Digitaalinen ja sähköinen allekirjoitus: onko niillä eroa?

Niillä on ehdottomasti eroa! Siitä huolimatta termejä käytetään usein synonyymeinä. Asiaa sekoittaa sekin, että useissa kielissä niiden välille ei tehdä eroa. On kuitenkin tärkeää ymmärtää niiden ero, jotta voit esittää asiantuntevia kysymyksiä sähköisesti allekirjoitettujen sopimusten voimassaolosta ja asiakirjojesi eheydestä.

Helposti sekoittuvat termit

Digitaalinen allekirjoitus ja sähköinen allekirjoitus sekoittuvat helposti. Tässä oppaassa esittelemme digitaalisten ja sähköisten allekirjoitusten erot, kunkin termin tärkeimmät ominaisuudet sekä esimerkkejä siitä, mitä ne kattavat ja miten niitä voi käyttää. Näin opit, miten voit pyytää e-allekirjoitusten tarjoajia kertomaan tarkasti, mitä heidän palvelunsa sisältävät.

Mikä on digitaalinen allekirjoitus?

Digitaalinen allekirjoitus, johon viitataan myös asiakirjan sinetöimisenä, ei ole allekirjoitus juridisessa merkityksessä. Siinä on kysymys asiakirjan eheydestä, mikä tarkoittaa, että kiistatapauksissa voit todistaa seuraavat seikat: (1) kukaan ei ole muuttanut alkuperäistä asiakirjaa ja (2) esittämäsi asiakirja ei ole väärennös. Se on kuin sormenjälki, joka yksilöi kyseisen asiakirjan. Fyysisten sormenjälkiemme tavoin samaa digitaalista allekirjoitusta ei voi olla millään muulla asiakirjalla.

Mitä digitaalinen allekirjoitus ei ole:

  • asiakirjojen salausmenetelmä
  • asiakirjojen turvallinen arkistointimenetelmä.
online esignature on phone

Mikä on sähköinen allekirjoitus?

Sähköinen allekirjoitus on menetelmä, jolla tehdään oikeudellinen sopimus digitaalisessa ympäristössä. Se on digitaalinen vastine paperisen asiakirjan, kuten myyntisopimukseen, allekirjoittamiselle. Sopimuksen allekirjoittava henkilö luo sähköisen allekirjoituksen, kun hän allekirjoittaa sähköisen asiakirjan napsauttamalla painiketta tai piirtämällä allekirjoituksensa hiirellä, kosketuslevyllä tai muulla kirjoitustavalla.

eIDAS-asetuksessa sähköisellä allekirjoituksella tarkoitetaan ”sähköisessä muodossa olevaa tietoa, joka on liitetty tai joka loogisesti liittyy muuhun sähköisessä muodossa olevaan tietoon ja jota allekirjoittaja käyttää allekirjoittamiseen”.

Yhdysvaltain liittovaltion lainsäädännössä sähköinen allekirjoitus määritetään seuraavasti: ”sähköinen ääni, symboli tai prosessi, joka on liitetty tai joka loogisesti liittyy asiakirjaan tai tietueeseen ja jonka on suorittanut tai hyväksynyt henkilö asiakirjan tai tietueen allekirjoitustarkoituksessa” (eSign Act, kesäkuu 2000).

eIDHub Onfido esignature on phone

Sähköisten allekirjoitusten ja sopimusten tyypit

Hyväksyminen, suostumus ja tunnustaminen voidaan ilmaista digitaalisessa ympäristössä eri menetelmin, kuten:

  • napsauttamalla painiketta näytössä olevan tekstin, kuten käyttöehtojen, hyväksymiseksi
  • allekirjoittamalla sähköinen asiakirja napsauttamalla ja/tai piirtämällä allekirjoitus
  • tekemällä ääni- tai videotallenteen sanallisesta tunnustamisesta
  • todentamalla henkilöllisyys sähköisellä tunnistusvälineellä (eID)

Kaikki näitä menetelmiä ei voi pitää sähköisenä allekirjoituksena, ja käytettävä menetelmä määräytyy tilanteen mukaan. Koska niiden oikeusvaikutukset voivat vaihdella huomattavasti, tietyssä tilanteessa käytettävä menetelmä määräytyy yleensä käyttöönottokulujen, käytön helppouden (asiakkaan kokemuksen), lainsäädännön, yritysten toimintapolitiikkojen ja liiketoimintariskien arvioinnin perusteella.

Sähköisiä allekirjoituksia on myös eri tasoisia, ja tiettyyn tilanteeseen sopiva taso riippuu edellä mainituista tekijöistä. Nämä tasot on selitetty tarkemmin Scrive Trust Centerissä.

Mikä tekee sähköisestä allekirjoituksesta oikeudellisesti sitovan?

Allekirjoituksen, onpa se sitten sähköinen tai paperilla, on täytettävä kolme päävaatimusta, jotta se noudattaa kansainvälistä sopimusoikeutta. Jos allekirjoitetun asiakirjan pätevyys yritetään kiistää, on pystyttävä esittämään seuraavat todisteet: allekirjoittavan osapuolen aikomus tehdä sitova sopimus, allekirjoittavan osapuolen henkilöllisyys ja asiakirjan eheys, eli että sitä ei ole muutettu.

Eheysvaatimuksen takia tarvitaan digitaalinen allekirjoitus.

ASIAKIRJAN EHEYS

Eheyden suojaaminen on keskeinen vaatimus sekä paperisissa että digitaalisissa asiakirjoissa. Alkuperäisen paperisen asiakirjan voi säilyttää, mutta sähköistä asiakirjaa voi helposti käsitellä kuka tahansa ja väittää sen olevan alkuperäinen. Siksi eheys on sitäkin tärkeämpää sähköisiä allekirjoituksia käytettäessä.

Asiakirjojen eheys tarkoittaa sitä, että kiistatapauksissa voit todistaa seuraavat seikat:

  • kukaan ei ole muuttanut alkuperäistä asiakirjaa
  • esittämäsi asiakirja ei ole väärennös.

AVAIMETON TURVALLISUUS

Scriven valinta on KSI, ei PKI (Public Key Infrastructure), joka on kaikkein yleisin menetelmä. PKI:n toiminta perustuu siihen, että luotettava taho myöntää varmenteita ja avaimia osa
puolille, jotka haluavat suojata asiakirjojensa eheyden. Asiakirjat sinetöidään myönnetyillä avaimilla ja varmenteilla. Nämä avaimet ja varmenteet voidaan jäljittää takaisin luotettavaan tahoon, ja luotettavuus on osoitettu kyseiselle taholle. Tämä on tunnettu ja suhteellisen suoraviivainen tapa sinetöidä asiakirjoja.

PKI:n huomattava haittapuoli on se, että sinetistä tulee ajan myötä alttiimpi väärentämiselle sen todennäköisyyden, että joku voisi rikkoa sinetin matemaattisesti, kasvaessa. Tätä voi verrata siihen, että varkaalla, joka yrittää päästä käsiksi jonkun toisen pankkitiliin käyttäen tämän pankkikorttia, olisi enemmän mahdollisuuksia onnistua, mikäli nelinumeroisen PIN-koodin yrityskertoja ei olisi rajattu kolmeen kertaan.

Avaimeton KSI ei perustu varmenteisiin ja avaimiin, eikä se turvaudu kolmansiin osapuoliin. Toisin kuin PKI-menetelmässä, KSI-sinetit vahvistuvat ajan myötä, sillä KSI perustuu lohkoketjuteknologiaan. KSI:n avulla jokaisesta asiakirjasta luodaan yksilöllinen sormenjälki, joka julkistetaan tavalla, jonka ansiosta voit saada absoluuttisen varmuuden siitä, että asiakirjasi:

  • on pysynyt kaikin tavoin muuttumattomana
  • on luotu samana päivänä ja tarkalleen samaan aikaan kuin asiakirjasta käy ilmi.
    Tutustu Trust Centerissä tarkemmin siihen, miten Scrive varmistaa asiakirjojen eheyden.

Asiakirjan eheyden varmistamiseksi Scrive sinetöi sen digitaalisella allekirjoituksella yhteistyössä toimittajamme Guardtimen kanssa välittömästi, kun asiakirja on allekirjoitettu sähköisesti. Guardtime käyttää menetelmää nimeltä Keyless Signature Infrastructure (KSI), jossa hyödynnetään lohkoketjuteknologiaa. Kun asiakirja on KSI-sinetöity, voit varmentaa sen koskemattomuuden välittömästi, vuoden päästä tai vaikkapa vuosikymmenten jälkeen.

esign with scrive

Mikä on digitaalinen allekirjoitus?

Digitaalinen allekirjoitus on menetelmä digitaalisten asiakirjojen eheyden varmistamiseen. Se on kuin sormenjälki, joka yksilöi kyseisen asiakirjan. Fyysisten sormenjälkiemme tavoin samaa digitaalista allekirjoitusta ei voi olla millään muulla asiakirjalla.

Kun asiakirja on sinetöity digitaalisella allekirjoituksella, voit sinetin avulla todistaa seuraavat seikat: (1) kukaan ei ole muuttanut alkuperäistä asiakirjaa ja (2) esittämäsi asiakirja ei ole väärennös.

Mitä digitaalinen allekirjoitus ei ole:

  • menetelmä asiakirjojen salaamiseen
  • menetelmä asiakirjojen turvalliseen arkistointiin.

Erojen yleiskuva

Sähköinen allekirjoitus on todiste asiakirjan allekirjoittajan hyväksynnästä, ja digitaalinen allekirjoitus on todiste itse asiakirjan aitoudesta. Ne toimivat yhdessä, ja niitä molempia tarvitaan, jotta digitaalinen sopimus on oikeudellisesti täytäntöönpanokelpoinen.

Digitaalisen allekirjoituksen ja sähköisen allekirjoituksen välinen ero

Sähköinen allekirjoitus

  • Kuin kirjoittaisi nimensä paperiseen sopimukseen
  • Henkilö luo sen napsauttamalla painiketta tai piirtämällä allekirjoituksen
  • Yhdistää henkilön asiakirjaan
  • Osoittaa allekirjoittajan aikomuksen tehdä sitova sopimus
  • Täytyy sisältää todisteet aikomuksesta, henkilöllisyydestä ja eheydestä

Digitaalinen allekirjoitus

  • Kuin laittaisi sinetin paperiseen asiakirjaan
  • Ohjelmisto luo sen
  • Yksilöi asiakirjan
  • Todistaa, ettei dokumenttia ole muutettu tai väärennetty
  • Menetelmä eheyden varmistamiseen

Scriven tarjous

Scrive tarjoaa sähköisiä allekirjoituksia, jotka allekirjoittaja luo, kun hän painaa painiketta tai allekirjoittaa sopimuksen sisällön digitaalisessa muodossa. Allekirjoitusten luomisalustamme kerää kaikki oikeudellisesti sitovan sopimuksen edellyttämät todisteet: tarkoituksen, henkilöllisyyden ja eheyden. Nämä todisteet tallennetaan allekirjoitetun asiakirjan mukana, ja lopullinen paketti sinetöidään digitaalisella allekirjoituksella, joka on menetelmä eheyden varmistamiseksi.

Kokeile Scrivea ilmaiseksi