Onboarding:
Tildel medarbejdersignaturer til nye medarbejdere som en del af ansættelsesprocessen.
Medarbejdersignatur i MitID Erhverv – sådan administrerer du den
Medarbejdersignaturen i MitID Erhverv er nøglen til, at ansatte kan handle sikkert på virksomhedens vegne. Den bruges til at underskrive kontrakter, tilgå offentlige løsninger samt at sikre compliance med GDPR og eIDAS.
I denne guide gennemgår vi trin for trin, hvordan du administrerer medarbejdersignaturer lige fra opsætning af roller til onboarding, offboarding og tekniske faldgruber, du bør være opmærksom på.
Hurtigt overblik: Sådan administrerer du medarbejdersignaturer
- Start med at oprette de rigtige roller (administrator, underskriver, begrænset adgang).
- Sørg for at tildele medarbejdersignaturer tidligt i onboardingprocessen.
- Fjern straks adgangen ved offboarding.
- Sørg for, at dokumenter er i korrekt PDF-format, så signeringen lykkes.
- Overvåg brug og indførelse i de første måneder.
Hvad er medarbejdersignatur i MitID Erhverv?
En medarbejdersignatur er en slags digital identitet, der knytter en given medarbejder til virksomhedens MitID Erhverv-konto. Den er altså personlig, men bruges i en erhvervsmæssig kontekst til eksempelvis at:
- underskrive aftaler, kontrakter og HR-dokumenter
- identificere medarbejdere sikkert over for myndigheder og partnere
- få adgang til digitale erhvervsløsninger
Roller og rettigheder i signaturadministrationen
Virksomheder bør tidligt definere, hvem der får hvilke roller i signeringsprocessen. Det kunne se således ud:
- Administratorer – er ansvarlige for at opsætte signaturer, styre roller og vedligeholde systemet.
- Signeringsbrugere – er medarbejdere, der skal underskrive dokumenter.
- Begrænset adgang – dækker medarbejdere med login, men uden signeringsrettigheder.
“Vi ser ofte udfordringer, når virksomheder ikke får defineret roller klart fra starten. Det kan give unødvendige supporthenvendelser og frustration. En god adgangsstruktur er afgørende for adoption.”
Onboarding og offboarding af medarbejdere
En god proces for signaturstyring handler ikke kun om opsætning, men også om vedligeholdelse. Dette dækker især over:
Offboarding:
Fjern straks adgangen, når en medarbejder stopper i virksomheden.
Automatisering:
Integrér med HR- eller ID-systemer for at reducere fejl og forenkle processerne.
Tekniske faldgruber ved MitID Erhverv-signering
Selv når roller og rettigheder er sat korrekt op, kan dokumentformatet dog stadig skabe problemer.
“Når en PDF indeholder interaktive felter eller er krypteret, kan det skabe problemer ved signering. Vi håndterer dette ved at ‘flatte’ dokumentet, så alle felter konverteres til statisk indhold. Det gør signeringen stabil og pålidelig.”
— Jasmin Bina, Scrive
Sørg derfor for at bruge rene, ikke-krypterede PDF-filer uden skjulte lag for at undgå fejl af denne type.
Best practice for administration af medarbejdersignaturer
Disse er de absolut vigtigste opgaver, når det kommer til at administrere medarbejdersignaturer i MitID Erhverv:
- Kortlæg, hvilke medarbejdere der rent faktisk har brug for signatur.
- Brug “least privilege”-princippet, hvilket vil sige kun at give de nødvendige rettigheder.
- Overvåg brugen de første måneder for at sikre adoption.
- Lav interne guidelines for, hvornår privat MitID er utilstrækkeligt, og hvorfor erhvervsløsningen er nødvendig i den givne situation.
Konklusion
Medarbejdersignaturer i MitID Erhverv er helt afgørende for, at danske virksomheder kan agere både sikkert og effektivt digitalt. Med klare roller, gode processer for onboarding og offboarding samt teknisk forståelse, kan du undgå fejl og sikre høj adoption blandt medarbejderne.