Digitalisaatio

Tämä ideologinen trendi tarjoaa yrityksille upeita mahdollisuuksia. Digitalisaation polku on kuitenkin täynnä erilaisia haasteita. Tässä artikkelissa esittelemme digitalisaatiota kertoen lähemmin siitä, mitä se merkitsee sekä siitä, millaisia hyötyjä se voi tarjota liiketoimintaasi.

Artikkelista opit muun muassa seuraavat asiat: 

• Digitalisaation, digitoinnin ja digitaalisen muutoksen väliset erot.
• Miten voit hyödyntää digitalisaatiota liiketoiminnassasi. 
• Miltä digitalisaation prosessi voi näyttää?
• Mistä digitalisaation prosessi kannattaa aloittaa?  

Saat lisäksi tietoa seuraavista asioista: 

• Digitalisaation alkeet (avainkonseptien ja niiden välisten erojen määrittely).
• Digitalisaatio liiketoiminnassa (syyt, hyödyt, haitat ja haasteet).
• Digitalisaation aloittaminen (strategia, vaiheet, alkuunpääsy). 
• Usein kysytyt kysymykset aiheesta ja vastaukset niihin

Mitä on digitalisaatio?

Digitalisaatio merkitsee digitaalisten teknologioiden sisällyttämistä liiketoiminnallisiin ja sosiaalisiin prosesseihin, sekä niiden parantamista.

Digitalisaatio on mukautuvaa. Se muuttaa yritysten ja heidän asiakkaidensa välistä vuorovaikutusta sekä lisää usein kassavirtaa.

Jotta voimme määritellä digitalisaation, meidän tulee ensin tutustua digitointiin. Toiset sekoittavat nämä kaksi konseptia, käyttäen molempia termejä samassa asiayhteydessä. Ne ovat kuitenkin merkitykseltään melko erilaisia.

Digitointi tarkoittaa fyysisen datan muuttamista digitaaliseksi dataksi. Asiakirjan tai raportin skannaaminen on loistava esimerkki digitoinnista. 

Digitalisaation ja digitoinnin erot?

Ero näiden kahden eri konseptin välillä on ilmeinen. Digitalisaatiolla on positiivinen sivumerkitys, kun digitointi puolestaan on melko neutraalia. Joka tapauksessa digitointi on kuitenkin yksi digitalisaation perusedellytyksistä.

Digitointi on melko mekaaninen prosessi, jossa fyysistä dataa ”käännetään” digitaaliseen muotoon. Digitaalinen tieto koostuu ykkösistä ja nollista. Digitaalinen tieto torjuu luonnostaan vääristymiä ja sitä voidaan myös siirtää ilman poistumaa. Maailmanlaajuiset viestintäverkot käyttävät, tallentavat ja käsittelevät tietoa digitaalisessa muodossa.

Digitalisaatio puolestaan hyödyntää digitoitua tietoa prosessien parantamiseen.

Esseen kirjoittaminen digitaaliseen asiakirjaan on digitointia. Asiakirjan asettaminen muiden saataville vaikka pilvipalvelun kautta on puolestaan digitalisaatiota. Digitalisaation ja digitoinnin vertailu on sinänsä turhaa, sillä ne täydentävät toisiaan.

Digitalisaatio vs digitaalinen muutos

Digitaalinen muutos on digitalisaation äärimmäinen seuraus. Aivan kuten digitalisaatio kumpuaa digitoinnista, niin myös digitaalinen muutos kumpuaa digitalisaatiosta.

Toimialan kokonaisvaltainen muutos digitalisaation avulla on täydellinen esimerkki digitaalisesta muutoksesta. Lue lisää digitaalisesta muutoksesta täältä.

Internetin mahdollistama digitalisaation hyökyaalto on ajanut monta toimialaa murrokseen. Markkinointiala on tästä loistava esimerkki. Ennen muinoin mainostajat käyttivät massamarkkinointia ja seurasivat myyntilukuja. Nykyään on saatavilla tarkkaa dataa siitä, millä asteella eri käyttäjät sitoutuvat ja mikä on mainosten tuoma palautus suhteessa mainontaan sijoitettuun rahaan.

Sama pätee myös sähköpostiin. Tätä nykyä on mahdollista seurata sitä, kuka avaa saapuneen viestin sekä sitä, millä tavoin ihmiset lukevat viestin sisällön.

Internet on muuttanut koko maailmaa. Ihmisten välinen vuorovaikutus tapahtuu aikaisempaan verrattuna radikaalisti erilaisella tavalla. Internetin välityksellä tapahtuva kommunikointi on mahdollistanut sellaisia asioita, joista ei aiemmin edes uskallettu unelmoida.

Mitä digitalisaatio tarkoittaa?

Konsepti pitää sisällään useita eri omaksumisen ja vaikuttamisen alueita.

• Liiketoimintojen parantaminen ja tehostaminen on hyvin tyypillinen digitalisaatioprojekti. Tällaisen projektin tavoitteena on ansaita lisää rahaa viimeisimpiä teknologioita hyödyntämällä.
• Digitaalisten teknologioiden omaksuminen teollisten prosessien parantamiseksi. Tämän tyyppisen omaksumisen positiivinen vaikutus on kenties kaikkein ilmeisin. Se konvertoituu energian säästöihin, korkeamman laatuisiksi tuotteiksi jne.
• Digitalisaatio on mahdollistanut kommunikaation ja informaatioteknologian huiman kehityksen. Nämä muutokset ovat muuttaneet koko maailmaa.
• Kaiken digitointi ja digitalisaatio johtavat pidemmässä juoksussa digitalisaation yleistymiseen arkipäiväisessä tekemisessä.
• Digitalisaatio voi myös viitata analogisen tiedon muuttamiseen ykkösiksi ja nolliksi. Kuten edellä mainittiin, tätä prosessia kutsutaan digitoinniksi, mutta siinä yhdistyvät nämä kaksi eri konseptia.

Digitalisaatio organisaatioissa ja yrityksissä

Eri liiketoimien ja organisaatioiden tasolla digitaalisen muutoksen lähestyminen pysyy reaktiivisena. Monissa organisaatioissa kyse on kilpajuoksusta ajan kanssa. Uusia teknologioita otetaan käyttöön, jotta organisaatio pysyy kilpailukykyisenä ja tarpeellisena. Nämä organisaatiot eivät yleisesti ottaen tähtää innovointiin.

Couchbasen mukaan 86 prosenttia organisaatioista pitävät digitaalista muutosta kaikkena muuna kuin sulavana. Linkin takaa löytyvässä tutkimuksessa mainitut haasteet ovat pitäneet sisällään laskeneita odotuksia, viiveitä ja jopa suoria epäonnistumisia.

Huonosta onnistumisprosentista huolimatta digitalisointiprojektit saavat paljon huomiota osakseen. Lukuisten yritysten johtajat näkevät potentiaalin digitaalisen muutoksen takana.

 

Digitalisaation syyt – miksi digitalisaatio on tärkeää

Lintuperspektiivistä tarkasteltuna digitalisaation mukanaan tuomat edut ovat ilmeiset. Parannettu työnkulku, tehokkaampi työskentely, paremmat tuotteet ja kokonaan uudet palvelut ovat tuloksia digitalisoinnin prosessista. Nämä edut parantavat muun muassa yritysten kilpailukykyä.

Edellä mainittujen etujen lisäksi oikeaoppisesti digitalisaatiota hyödyntävät yritykset nauttivat myös:

• Uusista asiakashankintakanavista.
• Paremmista työolosuhteista ja tyytyväisemmistä työntekijöistä.
• Helpommasta päätöksenteosta.
• Paremmasta innovaatiohalukkuudesta.
• Paremmasta tiimityöskentelystä.

Lähemmin tarkasteltuna digitalisaation tarpeen näkevät yritysjohtajat ajattelevat eri tavalla kuin he, jotka eivät sitä näe. Perimmäiset syyt tähän löytyvät lähinnä ulkopuoliseksi jäämisen pelosta.

• Suurin osa johtajista pelkää oman yrityksen jäävän jälkeen muista.
• He pelkäävät menettävänsä yrityksensä merkityksen markkinoilla.
• Osa pelkää sitä mahdollisuutta, että heidän IT-henkilöstö vaihtaisi pidemmällä digitalisaatiossa oleviin yrityksiin. 
• Couchbasen teettämä tutkimus kertoo monen johtajan pelkäävän myös muiden osastojen työntekijöiden vaihtavan toiseen työpaikkaan.

Digitalisaation hyödyt ja haitat (Digitalisaation seuraukset)

Digitalisaation hyödyt ovat paljon suuremmat kuin haitat, tässä muutama hyöty:

• Paremmat valmistusprosessit.
• Tuotteiden läpimeno markkinoille nopeutuu.
• Asiakaspalautteisiin vastaaminen nopeutuu.
• Paremmat ennusteet ja näkymät.
• Koko toimitusketju voi hyötyä alusta loppuun asti hoidetusta integraatiostan.
• Aikaisempaa alemmat tuotantokustannukset.

Spektrin toisessa päässä siintävät digitalisaation haitat ovat puolestaan vähemmän merkityksellisiä. Huono digitalisaation implementointi saattaa piilottaa taakseen pari mahdollista sudenkuoppaa. Tämä voi ilmetä esimerkiksi seuraavin tavoin:

• Käyttöliittymän parantaminen siihen pisteeseen, että se tuhoaa kannattavuuden. Asiakas saa tästä paljon lisäarvoa mutta ei itse liiketoiminta.
• Winner-takes-it-all -talouden edistäminen, joka on synonyymi monopolille.
• Huono ymmärrys digitalisaation synnyttämistä toimintakokonaisuuksista.
• Prosessien päällekkäisyyksien huomiotta jättäminen. 

Yritykset voivat myös välttää edellä mainittuja vastaavat haasteet valitsemalla luotettavan yhteistyökumppanin, kuten Scrive.com.

Esimerkkejä digitalisaatiosta

Teknologian kehittyminen uuden, digitaalista mainontaa määrittelevän lainsäädännön myötä on mahdollistanut sähköiset allekirjoitukset, jotka leviävät jatkuvasti yhä laajemmalle.

– Scrive.com luottaa tähän teknologiaan tarjoten yritysasiakkailleen erilaisia ratkaisuja.

Yksi räätälöity ratkaisu on sähköinen POS-allekirjoitus, jota Scrive tarjosi Telenor Norway -teleoperaattorille. Näiden sähköistä allekirjoitusta hyödyntävien POS-päätteiden, avulla Telenorin asiakkaat voivat allekirjoittaa sopimukset sähköisesti.

Kaikki digitalisoidut sopimukset säilytetään virutaalisessa arkistossa. Telenor Norway pyörittää myymälöitään franchise-järjestelmän avulla. Nyt eri myymälöiden päälliköiden ja asiakaspalvelijoiden on mahdollista päästä näkemään muiden myymälöiden tekemiä sopimuksia vain yhdellä napin painalluksella. Tämä on nopeuttanut asiakaspalvelua, parantanut turvallisuutta sekä selkeyttänyt sopimusarkistoa.

– Scriven eSign on osoittautunut mahtavaksi ratkaisuksi verkossa toimivalle Avanza-pankille. Ennen eSignin käyttöönottoa verkkoasiakkuuden saaminen asiakkaalle vei pankilta jopa kuukauden. Papereita läheteltiin kahden sopimusosapuolen välillä edestakaisin ja koko prosessin nopeus riippui puhtaasti perinteisen postin nopeudesta.

Scriven tarjoaman eSign-palvelun avulla asiakkaat voivat allekirjoittaa sopimuksensa välittömästi verkossa. Ja jotta pankin turvallisuusvaatimukset täyttyvät, asiakkaat voivat käyttää tunnistautumiseen ruotsalaista BankID:tä, joka on Scriven palveluihin integroitu sähköisen tunnistautumisen väline. Avanzan digitalisaatioprosessi on nostanut allekirjoitettujen sopimusten konversiota jopa 120 prosentilla.

Talletukset kasvoivat nekin 20 prosenttia. Verkkoasiakkuuksien luomiseen käytetty aika puolestaan väheni 72 prosentilla. Saman aikaikkunan sisällä tilien lukumäärä on nelinkertaistunut.

Avanzan siirtyminen yhdeksi eSignin käyttäjistä on erinomainen esimerkki pankkimaailman digitalisaatiosta.

– Mahdollisuus allekirjoittaa sopimuksia etänä Scriven eSign Online palvelun avulla on ollut varsinainen siunaus myös CEO-lehden mainosmyynnille. Ennen prosessin digitalisointia lehti lähetti mainossopimuksia tehottomina massapostituksina.

Asiakkaille annettu mahdollisuus sopimusten sähköiseen ja välittömään allekirjoittamiseen on ollut toimiva lähestymistapa. Fyysiset sopimukset voivat usein kadota, joten jopa ne, jotka olisivat halunneet allekirjoittaa, eivät ole siinä välttämättä onnistuneet.

Scriven tarjoaman eSign-palvelun käyttöönotto on lisännyt allekirjoitettujen ja palautettujen sopimusten määrää 25 prosentilla. Allekirjoitusten takaisin saamisten vasteaika on sekin pudonnut päivistä tai viikoista jopa 5 minuuttiin.

Hallinnollisen työn osalta asianhoitoon käytetty aika puolestaan on pudonnut 15 minuuttiin per sopimus.

Näissä esimerkeissä digitalisaation edut ovat selkeästi nähtävillä. Ne eivät ole suinkaan tuulesta temmattuja, vaan perustuvat todellisiin lukuihin.

Haasteet

Techrepublic-sivuston mukaan digitaalisen muutoksen aiheuttamat haasteet ovat useille yrityksille hyvin selkeitä:

• Täysin uuden teknologian käyttöönoton monimutkaisuus.
• Resurssien puute IT-osastolla ja käyttöönotossa sekä koulutuksessa.
• Vanhassa vara parempi -ajattelu. Jos jokin toimii, miksi luopua siitä.
• Nykyisten työntekijöiden puutteelliset tiedot ja taidot. Hyvin tiedostettu ja samalla myös erittäin merkittävä haaste.

Muita mahdollisia haasteita:

• Henkilöstön koulutus digitalisaation vaatimuksiin.
• Uusien, kiertotalouteen perustuvien liiketoimintamallien esittely.
• Kestävän kehityksen uudistuva painopiste.
• Digitaaliseen talouteen siirtyminen ja luottamuksen rakentaminen siihen.
• Digitalisoidun talouden tosiasioiden tunnustaminen, kuten hajautettu yhteistyö, digitaalisten ja fyysisten prosessien fuusio sekä yksilöiden voimaannuttaminen.. 

Kannattaako liiketoiminnan digitalisointi?

Tietyt signaalit kertovat, että liiketoimintasi digitalisaatio on ajankohtaista.

• Sinusta tuntuu, että tarjoamaasi asiakaskokemusta on virtaviivaistettava. Huonot rajapinnat ja prosessit johtavat usein huonoon käyttäjäkokemukseen. Digitalisaatio on tähän loistava apuväline.
• Sinulla ei ole kristallinkirkasta näkemystä siitä, kuinka yrityksesi voisi kasvaa tulevaisuudessa. Jo pelkästään tästä näkökulmasta digitaalinen muutos on välttämätön.
• Sinun tarvitsee parantaa tehokkuutta. Parempi tuotto ja vastine sijotukselle olisi mahtavaa.
• Et tiedä, kuinka saisit dataa sekä käsittelisit sitä saadaksesi siitä enemmän irti.
• Verkkosivusi ovat vanhentuneet ja täyttävät tehtävänsä vain vaivoin.
• Ratkaiset haasteesi pääosin taulukoita luomalla.
• Sähköpostikampanjasi vievät liikaa aikaa ja resursseja.

Digitalisaation strategia

Et voi välttyä digitalisaatiolta. Kun joudut hyväksymään ja kohtaamaan asian joka tapauksessa, voit yhtä hyvin tehdä sen oikeista syistä. Digitalisoi liiketoimintasi oikealla tavalla ja saat siitä enemmän irti. Seuraamalla tasoittain etenevää digitalisaation strategiaa ratkaiset juuri oikeita ongelmia ja saavutat oikeita tuloksia.

Seuraava kolmesta vaiheesta koostuva lähestymistapa on suoraviivainen tie liiketoiminnan digitaalisten teknologioiden omaksumiseen.

• Ensimmäinen vaihe on luoda visio. Sinun on tiedettävä, mitä haluat saavuttaa digitalisaation avulla. Ennen kuin asetat tavoitteesi, sinun tulisi käydä läpi erilaiset teknologiat ja digitalisaation kaavat. Etsi kaava, joka soveltuu parhaiten juuri sinun yrityksellesi. Organisaatiosi nykyinen digitalisaation aste on myös yksi vaikuttava tekijä tavoitteesi asettamiseen.
• Toinen vaihe on jalkauttaa digitalisaatio operatiiviselle tasolle. Tässä vaiheessa sinun tarvitsee määritellä osaamisen tarve yrityksesi jokaiselle osastolle.
• Viimeinen vaihe on tämän strategian implementointi. Digitalisaatio tulisi saada kulkemaan käsi kädessä yrityksellesi suunnitellun kehityksen kanssa.

Digitalisaation prosessi – miten päästä alkuun?

Ainoa virhe, jonka voit taloushallinnon ja liiketoiminnan digitalisaatiossa tehdä, on päättää olla tekemättä mitään. Digitalisaation aloitustavalla on siis merkitystä.

Digitalisaation aloittaminen

• Määrittele, mitä digitaalinen muutos tarkoittaa yrityksessäsi. Vaikka tavoitteesi olisivat vaatimattomia, älä jätä tätä vaihetta määrittelemättä. Tämä vaihe nimittäin pitää sisällään digitalisaation niiden polkujen tunnistamisen, joilla on merkitystä organisaatiollesi. Sinun tulee tietää MIKSI haluat digitalisoida yrityksesi.
• Tee digitaalisesta muutoksesta prioriteettisi ja panosta siihen.
• Varmista, että yrityksen johtoporras tukee ajatustasi digitalisaatiosta.
• Perusta työryhmä tai tiimi, jonka vastuulla digitalisaatio on.
• Tunnista, mitä käyttäjäsi haluavat ja muodosta sen perusteella käyttäjän palvelupolku.
• Varmista, että digitalisaatiosi johtaa parempaan käyttäjäkokemukseen ja arvostukseen.

Scrive.comin eSign on tähän täydellinen esimerkki. Se helpottaa yritysten digitalisaatiota tarjoamalla välittömiä ja merkittäviä etuja. Nämä edut konvertoituvat suoraan käyttäjäkokemukseen ja yrityksen sisäisiin prosesseihin.

Miltä tyypillinen digitalisaatioprojekti näyttää?

Liike-elämässä useimmat yritykset aloittavat jonkin ratkaisun (kuten esimerkiksi Scriven eSign) käytön, joka ratkaisee heidän pitkäaikaisia ongelmiaan.

Mitä helpompaa näiden ratkaisuiden implementointi on, sitä todennäköisemmin yritykset pääsevät mukaan digitalisaatioon.

Implementoinnin jälkeen ja ensimmäisiä tuloksia tarkastellessa, digitalisaatiosta tulee osa liiketoimintaa. Hyvä ensikokemus saa yritykset näkemään mahdollisuuksia muidenkin liiketoimintojen ja prosessien digitalisoinnille.

Miten digitalisaatiota mitataan?

Digitalisaatiota voidaan mitata tiettyjen avainlukujen, key performance indicatorien (KPI) kautta. Yritykset voivat vapaasti luoda omia, itselleen räätälöityjä avain- ja tunnuslukuja, joiden avulla voidaan mitata yrityksen onnistumista tai epäonnistumista. Suosittuja KPI-lukuja ovat muun muassa:

– Omaksuminen. Kuinka moni työntekijöistäsi käyttää esiteltyjä digitalisaation ratkaisuja? Jos omaksumisprosentti on lähellä 90 prosenttia, digitalisaatiosi todennäköisesti onnistuu.

– Yksityiskohtaisempi katsaus omaksumiseen. Kuinka käyttäjät käyttävät digitaalisia työkalujasi? Mitkä toiminnot ovat vähällä käytöllä? Mitkä ovat käyttämisen mukanaan tuomat kiistattomat edut?

– Digitaalisilla työkaluillasi suoritettujen prosessien lukumäärä. Tämä antaa sinulle viitteitä omaksumisesta, relevanttiudesta ja hyödyllisyydestä.

– Tuottavuuden nousu digitaalisten työkalujesi avulla.

– Liikevaihdon kasvu digitaalisten työkalujesi avulla.