kundetilførselskanaler.
• Forbedrede arbejdsbetingelser og øget medarbejderfastholdelse.
• Forbedret beslutningstagning.
• Øget vilje til innovation.
• Bedre teamwork.

Ved nærmere øjekast er de årsager, virksomhedsledere angiver som baggrunden for digitalisering, fuldstændig anderledes. De fleste baserer sig på frygt for at gå glip af noget.

• De fleste af dem er bange for, at deres organisation vil komme bagud.
• De frygter, at deres virksomheder vil miste relevans i markedet.
• • Nogle frygter, at deres it-medarbejdere vil skifte job til mere innovative virksomheder.
• Mange er også bange for at miste ansatte fra andre afdelinger, ifølge Couchbase.

Fordele og ulemper ved digitalisering (konsekvenser af digitalisering)

Fordelene ved digitalisering opvejer i høj grad ulemperne. Nogle af disse fordele er:

• Bedre produktionsprocesser.
• Produkter leveres hurtigere til markedet.
• Reducerede reaktionstider ved kundefeedback.
• Forbedret indsigt.
• Hele leverandørkæder kan drage fordel af end-to-end-integration.
• Lavere produktionsomkostninger.

I den anden ende af spektret er ulemperne meget mindre. En dårligt implementeret digitalisering har dog stadig nogle faldgruber. Disse kan være:

• Forbedring af brugeroplevelsen til det punkt, hvor den digitale transformation ødelægger den økonomiske rentabilitet. Processen skaber høj værdi for kunderne og ingen for virksomheden.
• Fremme af en økonomi, hvor alt tilfalder vinderne, hvilket fører til monopolisme.
• Dårlig forståelse for økosystemer, hvilket skyldes digitalisering.
• Fuldstændigt at gå glip af dualiteten i processen.

Virksomheder kan håndtere sådanne problemer ved at vælge en pålidelig partner, såsom Scrive.com.

Eksempler på digitalisering

Teknologiens fremskridt sammen med ny lovgivning, der fastlægger rammer for digital handel, har gjort eID’er og digitale signaturer mulige og almindeligt udbredte.

– Scrive.com bruger denne teknologi til at levere løsninger til sine virksomhedskunder. Én løsning er vores POS e-signeringsløsning, som vi har leveret til Telenor i Norge. Via POS-terminaler med mulighed for eSign kan Telenors kunder underskrive kontrakter elektronisk.

Alle digitaliserede kontrakter opbevares i et virtuelt arkiv. Telenor Norge bruger et franchisesystem til sine butikker. Nu kan ledere og kundeservicemedarbejdere tilgå kontrakterne i alle butikker med et klik på en knap. Det har ført til hurtigere kundeservice, øget afsløring af svig og et meget bedre organiseret kontraktarkiv.

– Scrives eSign har vist sig at være en fantastisk løsning for onlinebanken Avanza. Før eSign kunne det tage banken op til en måned at onboarde en onlinekunde. Papirarbejdet skulle sendes frem og tilbage mellem de to parter med almindelig post.

Med eSign kan kunderne nu underskrive kontrakter online i stedet. Og til at overholde bankens sikkerhedskrav kan de bruge det svenske BankID, en variant af eID, der er integreret i Scrives tjeneste, til at verificere deres identitet. Avanzas digitaliseringsskub har medført en stigning på 120 procent i konverteringsraten på underskrevne dokumenter til elektronisk underskrevne dokumenter.

De samlede indlån steg med 20 procent. Onboardingtiden faldt med 72 procent. I samme tidsrum er antallet af konti firdoblet.

Avanzas brug af eSign er et fantastisk eksempel på digitalisering inden for banksektoren.

– Muligheden for at underskrive kontrakter digitalt med Scrive’s eSign Online-løsning har været fantastisk for Hässelby Blommor, som havde arbejdet med papirkontrakter i mere end 100 år! Digitaliseringen ændrede den administrative tid, der blev brugt på kundekontrakter, fra timer til sekunder!

At give kunder muligheden for at underskrive kontrakter digitalt og med det samme er en vinderstrategi. Fysiske kontrakter bliver nogle gange væk. Det betyder, at selv dem, der ønsker at underskrive, ikke får det gjort.

Indførelsen af eSign har fået den administrative tid, der blev brugt på kundekontrakter, til at falde fra timer til sekunder.

Hässelby Blommor har mere end 1.000 erhvervskunder i seks brancher, så det bliver hurtigt til noget!

I disse eksempler er fordelene ved digitalisering tydelige. Det er ikke kun en fornemmelse. Det er målbart.

Udfordringer

Ifølge Techrepublic er de udfordringer, der er forbundet med digital transformation, tydelige for de fleste organisationer.

• Kompleksiteten ved at implementere en helt ny teknologi.
• Mangel på ressourcer, hvad angår dygtige it-teknikere og undervisere.
• Fastholdelse af gammel teknologi. Hvis noget fungerer, hvorfor så ændre det?
• Mangel på kompetencer hos den eksisterende arbejdsstyrke. Selv om det er forudsigeligt, så er dette problem meget væsentligt.

Andre problemer kan være:

• Opgradering af arbejdsstyrken til at blive klar til digitalisering.
• Introduktion af nye, cirkulære forretningsmodeller.
• Fornyet fokus på økologisk og social bæredygtighed.
• Overgang til en digital økonomi og indbygge tillid i den.
• Tilpasning til virkeligheden med en digitaliseret økonomi, såsom decentraliseret samarbejde, fusion af det digitale og det fysiske, og bemyndigelse af personer.

Hvordan ved I, om I skal digitalisere jeres virksomhed?

Visse tegn fortæller jer, at det er tid til at digitalisere jeres virksomhed nu.

• I føler, at I har brug for at strømline den brugeroplevelse, I tilbyder. Usammenhængende processer har en tendens til at føre til dårlige brugeroplevelser(UX). Digitalisering håndterer dette problem på en effektiv måde.
• I har ingen klar idé om, hvordan I skal vækste jeres virksomhed fremadrettet. I den forbindelse skal I vide, at digital transformation er uundgåelig.
• I skal forbedre effektiviteten. At få valuta for pengene i stor skala ville være fantastisk.
• I ved ikke, hvordan man køber og håndterer data for at få mere ud af dem.
• Jeres hjemmeside er uaktuel og tjener næppe nogen funktion.
• Regneark er løsningen på de fleste problemer.
• Man bruger al for lang tid på at besvare mails.

Digitaliseringsstrategi

Digitalisering er uundgåelig. Idet man er nødt til at omfavne det, kan man ligeså godt gøre det af de rigtige årsager. Digitaliser jeres virksomhed på den rigtige måde og få noget ud af det. Ved at forfølge en fornuftig digitaliseringsstrategi er det muligt at afdække reelle behov og opnå reelle resultater.

Følgende tretrinstilgang er den lige vej til at indføre digitale teknologier i virksomheder.

• Det første trin er at udtænke en vision. Det er vigtigt, at I ved, hvad I ønsker at opnå med digitalisering. Før man fastlægger dette mål, skal man undersøge teknologier og digitaliseringsmønstre. Man skal finde det mønster, som passer bedst til behovene i jeres virksomhed. Jeres organisations digitale modenhed er også en faktor, når jeres mål skal fastlægges.
• Det andet trin er at flytte jeres digitalisering ind på det operationelle trin. Det vil sige at fastlægge behovet for ekspertise, sammen med hver eneste afdeling i virksomheden.
• Implementering af denne strategi er det sidste trin. Digitalisering bør koordineres tæt sammen med den planlagte udvikling af virksomheden.

Digitaliseringsproces – Hvordan kommer man i gang?

Når det handler om digitalisering inden for finansielle tjenesteydelser og digitalisering i erhvervslivet, er den eneste fejl, I kan gøre, ikke at gøre noget. Når det er sagt, så er det vigtigt, hvordan I kommer i gang med jeres digitaliseringsrejse. 

Sådan kommer man i gang med digitalisering

• Definér, hvad digital transformation vil betyde for jeres virksomhed. Selv hvis jeres mål er beskedne, så lad være med at springe dette trin over. Dette trin omfatter også at identificere digitaliseringsspor, som virkelig giver mening for jeres organisation. Bliv bevidst om, HVORFOR I ønsker at digitalisere.
• Gør digital transformation til jeres prioritet og kast jer ud i det.
• Sørg for, at ledelsen har købt idéen om digitalisering.
• Opret et team, der arbejder med digitalisering.
• Find ud af, hvad jeres brugere vil have, og lav en køreplan for brugererfaringer.
• Sørg for, at jeres digitaliseringsproces medfører bedre brugeroplevelser og anerkendelse fra brugerne.

Scrive.coms eSign-løsning er i den forbindelse et godt eksempel. Virksomheden kan stille og roligt komme i gang med digitalisering og oplever øjeblikkelige og væsentlige fordele. Disse fordele omsættes til brugeroplevelser samt til virksomhedens interne drift.

Hvordan ser en typisk digitaliseringsrejse ud?

I den virkelige verden støder de fleste virksomheder tilfældigvis på en løsning (såsom Scrives eSign), som løser et af deres længerevarende problemer.

Jo nemmere det er at implementere disse løsninger, jo mere sandsynligt er det, at virksomhederne går i gang med digitalisering.

Når løsningen er implementeret, og de første resultater viser sig, bliver digitaliseringen uigenkaldelig. En god startoplevelse gør virksomheder mere åbne for tanken om yderligere digitalisering.

Hvordan måler man digitalisering?

Digitalisering måles ved hjælp af key performance indicators (KPI’er). Virksomheder kan frit skræddersy KPI’er, så de opnår den bedst mulige måling af deres succes/fejl. Nogle populære KPI’er er:

– Brug. Hvor mange af jeres medarbejdere bruger de løsninger, der er introduceret ved brug af digitalisering? Hvis brugen er i nærheden af 90 procent, så vil jeres digitalisering sandsynligvis blive en succes.

– Detaljeret billede af brugen. Hvordan anvender brugerne jeres digitale værktøjer? Hvilke funktioner i disse værktøjer bruges for lidt? Hvad er de håndgribelige fordele ved brug?

– Antallet af processer, der udføres i jeres digitale værktøjer. Det vil give jer en fornemmelse for brugen samt relevans og udnyttelsesgrad.

– Produktivitetsændringer udsprunget af jeres digitale værktøjer.

– Øget omsætning, der kan tilskrives brugen af digitale værktøjer.