Digitalisering

Du kommer til å lære om:

• Forskjellene mellom digitalisering, digitisering og digital transformasjon.
• Hva digitalisering kan bety for din bedrift.
• Hvordan veien mot digitalisering kan se ut.
• Hvor du skal starte digitaliseringsprosessen.

Vi kommer også til å ta for oss temaer som:

• Introduksjon til digitalisering (definisjon av hovedbegreper og forskjellene mellom disse).
• Digitalisering i bedrifter (argumenter, fordeler og ulemper samt andre utfordringer).
• Hvordan du setter i gang digitaliseringen (strategi, handlingsplan, hvordan komme i gang).
• FAQ

Hva er digitalisering?

Digitalisering handler om å innlemme digital teknologi i arbeidsprosesser eller sosiale prosesser, der målet er å forbedre, effektivisere og/eller økonomisere de.

Digitalisering transformerer alt. Det gjør at bedrifter kan møte kundene sine på en helt ny måte, og har ofte en direkte innvirkning på omsetningen.

For å kunne forstå hva digitalisering er, så må man først vite hva digitisering er. Noen blander nemlig disse begrepene og tror de betyr det samme – de er imidlertid ganske forskjellige.

Digitisering er å gjøre fysisk, analog informasjon om til digital informasjon. Skanning av dokumenter er et godt eksempel på slik transformering.

 

Hva er forskjellen på digitalisering og digitisering?

Forskjellen på de to konseptene er for mange åpenbar; digitalisering høres mer positivt ut, mens digitisering er mer nøytralt. Det siste er uansett en forutsetning for digitalisering.

Digitisering er en mer mekanisk prosess der man «oversetter» fysisk informasjon til et digitalt format. Digital informasjon består av 1-ere og 0-er. Den kan enkelt overføres uten at du mister kvalitet eller informasjon. Digital informasjon blir i dag brukt av kommunikasjonsnettverk over hele verden til håndtering og lagring av store mengder data.

Digitalisering betyr derimot at digitisert informasjon brukes til å forbedre og forenkle forskjellige prosesser.

Å skrive en kort tekst i et digitalt dokument er digitisering. Å gjøre dette dokumentet tilgjengelig for bruk via skylagring eller en server er digitalisering. Ergo er hele konseptet med digitalisering vs. digitisering villedende. De står ikke i motsetning til hverandre – de utfyller derimot hverandre.

 

Digitalisering vs. digital transformasjon

Digital transformasjon er en naturlig konsekvens av digitalisering, og førstnevnte stammer også fra digitalisering – akkurat slik digitalisering igjen stammer fra digitisering.

Et godt eksempel på digital transformasjon er når en bransje forandres fullstendig gjennom digitalisering. Les mer om digital transformasjon her.

Etter at internett kom på banen for fullt har en bølge av digitalisering skylt over oss. Dette har naturlig nok endret måten mange bransjer jobber på. Reklameindustrien er et godt eksempel på dette. I gamle dager var reklamefolk mye mer avhengige av flaks og tilfeldigheter enn det de er i dag. Den moderne reklamebransjen bruker nøyaktige statistikker og avanserte algoritmer for å forutse hvordan brukere vil reagere på ulike typer innhold og reklame.

INKREMENTELL DIGITAL UTVIKLING

Det samme gjelder e-postmarkedsføring, tidligere sendte en e-poster og krysset fingrene. Idag kan de som sender e-post, ved bruk av enkle verktøy, se hvem som åpner meldingene deres og hvordan mottakeren leser innholdet.

Internett har forandret hele verden, og folk samhandler nå på en helt annen måte. Desentralisert samarbeid – det å kunne samarbeide og jobbe med folk som geografisk er på et helt annet sted på kloden – har åpnet opp for muligheter som man tidligere bare kunne drømme om.

 

Hva mener vi egentlig med digitalisering?

Begrepet dekker flere områder og påvirkningene som disse har:

• Det er vanlig å oppgradere forretningsmodellen sin gjennom digitalisering. Målet med en slik prosess er å få mer ut av hver krone som brukes på bedriften ved hjelp av ny teknologi. Potensialet for digital forretningsutvikling er mer eller mindre endeløst.
• Digital teknologi brukes også for å forbedre industrielle prosesser. Det er kanskje denne type bruk som har den mest åpenbare og positive virkningen – den sparer strømkostnader og gir oss høyere kvalitet på produktene osv.
• Digitalisering har ført til store forbedringer innen kommunikasjons- og informasjonsteknologi. Endringene som har kommet i kjølvannet av dette har transformert vår verden.
• Digitisering og digitalisering av alt som kan brukes i en slik sammenheng i hverdagen.
• Digitalisering kan også brukes om prosessen som gjør om analog informasjon til 1-ere og 0-er. Som tidligere nevnt, så kalles dette digitisering, men noen blander altså disse to begrepene sammen.

Digitalisering i organisasjoner og bedrifter

Når det gjelder bedrifter og organisasjoner så har de fleste det vi kaller et «reaktivt syn» på digital transformasjon. Det som menes med dette er at de fleste selskap ender opp med å bli hengende etter. De tar riktignok til seg nye former for teknologi for å holde seg konkurransedyktige og relevante, men de færreste av dem bruker den som et verktøy for innovasjon.

Ifølge Couchbase svarer over 80 prosent av de spurte at de har opplevd utfordringer med digital transformasjon. I studien fant man problemer som lave forventninger, forsinkelser og regelrette feil.

Selv om mange altså har problemer med å digitalisere bedriften sin, er dette nå mer i vinden enn noensinne. Stadig flere ledere ser nå potensialet som ligger i digital informasjon.

 

Grunner til å digitalisere – hvorfor er digitalisering viktig?

Sett fra utsiden er de potensielle fordelene med digitalisering åpenbare. Bedre arbeidsflyt, større effektivitet, bedre produkter og helt nye tjenester er alle ting som kan komme ut av en slik prosess. Slik får du flere fordeler, som f.eks. økt konkurransekraft.

Bortsett fra de vi allerede har nevnt, så vil godt digitaliserte selskaper også få fordeler som:

• Nye kanaler for kundeanskaffelser.
• Forbedrede arbeidsforhold, noe som gjør at du beholder dine ansatte lenger.
• Forbedret beslutningsevne.
• En større vilje til å skape noe nytt.
• Bedre lagarbeid.

Mange sjefer i større selskaper ser ut til å ha helt andre grunner for å velge digitalisering. Disse grunnene ser ofte ut til å være bygd på en frykt for å bli stående igjen som tapere i konkurransen.

• De fleste er redde for å bli hengende etter.
• De er redde for at selskapene deres vil miste sin relevans i markedet.
• Noen frykter også at IT-folkene deres vil gå over til andre og mer innovative selskaper.
• Ifølge Couchbase er mange også engstelige for å miste ansatte fra andre avdelinger.

 

Fordeler og ulemper med digitalisering

Fordelene med digitalisering er vanligvis langt større enn de negative sidene. Noen av disse fordelene er:

• Bedre produksjonsprosesser.
• Produkter kan leveres raskere til markedet.
• Man kan reagere raskere på tilbakemeldinger fra kunder.
• Større innsikt i markedet og egen bedrift.
• Hele verdikjeder kan dra fordel av en digitalisering av alle ledd.
• Lavere produksjonskostnader.

I den andre enden av skalaen finner vi ulemper, som er mye mindre fremtredende. Dårlig innføring av digitalisering fører likevel med seg noen fallgruver. Disse kan være:

• Å forbedre brukeropplevelser (UX) til et punkt der digital transformasjon har en negativ påvirkning på merverdien. Dette er en prosess som gir kunden god valuta for pengene, men tilsvarende lite til bedriften.
• Å stå for en kongen-på-haugen-økonomi, som svært ofte vil føre til monopol-lignende tilstander.
• Dårlig forståelse av de forskjellige økosystemene som skapes gjennom digitaliseringen.
• Å fullstendig misforstå prosessens tosidighet.

Selskaper kan unngå slike problemer ved å velge en pålitelig samarbeidspartner, som for eksempel Scrive.com.

 

Eksempler på digitalisering

Utviklingen av ny teknologi i tillegg til ny lovgivning rundt digitale salg har gjort elektroniske ID-er og e-signering mulig og stadig mer utbredt. Som igjen muliggjør automatisering av nåværende prosesser og effektiv digital forretningsutvikling.
– Scrive.com bruker denne teknologien for å tilby mange forskjellige løsninger til våre kunder i næringslivet.

DIGITAL FORRETNINGSUTVIKLING FOR UTSLAGSSTEDET

Et godt eksempel på dette er POS (Point of Sales)-systemet med e-Sign som vi har levert til Telenor Norge. Gjennom digitale betalingssystemer som godtar elektroniske signeringer kan Telenors kunder nå signere sine kontrakter elektronisk.

Alle slike digitaliserte kontrakter blir så lagt inn i et virtuelt lager. Telenor Norge bruker et franchise-system for sine filialer, og med den nye digitaliseringsløsningen kan nå både ledere og ansatte få tilgang til alle kontrakter fra filialer over hele landet med et par enkle tastetrykk. Dette har ført til både raskere kundeservice og bedre vern mot svindelforsøk, i tillegg til at man nå har et mye bedre system for sikker oppbevaring av kontrakter.

SØMLØS DIGITALISERT DOKUMENTFLYT

Scrives e-Sign har vist seg å være en fantastisk løsning for nettbanker som svenske Avanza. Før eSign kunne et innføringsprogram for en kunde ta opp til en måned. Dokumenter ble sendt frem og tilbake mellom partene, og det hele var avhengig av effektiviteten til tradisjonell postgang.

Ved hjelp av eSign kan kundene nå signere kontraktene sine over internett. For å møte bankens sikkerhetskrav kan kundene enkelt bruke sin egen bank-ID (en elektronisk id som er lagt inn i eSign) til å verifisere sin identitet. Avanzas digitaliseringsprosess har gitt veldig gode resultater – for eksempel har de sett mer enn 120 prosent vekst i antallet kontrakter som signeres elektronisk.

Introduksjonen av eSign har økt antallet signerte/innkommende kontrakter med 25 prosent. Den gjennomsnittlige tiden som blir brukt til signering har falt fra dager og uker til rundt 5 minutter. Administrasjonstiden brukt på hver kontrakt har falt til omkring 15 minutter.

Totale innskudd i banken økte med 20 prosent, og innføringstiden for nye kunder falt med hele 72 prosent. Samtidig har antall kontoer blitt firedoblet. Det svenske firmaets bruk av eSign er et veldig godt eksempel på hva digitalisering kan gjøre for bankbransjen.

DIGITALE KONTRAKTER

Muligheten til å signere kontrakter via nettet med Scrive’s eSign Online har også vært veldig viktig for CEO Magazines annonseinntekter. Det verdensomspennende forretningstidsskriftet måtte tidligere satse mer på flaks og tilfeldigheter når de ville tiltrekke seg annonsører. Nå derimot, har hele denne prosessen blitt digitalisert og målrettet.

Fysiske kontrakter kan fort forsvinne eller gå tapt, og da kan man glipp av mange signeringer på grunn av rene logistikkproblemer. Å gi kunder muligheten til å signere kontrakter elektronisk og på et lite øyeblikk ser derfor ut til å være veien videre.

I disse eksemplene ser vi tydelig de fordelene som digitalisering gir oss. Dette handler heller ikke om hvilken oppfatning man måtte ha, men om klare tall og harde fakta.

Utfordringer

Ifølge Techrepublic fremstår utfordringene ved digital transformasjon som tydelige for de fleste organisasjoner:

• Kompleksiteten som ligger i det å bruke en fullstendig ny teknologi
• For lite ressurser med tanke på gode nok IT-folk.
• Å stole for mye på gammel teknologi. (Hvorfor endre på noe som fungerer?)
• Manglende teknologikunnskaper blant de ansatte. Selv om dette er lett å se for seg på forhånd, har det likevel blitt et problem.

Andre utfordringer kan være:

• Å oppgradere hele arbeidsstokken slik at de klarer å møte utfordringene rundt digitalisering.
• Introduksjonen av helt nye og sirkulære forretningsmodeller.
• Et fornyet fokus på økologisk og sosial bærekraft.
• Å gå over til en digital økonomi og bygge tillit til den.
• Å tilpasse seg den nye hverdagen i en digitalisert økonomi, slik som desentralisert samarbeid, blandingen av det digitale og det fysiske, og kompetansebygging hos den enkelte ansatte.

 

Hvordan vet du om du skal digitalisere bedriften din?

Det finnes noen sikre tegn som vil fortelle deg om digitalisering er noe som din bedrift kan dra nytte av.

• Du vil gjøre kundeopplevelsene du tilbyr mer strømlinjeformede og effektive. Dårlig koordinering mellom ledd har nemlig en tendens til å føre til dårlige brukeropplevelser (UX). Hvis alle ledd er digitaliserte, blir hele prosessen både mer pålitelig og mer effektiv.
• Du har ingen klare tanker om hvordan du skal få bedriften din til å vokse i fremtiden. Du bør uansett ha forstått at digital transformasjon er uunngåelig.
• Du må forbedre effektiviteten. Mer valuta for pengene hadde vært flott.
• Du aner ikke hvordan du skal skaffe deg relevant informasjon og få det meste ut av den.
• Nettsiden din er så og si overflødig, og utfører ikke lenger sine funksjoner.
• Du bruker regneark for å løse de fleste problemer.
• Du bruker altfor mye tid på å sende e-post.

 

Strategier for digitalisering

Digitalisering er rett og slett uunngåelig. Siden du før eller siden vil bli nødt til følge denne utviklingen, så kan du like så godt gjøre det av de rette grunnene. Digitaliser bedriften på riktig måte, slik at det virkelig monner! Å følge en fornuftig digitaliseringsstrategi vil sikre at du dekker dine behov, og samtidig hjelpe deg med å oppnå virkelige resultater. Så. sett digital forretningsutvikling på agendaen allerede i dag.

Her finner du en tredelt modell som enkelt viser deg hvordan selskaper kan ta i bruk digital teknologi.

• Det første steget er å ha en visjon. Du må vite hva du vil oppnå med digitaliseringen. Før du oppnår dette målet må du gå gjennom forskjellige former for teknologi og digitalisering. Du må nemlig finne den formen som best passer deg og din bedrift. Hvor «modent» selskapet ditt er – digitalt sett – er også en faktor du må tenke på når du setter deg dine mål.
• Det andre trinnet er å flytte digitaliseringen over til gjennomføringsfasen. Dette innebærer å involvere ekspertise du har til din disposisjon, og involverer alle deler av selskapet.
• Å få på plass denne strategien er det siste steget. Digitaliseringen bør vær nøye koordinert med den planlagte utviklingen av selskapet.

 

Digitaliseringsprosessen – hvor begynner man?

Når det gjelder digitalisering av finansinstitusjoner og andre selskaper er det å ikke foreta seg noe som helst den største feilen man kan gjøre. Når det er sagt, så har det selvsagt en betydning hvordan du starter din ferd mot digitalisering.

 

Slik starter du digitaliseringen

• Finn ut hva en digital transformasjon vil bety i praksis for din bedrift. Ikke hopp over dette trinnet, uansett hvor beskjedne målene dine er. Dette trinnet innebærer også at du må avdekke hvilke former for digitalisering som virkelig vil gjøre en forskjell for din organisasjon. Du må vite HVORFOR du vil digitalisere.
• Gjør digital transformasjon til en prioritet, og kjør målbevisst videre.
• Vær sikker på at ledelsen har forstått poenget med å digitalisere.
• Sett sammen en gruppe som skal jobbe spesifikt med digitalisering og digital forretningstuvkling.
• Finn ut hva brukerne vil ha, og lag en detaljert oversikt som viser brukeropplevelser.
• Pass på at digitaliseringen gir deg mer bedre kundeopplevelser (UX) og flere positive tilbakemeldinger fra brukerne.

Digitalisering og Digital forretningsutvikling

Utifra disse punktene er eSign fra Scrive et veldig godt eksempel. Det lar selskaper gli sømløst over i en digital hverdag ved å tilby umiddelbare og betydelige fordeler. Disse fordelene går både på det som har med brukeropplevelser (UX) å gjøre og den daglige interne driften av selskapene. Digitalisering av prosesser som berører kjernevirksomheten er en sentral del av et selskaps evne til å bedrive digital forretningsutvikling.

 

Hvordan ser en typisk digitaliseringsprosess ut?

De fleste selskaper kommer helt tilfeldig over en løsning (slik som Scrives eSign) som løser flere av problemene de har. Når disse løsningene først er kommet på plass, er det desto lettere for selskaper å gjennomføre en full digitalisering. Så snart denne prosessen er satt i gang skjønner man fort at digitalisering er uunngåelig. Et godt førsteinntrykk gjør selskaper mer åpne for videre digitalisering.

 

Hvordan kan man måle digitalisering?

Digitalisering kan måles gjennom såkalte Key Performance Indicators (KPI). KPI er en beskrivelse av de suksesskriteriene som er mest avgjørende for et selskaps suksess eller fiasko. Noen populære KPI-er er:

• Bruk. Hvor mange av dine ansatte bruker løsningene som er introdusert gjennom digitalisering? Hvis så mange som ni av ti av de ansatte bruker de nye løsningene, kan vi trygt si at digitaliseringen er vellykket.
• Detaljert bilde av bruken. Hvordan bruker folkene dine de digitale verktøyene? Hva kan gjøres bedre? Hva er fordelene med denne bruken?
• Hvor ofte/mye dere bruker de nye digitale verktøyene. Dette vil gi deg en god pekepinn på hvor nyttig dette er for din bedrift.
• Endringer i produktivitet som skyldes digitale verktøy
• Økt omsetning pga. bruken av digitale verktøy.