Digitaalinen muutos
Yhä digitaalisemmassa maailmassa kyky ottaa käyttöön uutta tekniikkaa kuuluu selviytymisen perustaitoihin. Tämä koskee etenkin yrityksiä, sekä suuria että pieniä.
Tässä artikkelissa määritellään digitaalinen muutos ja tarkastellaan tärkeimpiä siihen liittyviä asioita, muun muassa:
- Miksi digitaalinen muutos on tärkeää. Digitaalisen muutoksen syyt sekä riskit ja hyödyt.
- Digitaalisen muutoksen strategiat. Tavoitteiden määrittäminen.
- Digitaaliseen muutokseen liittyvät haasteet. Alkuun pääseminen, tiekartan laatiminen ja tulosten mittaaminen.
- Kuka voi olla avuksi digitaalisen muutoksen toteuttamisessa?
Johdanto digitaaliseen muutokseen
Ensinnäkin digitaalinen muutos virtaviivaistaa liiketoimintaa. Se parantaa tuottavuutta, kohentaa käyttäjäkokemusta ja säästää kustannuksia. Joka ei pysty tarjoamaan näitä ylivoimaisesti parempia palveluja, jää väistämättä sivuun.
Toiseksi digitaalinen muutos avaa uusia tuottomahdollisuuksia. Se myös uudistaa tavan, jolla yritykset luovat arvoa asiakkailleen. Kehityksestä putoavat yritykset jäävät siksi yhä enemmän muista jälkeen. Digitaalisen muutoksen kello tikittää, eikä se jää odottamaan ketään.
Mitä on digitaalinen muutos?
Digitaalinen muutos tarkoittaa digitaalisen tekniikan käyttöä sisäisten prosessien, kulttuurin ja käyttäjäkokemuksen muuttamiseen omaksuttaessa uusia liiketoimintamalleja. Digitaalinen muutos linjaa yritykset markkinoiden ja liiketoiminnan vaatimuksiin digitaalisessa ajassa. Se on digitalisaation tulosta.
Mitä eroa on digitalisaatiolla ja digitaalisella muutoksella?
Yritystoiminnassa digitalisaatio kohdentuu yhteen prosessiin. Esimerkiksi laskutusprosessin automatisointi on digitalisaatiota. Tällainen muutos vaikuttaa liiketoimintatapaan ja etenkin helpottaa työntekijöiden tehtäviä. Se ei kuitenkaan vaikuta koko yritykseen.
Jos sama yritys digitalisoi useita muita toimintojensa puolia, siitä tulee uusi yritys. Tämä uusi yritys todennäköisesti säästää kustannuksia ja tarjoaa paremman käyttäjäkokemuksen ja nopeampia palveluja – se on digitaalisen muutoksen tehnyt yritys.
Lopulta tarpeeksi pitkälle vietynä digitaalinen muutos avaa yritykselle kokonaan uusia mahdollisuuksia ja tuottovirtoja. Jossain vaiheessa toiminta saattaa päätyä kokonaan toiselle polulle kuin ennen digitaalista muutosta.
Seuraavassa on arkinen esimerkki digitoinnin, digitalisoinnin ja digitaalisen muutoksen eroista.
Esimerkki digitoinnista
Otetaan esimerkiksi laaja kokoelma VHS-elokuvia. Jossain vaiheessa päätät siirtää ne kaikki digitaaliseen muotoon (.avi, .mp4 tai muu). Olet tällöin digitoinut kokoelmasi.
Esimerkki digitalisaatiosta
Toisessa vaiheessa kohti digitaalisuutta ostat esimerkiksi älytelevision. Siirrät kokoelmasi USB-tikuille ja katselet elokuvia ainoastaan uudella televisiollasi. Näin olet digitalisoinut tavan, jolla katselet elokuvakokoelmaasi.
Esimerkki digitaalisesta muutoksesta
Löydät älytelevisiosi kautta suoratoistopalvelun, jolla pääset katselemaan kaikkia kokoelmasi elokuvia ja muuta sisältöä. Pian käytätkin vain tätä palvelua viihteen katseluun. Sen kautta jäät koukkuun videoblogeihin ja peleihin. Nyt viihdetarpeesi ovat kokeneet digitaalisen muutoksen.
Digitaalinen muutos yrityksissä
Miksi digitaalinen muutos on tärkeä
Eri yrityksillä on eri syitä lähteä toteuttamaan digitaalista muutosta. Yleensä yhteinen tekijä on kuitenkin se, että digitaalinen muutos on välttämätön jokaisen yrityksen selviytymiselle tulevaisuudessa.
Muutos on liiketoiminnassa ainoa pysyvä asia, ja jokainen yritys tarvitsee sitä selviytyäkseen. Kehittyminen tarkoittaa tehokkaampia prosesseja ja uusia tapoja palvella asiakkaita. Tämä jatkuvan kehittymisen tarve saa useimmat yritykset kääntymään digitaalisen muutoksen puoleen. Yritykset eivät ryhdy kalliiseen ja riskialttiiseen muutokseen, koska se olisi muodikasta tai jännittävää, vaan koska se on edellytys niiden selviytymiselle.
Maailman nopeutumisen myötä jatkuvan kehittymisen tarve on yhä suurempi ja kiireellisempi. Vanguardin tietohallintojohtajan John T. Marcante, mukaan S&P 500 -indeksissä vuonna 1958 olleet amerikkalaiset yhtiöt pysyivät siinä keskimäärin 61 vuotta, mutta vuonna 2011 tämä luku oli enää 18 vuotta. Nyt indeksi tarkistaa mukana olijat kahden viikon välein.
Digitaalinen muutos on pitkän aikavälin investointi, ja yhä useampi johtaja tiedostaa tämän. Taitaville johtajille digitaalinen muutos tarjoaa esteiden sijasta mahdollisuuksia.
Yritysjohtajat voivat digitaalisen muutoksen edessä valita kolmesta vaihtoehdosta:
- Jää jälkeen
- Pysy muutosten tasalla
- Nouse johtajaksi
Digitaalisen muutoksen syyt
Salesforcen mukaan yrityksillä on useita syitä toteuttaa digitaalinen muutos.
- Kasvu ja skaalaaminen ovat kaksi tärkeintä tekijää. Yrityksen uudelleenjärjestäminen on yksi digitaalisen muutoksen kantavia voimia.
- Oikea asiakashallinta. Digitaalisessa ajassa asiakkaiden huomioväli on lyhyempi. Kuluttajat ovat tiedostavampia ja vaativampia, ja yritysten täytyy vastata näihin tarpeisiin.
- Miten digitaalinen muutos muokkaa markkinavoimia. Uudet nopealiikkeiset kilpailijat tulevat nykyisille markkinoille, ja samaan aikaan digitaalinen muutos on luonut uusia aloja.
- Uusien tekniikoiden integrointi. Internet, sosiaalinen media ja mobiilitekniikka ovat suuresti vaikuttaneet markkinoihin. Koneoppiminen, lohkoketjut ja esineiden internet tuovat todennäköisesti lisää muutoksia.
- Yrityskulttuurin muuttaminen. Kuten scrive.comin tapaukset osoittavat, digitalisaation tuoma kulttuurin muutos on usein merkittävä edistysaskel.
- Yrityksen tulevan kilpailukyvyn varmistaminen. Monille johtajille tämä on toiminnan tulevaisuuden turvaamista. Digitaalisen muutoksen toteuttaminenhan on pitkän aikavälin investointi. Oikein tehtynä se antaa yritykselle edun tulevaisuudessa.
- Toiminnan yksinkertaistaminen ja prosessien parantaminen. Tämä on digitaalisen muutoksen suorin ja välittömin hyöty yritykselle.
- Elämän jokaisen puolen digitalisaatio ajaa digitaalisen muutoksen läpi yritystasolla. Koko maailma ja talousjärjestelmä digitalisoituvat jatkuvasti. Jos yritys ei sopeudu, sillä ei ole paikkaa huomispäivän talouselämässä. Monissa maailman johtavista talouksista digitaaliset yritykset ovat jo kärkipaikoilla.
Digitaalisen muutoksen strategia
Huomioikaa seuraavat asiat laadittaessa tarpeisiinne sopivaa digitaalista muutosta:
Mikä olisi paras tapa yhdistää tekniikka ja liiketoiminta.
Mitkä tekniikat toimivat yrityksenne digitaalisen muutoksen selkärankana.
Eri suuntaukset ja trendit sekä alalla että sen ulkopuolella.
Mitä riskejä yrityksen johto on valmis ottamaan ennen digitaalista muutosta, sen aikana ja sen jälkeen.
Miten digitaalinen muutos todennäköisesti vaikuttaa tarjoamaanne asiakaskokemukseen.
Laatikaa tiekartta edellä mainittujen seikkojen perusteella ja määritelkää se yksityiskohtaisesti. Huomioikaa aikajana, odotukset, tehtävät, vastuut ja onnistumisen mittarit.
Mikä on digitaalisen muutoksen tavoite?
Digitaalisen muutoksen tavoite on arvon luominen. Tavoite saavutetaan parantamalla liiketoimintaprosesseja, käyttäjäkokemusta ja kustannustehokkuutta.
Cognizant.comin haastattelemien 2 000 yritysjohtajan mukaan digitaalinen muutos luo arvoa viidellä pääasiallisella tavalla:
- Nopeuttaa tuoton kasvua
- Nopeuttaa markkinoille pääsyä
- Lisää tuottavuutta yksittäisten työntekijöiden tasolla
- Parantaa asiakkaiden hankintaa ja pysyvyyttä
- Kohentaa kilpailukykyä
Miten päästä digitaalisen muutoksen alkuun?
Ensimmäinen askel kohti digitaalista muutosta on toiminnantarpeen tunnistaminen.
Useimmat yritysjohtajat olettavat olevansa tässä pitkällä kilpailijoiden perässä, mutta älkää lannistuko – koskaan ei ole liian myöhäistä tehdä oikeita ratkaisuja.
Myös näkemys yrityksenne jäämisestä jälkeen on todennäköisesti virheellinen, koska mediassa edelläkävijöiden saama suhteettoman suuri palstatila vääristää kuvaa.
Digitaalisen muutoksen riskit ja hyödyt
Digitaalisen muutoksen hyödyt ovat paljon suurempia kuin sen riskit. Useimmat riskit liittyvät digitaalisesta muutoksesta paitsi jäämiseen.
Hyötyjä ovat muun muassa:
- Käyttäjäkokemuksen parantaminen, myös personoidun ja liitetyn kokemuksen tarjoaminen
- Prosessien skaalattavuuden varmistaminen
- Tehottomuuden poistaminen, työntekijöiden tyytyväisyyden ja pysyvyyden parantaminen
- Lyhytaikaisen kilpailuedun hankkiminen
- Tekniikan sisällyttämisen yksinkertaistaminen
- Koko yrityksen virtaviivaistaminen
- Tulevien teknisten päivitysten joustavuuden varmistaminen, koska tekniikka kehittyy yhä nopeammin.
Näistä hyödyistä paitsi jääminen on jo itsessään suuri riski.
- Digitaalisesta muutoksesta paitsi jääminen tarkoittaa jälkeen jäämistä, mikä on kallista ja voi olla yrityksen kannalta jopa lopullinen virhe.
- Entisten prosessien ylläpitäminen maksaa yhä enemmän, koska vanhat järjestelmät eivät skaalaudu eivätkä ole yhtä tehokkaita. Pian ne ovat myös yhteensopimattomia kaikkien muiden kanssa.
- Umpimähkäinen digitaalinen muutos tuskin menestyy, mutta paljon rahan käyttö saamatta siitä hyötyä on ehdottomasti riski.
Digitaalisen muutoksen strategia
Huomioikaa seuraavat asiat laadittaessa tarpeisiinne sopivaa digitaalista muutosta:
- Tavoitteenne digitaaliselle muutokselle: tietäkää varmasti, minne olette menossa.
- Mikä olisi paras tapa yhdistää tekniikka ja liiketoiminta.
- Mitkä tekniikat toimivat yrityksenne digitaalisen muutoksen selkärankana.
- Eri suuntaukset ja trendit sekä alalla että sen ulkopuolella.
- Mitä riskejä yrityksen johto on valmis ottamaan ennen digitaalista muutosta, sen aikana ja sen jälkeen.
- Miten digitaalinen muutos todennäköisesti vaikuttaa tarjoamaanne asiakaskokemukseen.
Laatikaa tiekartta edellä mainittujen seikkojen perusteella ja määritelkää se yksityiskohtaisesti. Huomioikaa aikajana, odotukset, tehtävät, vastuut ja onnistumisen mittarit.
Mikä on digitaalisen muutoksen tavoite?
Digitaalisen muutoksen tavoite on arvon luominen. Tavoite saavutetaan parantamalla liiketoimintaprosesseja, käyttäjäkokemusta ja kustannustehokkuutta.
Cognizant.comin haastattelemien 2 000 yritysjohtajan mukaan digitaalinen muutos luo arvoa viidellä pääasiallisella tavalla:
- Nopeuttaa tuoton kasvua
- Nopeuttaa markkinoille pääsyä
- Lisää tuottavuutta yksittäisten työntekijöiden tasolla
- Parantaa asiakkaiden hankintaa ja pysyvyyttä
- Kohentaa kilpailukykyä
Miten päästä digitaalisen muutoksen alkuun?
Ensimmäinen askel kohti digitaalista muutosta on toiminnantarpeen tunnistaminen.
Useimmat yritysjohtajat olettavat olevansa tässä pitkällä kilpailijoiden perässä, mutta älkää lannistuko – koskaan ei ole liian myöhäistä tehdä oikeita ratkaisuja.
Myös näkemys yrityksenne jäämisestä jälkeen on todennäköisesti virheellinen, koska mediassa edelläkävijöiden saama suhteettoman suuri palstatila vääristää kuvaa.
Digitaalinen tiekartta
Miltä muutos tavallisesti näyttää?
Tyypillisessä digitaalisessa muutoksessa on kolme päävaihetta.
- Arvon määrittely
- Lanseeraus ja kiihdytys
- Skaalaaminen
Arvonmäärittelyvaiheessa otetaan ensimmäiset askelet, varmistetaan muun muassa esimiesten tuki ja asetetaan tavoitteet. Digitaalista muutosta ei voida aloittaa ilman ylempien esimiesten tukea. Tämän tuen täytyy näkyä muutokseen sijoitettuna rahana.
Lanseeraus- ja kiihdytysvaiheessa digitaalinen kulttuuri esitellään ja sitä vaalitaan. Tässä vaiheessa aloitetaan tiennäyttäjäprojektit ja nimitetään tiimit. Tiennäyttäjäprojektien onnistuminen on ehdottoman tärkeää. Tähän vaiheeseen kannattaa ottaa mukaan Scriven kaltainen ammattilainen. Tiennäyttäjäprojektit toimivat digitaalisen muutoksen seuraavien vaiheiden esimerkkeinä.
Skaalausvaiheessa uusi malli otetaan käyttöön ja osaamista lujitetaan. Tässä vaiheessa työntekijöiden taitoja täytyy vahvistaa, ja yritysjohdon tarvitsee ymmärtää IT-toimintojen strateginen arvo.
Digitaalisen muutoksen viitekehys
Digitaalinen muutos voi näyttää erilaiselta eri yrityksissä, mutta digitaalisissa muutoshankkeissa on joitakin yhteisiä tekijöitä. Seuraavat perusosat määrittelevät digitaalisen muutoksen viitekehyksen:
- Digitaalisen tekniikan integraatio
- Käyttäjäkokemus
- Työvoimaan liittyvät asiat
- Toiminnan ketteryyden parantaminen
- Yrityskulttuurin muuttaminen
Digitaalisen muutoksen roolit
Enterprisersproject.comin mukaan digitaalisessa muutoksessa toimitaan neljässä erilaisessa roolissa:
Yhdistäjät
Ihmiset, jotka yhdistävät IT-osaston muuhun organisaatioon.
Haastajat
Prosessin kriittiset arvioijat, jotka varmistavat sen todella täyttävän tavoitteensa.
Ketteryyden edistäjät
Ihmiset, jotka sekä sopeutuvat nopeasti että osaavat auttaa muita sopeutumaan muutokseen.
Navigoijat
Tiennäyttäjät – konsultit ja digitaalisen muutoksen palveluntarjoajat
Mistä aloittaa digitaalinen muutos?
Digitaalisen muutoksen pitäisi aina alkaa tavoitteen asettamisella. On myös välttämätöntä varmistaa, että esimiehiltä saadaan tarvittavaa tukea.
Sen jälkeen yritys voi hypätä muutosprosessin syvään päähän tai valita pehmeän laskun.
Scriven eSign-ratkaisu on yksi tapa aloittaa digitaalinen muutos. eSignin avulla käyttäjät voivat hallita kaikkia sähköisiä allekirjoitustarpeitaan yhdestä paikasta, jolloin integrointi sujuu lähes vaivattomasti.
Digitaalisen muutoksen ROI ja suoritusmittarit
Digitaalisen muutoksen kustannusten perustelu sijoituksen tuottoasteella ei ole helppoa prophet.comin tekemän kyselyn mukaan 69 prosenttia digitaalisen muutoksen johtajista piti sitä vaikeana.
Oikeiden suoritusmittarien avulla digitaalisen muutoksen onnistumista voi kuitenkin mitata.
Tähän tarkoitukseen käytettäviä suoritusmittareita ovat muun muassa:
Digitaalisen muutoksen skaalaaminen
Digitaalisen muutoksen kantava voima on kasvun tarve, minkä vuoksi skaalaaminen on välttämätöntä. Kasvua ei tapahdu, ellei digitaalisia tekniikoita skaalata organisaatiossa oikein.
Skaalaamisessa startupeilla ja pienyrityksillä on merkittävä etu. Niiden ei tarvitse hankkiutua eroon entisistä järjestelmistä, vaan niiden näkökulmasta skaalaamisessa on kyse resursseista. Siinä taas digitaaliset tekniikat tarjoavat paljon mahdollisuuksia.
Tällaiset yritykset voivat laajentaa henkilöstöresurssejaan hallinnoiduilla palveluilla, lisätä laskentatarpeitaan pilvipalveluilla ja lisätä tehokkuutta automaatiolla.
Suurten organisaatioiden täytyy keskittyä tehokkuuteen. Niille digitaalinen muutos tuo paljon enemmän muutoksia, koska niiden täytyy korvata entiset järjestelmät ja tekniikat.
Digitaalisen muutoksen haasteet
Miten vältetään yleisimmät sudenkuopat?
Digitaalinen muutos voi olla haastava, monimutkainen ja kallis prosessi, jossa on helppo mennä vikaan. Useimmat digitaalisen muutoksen haasteista ovat seurausta sen heikosta toteutuksesta muun muassa seuraavilla tavoilla:
Olemme täällä auttamassa
Oikea digitaalisen muutoksen konsulttiyritys voi auttaa kaikissa edellä mainituissa asioissa ja muissakin. Scrive tarjoaa tähän tarkoitukseen erinomaisia palveluja. Sen asiakastapaukset antavat tarkan kuvan tarjolla olevista mahdollisuuksista.
Se ei vain anna ratkaisuja, vaan keskittyy tekemään integraation ja omaksumisen mahdollisimman mutkattomaksi.