Digitalisaatio organisaatioissa ja yrityksissä
Eri liiketoimien ja organisaatioiden tasolla digitaalisen muutoksen lähestyminen pysyy reaktiivisena. Monissa organisaatioissa kyse on kilpajuoksusta ajan kanssa. Uusia teknologioita otetaan käyttöön, jotta organisaatio pysyy kilpailukykyisenä ja tarpeellisena. Nämä organisaatiot eivät yleisesti ottaen tähtää innovointiin.
Couchbasen mukaan 86 prosenttia organisaatioista pitävät digitaalista muutosta kaikkena muuna kuin sulavana. Linkin takaa löytyvässä tutkimuksessa mainitut haasteet ovat pitäneet sisällään laskeneita odotuksia, viiveitä ja jopa suoria epäonnistumisia.
Huonosta onnistumisprosentista huolimatta digitalisointiprojektit saavat paljon huomiota osakseen. Lukuisten yritysten johtajat näkevät potentiaalin digitaalisen muutoksen takana.
Digitalisaation syyt – miksi digitalisaatio on tärkeää
Lintuperspektiivistä tarkasteltuna digitalisaation mukanaan tuomat edut ovat ilmeiset. Parannettu työnkulku, tehokkaampi työskentely, paremmat tuotteet ja kokonaan uudet palvelut ovat tuloksia digitalisoinnin prosessista. Nämä edut parantavat muun muassa yritysten kilpailukykyä.
Edellä mainittujen etujen lisäksi oikeaoppisesti digitalisaatiota hyödyntävät yritykset nauttivat myös:
- Uusista asiakashankintakanavista.
- Paremmista työolosuhteista ja tyytyväisemmistä työntekijöistä.
- Helpommasta päätöksenteosta.
- Paremmasta innovaatiohalukkuudesta.
- Paremmasta tiimityöskentelystä.
Lähemmin tarkasteltuna digitalisaation tarpeen näkevät yritysjohtajat ajattelevat eri tavalla kuin he, jotka eivät sitä näe. Perimmäiset syyt tähän löytyvät lähinnä ulkopuoliseksi jäämisen pelosta.
- Suurin osa johtajista pelkää oman yrityksen jäävän jälkeen muista.
- He pelkäävät menettävänsä yrityksensä merkityksen markkinoilla.
- Osa pelkää sitä mahdollisuutta, että heidän IT-henkilöstö vaihtaisi pidemmällä digitalisaatiossa oleviin yrityksiin.
- Couchbasen teettämä tutkimus kertoo monen johtajan pelkäävän myös muiden osastojen työntekijöiden vaihtavan toiseen työpaikkaan.
Digitalisaation hyödyt ja haitat (Digitalisaation seuraukset)
Digitalisaation hyödyt ovat paljon suuremmat kuin haitat, tässä muutama hyöty:
- Paremmat valmistusprosessit.
- Tuotteiden läpimeno markkinoille nopeutuu.
- Asiakaspalautteisiin vastaaminen nopeutuu.
- Paremmat ennusteet ja näkymät.
- Koko toimitusketju voi hyötyä alusta loppuun asti hoidetusta integraatiostan.
- Aikaisempaa alemmat tuotantokustannukset.
Spektrin toisessa päässä siintävät digitalisaation haitat ovat puolestaan vähemmän merkityksellisiä. Huono digitalisaation implementointi saattaa piilottaa taakseen pari mahdollista sudenkuoppaa. Tämä voi ilmetä esimerkiksi seuraavin tavoin:
- Käyttöliittymän parantaminen siihen pisteeseen, että se tuhoaa kannattavuuden. Asiakas saa tästä paljon lisäarvoa mutta ei itse liiketoiminta.
- Winner-takes-it-all -talouden edistäminen, joka on synonyymi monopolille.
- Huono ymmärrys digitalisaation synnyttämistä toimintakokonaisuuksista.
- Prosessien päällekkäisyyksien huomiotta jättäminen.
Yritykset voivat myös välttää edellä mainittuja vastaavat haasteet valitsemalla luotettavan yhteistyökumppanin, kuten Scrive.com.
Esimerkkejä digitalisaatiosta
Teknologian kehittyminen uuden, digitaalista mainontaa määrittelevän lainsäädännön myötä on mahdollistanut sähköiset allekirjoitukset, jotka leviävät jatkuvasti yhä laajemmalle.
– Scrive.com luottaa tähän teknologiaan tarjoten yritysasiakkailleen erilaisia ratkaisuja.
Yksi räätälöity ratkaisu on sähköinen POS-allekirjoitus, jota Scrive tarjosi Telenor Norway -teleoperaattorille. Näiden sähköistä allekirjoitusta hyödyntävien POS-päätteiden, avulla Telenorin asiakkaat voivat allekirjoittaa sopimukset sähköisesti.
Kaikki digitalisoidut sopimukset säilytetään virutaalisessa arkistossa. Telenor Norway pyörittää myymälöitään franchise-järjestelmän avulla. Nyt eri myymälöiden päälliköiden ja asiakaspalvelijoiden on mahdollista päästä näkemään muiden myymälöiden tekemiä sopimuksia vain yhdellä napin painalluksella. Tämä on nopeuttanut asiakaspalvelua, parantanut turvallisuutta sekä selkeyttänyt sopimusarkistoa.
– Scriven eSign on osoittautunut mahtavaksi ratkaisuksi verkossa toimivalle Avanza-pankille. Ennen eSignin käyttöönottoa verkkoasiakkuuden saaminen asiakkaalle vei pankilta jopa kuukauden. Papereita läheteltiin kahden sopimusosapuolen välillä edestakaisin ja koko prosessin nopeus riippui puhtaasti perinteisen postin nopeudesta.
Scriven tarjoaman eSign-palvelun avulla asiakkaat voivat allekirjoittaa sopimuksensa välittömästi verkossa. Ja jotta pankin turvallisuusvaatimukset täyttyvät, asiakkaat voivat käyttää tunnistautumiseen ruotsalaista BankID:tä, joka on Scriven palveluihin integroitu sähköisen tunnistautumisen väline. Avanzan digitalisaatioprosessi on nostanut allekirjoitettujen sopimusten konversiota jopa 120 prosentilla.
Talletukset kasvoivat nekin 20 prosenttia. Verkkoasiakkuuksien luomiseen käytetty aika puolestaan väheni 72 prosentilla. Saman aikaikkunan sisällä tilien lukumäärä on nelinkertaistunut.
Avanzan siirtyminen yhdeksi eSignin käyttäjistä on erinomainen esimerkki pankkimaailman digitalisaatiosta.
– Mahdollisuus allekirjoittaa sopimuksia etänä Scriven eSign Online palvelun avulla on ollut varsinainen siunaus myös CEO-lehden mainosmyynnille. Ennen prosessin digitalisointia lehti lähetti mainossopimuksia tehottomina massapostituksina.
Asiakkaille annettu mahdollisuus sopimusten sähköiseen ja välittömään allekirjoittamiseen on ollut toimiva lähestymistapa. Fyysiset sopimukset voivat usein kadota, joten jopa ne, jotka olisivat halunneet allekirjoittaa, eivät ole siinä välttämättä onnistuneet.
Scriven tarjoaman eSign-palvelun käyttöönotto on lisännyt allekirjoitettujen ja palautettujen sopimusten määrää 25 prosentilla. Allekirjoitusten takaisin saamisten vasteaika on sekin pudonnut päivistä tai viikoista jopa 5 minuuttiin.
Hallinnollisen työn osalta asianhoitoon käytetty aika puolestaan on pudonnut 15 minuuttiin per sopimus.
Näissä esimerkeissä digitalisaation edut ovat selkeästi nähtävillä. Ne eivät ole suinkaan tuulesta temmattuja, vaan perustuvat todellisiin lukuihin.
