Digitalisation

Deze fundamentele trend creëert belangrijke kansen voor bedrijven, maar de weg naar digitalisering zit ook vol uitdagingen. In dit artikel zullen we u uitleggen wat digitaliseren is en wat het voor uw bedrijf kan betekenen.

In dit artikel leert u meer over:

• Het verschil tussen de digitalisering van data, het digitaliseren van processen en digitale transformatie.
• Wat digitalisering kan betekenen voor uw bedrijf.
• Hoe het stappenplan voor digitalisering eruit kan zien.
• Hoe u met uw digitaliseringsproces kan beginnen.

We zullen ook ingaan op het volgende:

• Een korte inleiding in de digitalisering (een definitie van de sleutelbegrippen en de verschillen tussen deze begrippen)
• Digitalisering in het bedrijfsleven (redenen, voor- en nadelen en uitdagingen).
• Hoe u met uw digitalisering begint (strategie, stappenplan, hulp met opstarten).
• Veelgestelde vragen

Wat is digitalisering?

Oorspronkelijk had digitalisering slechts één betekenis, namelijk het proces om fysieke data om te zetten in digitale data. Een uitstekend voorbeeld hiervan is het inscannen van een rapport. De term digitalisering heeft echter meer betekenissen gekregen en het digitaliseren van procedures is tegenwoordig ook één van de betekenissen.

Onder de digitalisering van processen wordt het opnemen van digitale technologieën in bedrijfs- en sociale processen verstaan, met als doel deze te verbeteren. Door processen te digitaliseren, veranderen bedrijven de manier waarop ze omgaan met hun klanten en veranderen ook vaak hun inkomstenstromen.

 

Digitalisering van data en het digitaliseren van processen

Digitalisering heeft zich ontwikkeld van een neutraal technisch begrip, naar een positieve verzamelnaam voor de modernisering van processen in het dagelijks leven.

Digitalisering in de oorspronkelijke vorm is het mechanische proces van het ‘vertalen’ van fysieke data naar een digitaal formaat. Digitale informatie bestaat uit enen en nullen en kan gemakkelijk worden overgedragen zonder gegevens te verliezen. Digitale informatie wordt wereldwijd door communicatienetwerken gebruikt om gegevens op te slaan en te verwerken.
Om processen te digitaliseren en verbeteren, wordt gebruik gemaakt van gedigitaliseerde informatie.

Een essay typen in een digitaal document is een voorbeeld van de digitalisering van data. Een document beschikbaar maken via een cloud is een voorbeeld van de digitalisering van een proces. Digitalisering is dus een veelomvattend begrip, dat meerdere, elkaar complementerende betekenissen heeft.

 

Digitalisering en digitale transformatie

Digitale transformatie is het uiteindelijke gevolg van de digitalisering van processen.

Een goed voorbeeld van digitale transformatie is het volledig transformeren van een industrie met behulp van digitalisering. Lees hier meer over digitale transformatie.

De digitaliseringsgolf die de komst van het internet heef voortgebracht, heeft vele industrieën ontwricht en hervormd. In de reclame-industrie werd bijvoorbeeld lang gedacht dat het willekeurig verspreiden van advertenties de beste aanpak was voor adverteerders. Tegenwoordig zijn er nauwkeurige statistieken beschikbaar die laten zien hoe de interactie tussen gebruikers en de inhoud van advertenties verloopt en hoe reclames converteren.

Hetzelfde geldt voor e-mails. Tegenwoordig is het mogelijk voor bedrijven om te zien wie hun verstuurde e-mails openen en hoe de ontvangers de inhoud lezen.

Het internet heeft de hele wereld veranderd. Mensen gaan op een totaal andere manier met elkaar om. Gedecentraliseerde samenwerking heeft kansen gecreëerd die eerder niet voor mogelijk werden gehouden.

 

Wat wordt bedoeld met digitalisering?

Het begrip kan op vele verschillende manieren ingezet worden en invloed op u hebben.

• Digitalisering wordt vaak ingezet voor het verbeteren van een bedrijfsmodel. Het doel van een dergelijk proces is om extra waarde te creëren door de introductie van nieuwe technologieën.
• Digitale technologie wordt geïntroduceerd om industriële processen te verbeteren. De positieve effecten van dit type digitalisering zijn misschien wel het meest zichtbaar. Het leidt tot energiebesparing, producten van betere kwaliteit, enz.
• Digitalisering heeft geleid tot aanzienlijke verbeteringen in de communicatie- en informatietechnologie. De daaruit voortvloeiende veranderingen hebben onze hele wereld veranderd.
• Alles uit het dagelijks leven wat hiervoor geschikt is, kan gedigitaliseerd worden.
• Digitalisering kan ook het oorspronkelijke proces zijn waarmee analoge informatie omgezet wordt in enen en nullen.

Digitalisering bij organisaties en bedrijven

Op het niveau van bedrijven en organisaties blijft de aanpak van digitale transformatie reactief. De meeste organisaties maken een inhaalslag. Zij introduceren nieuwe technologieën om relevant te blijven en te kunnen blijven concurreren, maar zijn meestal niet op zoek naar innovatie.

In een onderzoek van Couchbase, gaf 86 procent van de deelnemende organisaties aan dat de digitale transformatie alles behalve soepel verliep. Gemelde problemen waren onder andere verminderde verwachtingen, vertragingen en totale mislukkingen.

Ondanks het moeizame succes, krijgen digitaliseringsprojecten steeds meer grip. Alsmaar meer leidinggevenden zien het potentieel van digitale transformatie.

 

Redenen voor digitalisering – Waarom is digitalisering belangrijk?

Van buitenaf gezien zijn de potentiële voordelen van digitalisering duidelijk. Digitalisering zorgt voor een betere workflow, meer efficiëntie, betere producten en geheel nieuwe diensten. Dit brengt ook weer andere voordelen met zich mee, zoals een beter concurrentievermogen.

Naast de genoemde voordelen, profiteren gedigitaliseerde bedrijven ook van:

• Nieuwe kanalen voor klantenwerving.
• Verbeterde arbeidsomstandigheden en beter behoud van medewerkers.
• Verbeterde besluitvorming.
• Grotere bereidheid om te innoveren.
• Beter teamwork.

Nader onderzoek wijst uit dat de redenen die bedrijfsleiders voor digitalisering noemen totaal verschillend zijn. Ze komen vooral voort uit de angst om de boot te missen.

• De meesten van hen zijn bang dat hun organisatie achterblijft.
• Veel van hen vrezen dat hun bedrijven niet meer relevant zullen zijn op de huidige markt.
• Sommigen vrezen dat hun IT-personeel zal overstappen naar innovatievere bedrijven.
• Velen zijn ook bang om personeel van andere afdelingen te verliezen, volgens Couchbase.

Voor- en nadelen van digitalisering (gevolgen van digitalisering) (Consequences of Digitalisation)

De voordelen van digitalisering zijn veel groter dan de nadelen. Enkele van deze voordelen zijn:

• Betere productieprocessen.
• Producten kunnen sneller op de markt worden gebracht.
• Kortere reactietijd op de feedback van klanten.
• Verbeterde inzichten in de processen.
• De gehele productieketen kan profiteren van totale integratie.
• Lagere productiekosten.

De nadelen aan de andere kant van het spectrum zijn aanzienlijk minder groot. Een slechte implementatie van digitalisering kent nog steeds valkuilen, bijvoorbeeld:

• De gebruikerservaring wordt verbeterd tot een punt waarop de digitale transformatie een negatief effect heeft op de financiële winst. Het proces creëert dan spectaculaire voordelen voor de klant, maar niet voor het bedrijf.
• Er wordt een ‘winner-takes-all’-economie gepromoot, wat een monopolypositie bevordert.
• Er is een slechte kennis van de verschillende ecosystemen die ontstaan als gevolg van digitalisering.
• De dualiteit van het proces wordt volledig verkeerd begrepen.

Bedrijven kunnen dergelijke problemen aanpakken door te kiezen voor een betrouwbare partner, zoals Scrive.com.

Voorbeelden van digitalisering

De technologische ontwikkeling in combinatie met de nieuwe wetgeving die van toepassing is op digitale handel hebben het gebruik van elektronische ID’s en elektronische handtekeningen op afstand mogelijk gemaakt en ervoor gezorgd dat ze steeds gebruikelijker worden.

– Scrive.com vertrouwt op deze technologie en biedt verschillende oplossingen aan haar zakelijke klanten.
Een voorbeeld hiervan is het POS-systeem met elektronisch ondertekenen dat het bedrijf geleverd heeft aan Telenor in Noorwegen. Met behulp van de POS-terminals die met eSign werken kunnen de klanten van Telenor elektronisch contracten ondertekenen.

Alle contracten die op deze manier worden gedigitaliseerd, worden bewaard op een virtuele opslagplaats. Telenor Noorwegen maakt gebruik van een franchisesysteem voor zijn winkels en met deze nieuwe digitaliseringsoplossing hebben managers en klantenservicemedewerkers met één druk op de knop toegang tot de contracten van alle winkels. Dit heeft geleid tot een snellere klantenservice, betere fraudedetectie en een veel beter georganiseerd systeem voor de opslag van contracten.

– Het eSign-concept van Scrive is een uitstekende oplossing gebleken voor internetbank Avanza. Vóór de invoering van eSign kostte het de bank een maand om een online klant aan boord te krijgen. Er moest namelijk veel papierwerk tussen beide partijen heen en weer gestuurd worden, wat heel lang duurde.

Met eSign kunnen klanten nu direct online contracten ondertekenen. En om te voldoen aan de veiligheidseisen van de bank, kunnen klanten het Zweedse BankID gebruiken om hun identiteit te verifiëren. BankID is een vorm van eID die geïntegreerd is in de dienst van Scrive. Dankzij deze digitaliseringsslag is het aantal documenten dat bij Avanza elektronisch ondertekent wordt gegroeid met 120 procent.
De totale deposito’s stegen met 20 procent en de tijd die het kost om nieuwe klanten binnen te halen, daalde met 72 procent. Tegelijkertijd verviervoudigde het aantal accounts.
Avanza’s gebruik van eSign is een goed voorbeeld van digitalisering in de banksector.

– De mogelijkheid om contracten op afstand te ondertekenen met Scrive’s eSign Online is ook een grote hulp geweest voor de advertentieverkoop van CEO Magazine. Eerder probeerde het zakelijke tijdschrift zijn kansen te spreiden door op een willekeurige manier adverteerders aan te trekken, maar nu is dat hele proces gedigitaliseerd.

Klanten de mogelijkheid geven om contracten digitaal en direct te ondertekenen is de winnende aanpak gebleken. Papieren contracten raken vaak zoek, waardoor bedrijven het risico lopen om handtekeningen en daarmee klanten mis te lopen.

De introductie van eSign heeft het aantal ondertekende en geretourneerde contracten met 25 procent verhoogd. De duur van het ondertekenproces is gedaald van een aantal dagen of soms weken tot slechts 5 minuten. De administratietijd voor een contract is teruggebracht naar 15 minuten.

Uit alle bovenstaande voorbeelden worden de voordelen van digitalisering duidelijk. Deze voorbeelden zijn niet gebaseerd op meningen, de resultaten zijn meetbaar.

Uitdagingen

Volgens Techrepublic, zijn de uitdagingen van digitale transformatie voor de meeste organisaties duidelijk.

• De complexiteit van het implementeren van een volledig nieuwe technologie.
• Gebrek aan ervaren IT-technici en trainers.
• Vertrouwen op de oude technologie. Waarom zou u iets veranderen dat nog prima werkt?
• Gebrek aan kennis bij het bestaande personeel. Hoe voor de hand liggend dit ook is, dit is toch een groot probleem.

Andere uitdagingen kunnen zijn:

• Het personeelsbestand uitbreiden om digitalisering te kunnen realiseren.
• Nieuwe, circulaire bedrijfsmodellen introduceren.
• Hernieuwde focus leggen op ecologische en sociale duurzaamheid.
• Overstappen naar een digitale economie en hier vertrouwen in opbouwen.
• Het bedrijf aanpassen aan de realiteit van een gedigitaliseerde economie, zoals een gedecentraliseerde samenwerking, het combineren van digitale en fysieke processen en het versterken van het individu.

Hoe weet u of u uw bedrijf moet digitaliseren?

De volgende tekenen vertellen u dat het nu tijd is om uw bedrijf te digitaliseren.

• U wilt de klantervaring die u aanbiedt gestroomlijnder en efficiënter maken. Slechte coördinatie tussen de processen leidt vaak tot een slechte klantervaring. Deze problemen worden effectief opgelost door digitalisering.
• U heeft geen idee hoe u uw bedrijf in de toekomst kan laten groeien. In dit geval is digitale transformatie onvermijdelijk.
• U bent op zoek naar een manier om de efficiëntie te verbeteren. Een hoger rendement zou wenselijk zijn.
• U weet niet hoe u gegevens moet verzamelen en verwerken om er meer uit te halen.
• Uw website is verouderd en vervult nauwelijks nog zijn functie.
• U gebruikt spreadsheets als oplossing voor de meeste problemen.
• U besteedt veels te veel tijd aan e-mails.

Digitaliseringsstrategie

Digitalisering is onvermijdelijk. Aangezien u er toch aan zult moeten geloven, kunt u zich er net zo goed aan overgeven. Digitaliseer uw bedrijf op de juiste manier en zorg ervoor dat het een succes wordt. Een heldere digitaliseringsstrategie stelt u in staat om uw behoeften te vervullen en helpt u tegelijkertijd om resultaten te behalen.

Het volgende driestappenplan is een eenvoudig manier om uw bedrijf aan te passen aan digitale technologie.

• De eerste stap is het bedenken van een visie. U moet weten wat u wilt bereiken met digitalisering. Voordat u dit doel vaststelt, is het goed om u te verdiepen in verschillende vormen van technologie en digitalisering. U moet proberen de werkwijze te vinden die het beste bij u en uw bedrijf past. Hierbij speelt de digitale volwassenheid van uw bedrijf ook een rol.
• De tweede stap in het proces is om uw bedrijf richting de operationele fase te leiden. Hierbij is het belangrijk dat u gebruik maakt van alle beschikbare expertise binnen uw bedrijf en alle afdelingen betrekt bij deze stap.
• De laatste stap is de uitvoering van deze strategie. Het is belangrijk de digitalisering op de toekomstige ontwikkeling van uw bedrijf aan te passen.

Digitaliseringsproces – Hoe gaat u aan de slag?

Als het gaat om de digitalisering van financiële diensten en de digitalisering van het bedrijfsleven, is niets doen de grootste fout die u kan maken. Het is dus belangrijk dat u niet langer stil blijft staan maar een begin maakt met de digitalisering van uw bedrijf.

Hoe begin ik met digitalisering?

• Stel vast wat digitale transformatie voor uw bedrijf zou betekenen. Sla deze stap niet over, hoe klein uw doelen ook zijn. Deze stap betekent ook dat u moet vaststellen welke vormen van digitalisering echt zinvol zijn voor uw organisatie. Zorg ervoor dat u weet WAAROM u wilt digitaliseren
• Maak digitale transformatie uw prioriteit en zet alles op alles om dit te realiseren.
• Zorg ervoor dat het management van uw bedrijf achter de digitalisering staat.
• Stel een team samen dat specifiek aan de digitalisering zal werken.
• Ontdek wat uw gebruikers willen en maak een plan voor verbeterde gebruikerservaringen.
• Zorg ervoor dat uw digitalisering resulteert in een betere klantervaring en gebruikerswaardering.

eSign van Scrive.com is een goed voorbeeld hiervan. Deze oplossing begeleidt bedrijven bij digitalisering en biedt direct aanzienlijke voordelen. Deze voordelen hebben zowel invloed op de klantervaring als de interne processen van bedrijven.

Hoe ziet een typisch digitaliseringstraject eruit?

De meeste bedrijven stuiten vaak toevallig op een technologische oplossing (zoals eSign van Scrive) voor één van hun langdurige problemen.

Hoe eenvoudiger het is om deze oplossing te implementeren, hoe groter de kans dat bedrijven de digitalisering door willen zetten.

Zodra de eerste resultaten zichtbaar zijn, wordt het bijna onmogelijk om niet verder te gaan met digitalisering. Een goede eerste indruk zorgt ervoor dat bedrijven meer openstaan voor het idee van verdere digitalisering.

Hoe wordt digitalisering gemeten?

Digitalisering wordt gemeten met behulp van zogenaamde Key Performance Indicators (KPI’s). Bedrijven kunnen hun KPI’s zo aanpassen dat deze de best mogelijke maatstaf vormen voor het succes van een bedrijf. Enkele populaire KPI’s zijn:

– Adoptie. Hoeveel van uw medewerkers gebruiken de oplossingen die via digitalisering zijn geïntroduceerd? Als maar liefst 90 procent van uw werknemers de nieuwe oplossingen gebruikt, is uw digitalisering waarschijnlijk succesvol.
– Gedetailleerd adoptiebeeld. Hoe gebruiken gebruikers uw digitale hulpmiddelen? Welke functies van deze hulpmiddelen worden te weinig gebruikt? Wat zijn de concrete voordelen van het gebruik?
– Het aantal processen dat is uitgevoerd op uw digitale hulpmiddelen. Dit geeft u een goed beeld van de adoptie, relevantie en nut voor uw bedrijf.
– Veranderingen in de productiviteit die zijn ontstaan door uw digitale hulpmiddelen.
– Omzetstijging door het gebruik van digitale hulpmiddelen.