Vad är digitalisering?

Digitalisering definition: digitalisering handlar om att integrera digitala tekniker i sociala processer eller företagsprocesser med syftet att förbättra dem.

Digitalisering är transformativt. Det förändrar hur företag interagerar med sina kunder och påverkar i regel intäkterna positivt.

För att definiera vad digitalisering är behöver vi först ta en titt på begreppet digitisering. Somliga blandar ihop dessa två begrepp och tror att de har samma innebörd, det är dock två helt olika saker.

Digitisering är processen att omvandla fysisk data till digital data. Ett tydligt exempel på det är exempelvis genom att scanna en rapport.

Vad är skillnaden mellan digitalisering och digitisering?

Digitalisering kommer med positiva intentioner, medan digitisering är neutralt. Digitisering är dock en förutsättning för en digitalisering ska fungera.

Digitisering är en mekanisk process där man ”översätter” fysisk data till ett digitalt format. Digital information består av ettor och nollor. Det kan enkelt överföras utan att tappa data, till skillnad från när du till exempel kopierar något för hand. Digital information används av kommunikationsnätverk världen över för att använda, lagra och hantera data.

Digitalisering är i sin tur när man använder digitaliserad information för att förbättra processer.

Att skriva en uppsats i ett digitalt dokument är en form av digitisering. Att göra dokumentet tillgängligt för användning via en molntjänst är i sin tur digitalisering. Att ställa digitalisering mot digitisering är alltså fel i och med att de två begreppen kompletterar varandra.

 

Digitalisering vs digital transformation

Digital transformation är en naturlig konsekvens av digitaliseringen, och precis som att digitalisering härstammar från digitisering, så härstammar digital transformation från digitalisering.

Ett bra exempel på digital transformation är när man lyckats göra om en hel bransch genom digitalisering. Läs mer om digital transformation här.

Digitaliseringsvågen som kom med internet har format om många branscher. Reklambranschen är ett bra exempel på detta. Nuförtiden finns exakt statistik tillgänglig över hur väl olika innehåll lyckas engagera användarna och hur väl olika annonser konverterar. Förr var annonsörerna mer beroende av tur och att sprida sina chanser än de är i dag. Idag använder de i stället exakt statistik och avancerade algoritmer för att förutse vilket typ av innehåll och reklam som kommer engagera kunderna.

Detsamma gäller för e-post. De som skickar e-post kan se vem som öppnar deras meddelanden och hur mottagarna läser innehållet.

Internet har förändrat hela världen och människor interagerar nu på ett helt annat sätt än tidigare. Decentraliserat samarbete har öppnat upp för nya möjligheter som du tidigare bara kunde drömma om.

 

Vad menar vi med digitalisering?

Begreppet täcker flera typer av användning och dess effekter. Här är några exempel:

• Att uppgradera en affärsmodell genom digitalisering är vanligt. Målet med en sådan process är att dra nytta av adderade värden genom införandet av ny teknik vilket leder till nya insikter och en tydligare affärsmodell. 
• Digital teknik används också för att förbättra industriella processer. Det är kanske den här typen av användning som har den mest uppenbara, positiva effekten. Det bidrar till energibesparingar, ger produkter av högre kvalitet och mycket mer.
• Digitalisering har lett till stora förbättringar inom kommunikations- och informationsteknik som i sin tur har förändrat hela vår värld.
• Digitisering och digitaliseringen av allt som lämpar sig för denna process, i det dagliga livet, som ger oss en smidigare vardag.
• Digitalisering kan också syfta till processen av att omsätta analog information till 1:or och 0:or. Som tidigare nämnt kallas denna process för digitisering, men vissa blandar alltså ihop dessa två begrepp.

Digitalisering i organisationer och företag

När det gäller företag och organisationer har de flesta fortfarande en reaktiv syn på digital transformation. Detta gör att många företag halkar efter i utvecklingen. De tar sig visserligen an nya former av tekniker för att hålla sig konkurrenskraftiga och relevanta, men få av dem använder dem som ett verktyg för innovation.

Enligt Couchbase, har 86 procent av de tillfrågade organisationerna upplevt den digitala transformationen som krånglig. Problemen som tas upp i studien är låga förväntningar, förseningar och fullständiga fel.

Trots att många har problem med att digitalisera sin verksamhet är digitaliseringsprojekt nu mer eftertraktade än någonsin och fler och fler företagsledare ser potentialen i digital transformation. Om man gör det rätt har man mycket att vinna.

 

Anledningar till digitalisering – varför är digitalisering viktigt?

Sett utifrån är de potentiella fördelarna med digitalisering uppenbara. Bättre arbetsflöden, ökad effektivitet, bättre produkter och till och med helt nya tjänster är exempel på fördelar som kan komma med en digitaliseringsprocess. Utifrån dem kan du sedan nyttja ännu fler fördelar, som ökad konkurrenskraft och minskade kostnader.

Förutom de ovan nämnda fördelarna så kommer väl digitaliserade företag också att dra nytta av:

• Nya kanaler för att attrahera kunder
• Förbättrade arbetsvillkor, vilket gör det lättare att behålla sina anställda längre
• Förbättrat beslutsfattande
• Ökad vilja till innovation
• Bättre samarbete

En del företag verkar dock ha helt andra skäl till att vilja digitalisera verksamheten. Skäl som till största delen baseras på en rädsla för att halka efter eller gå miste om något:

• En rädsla för att deras organisation ska hamna efter i utvecklingen
• Att företaget ska tappa relevans på marknaden
• Att IT-personal ska söka sig vidare till mer innovativa företag
• Förlora personal även från andra avdelningar, enligt Couchbase undersökning.

För- och nackdelar med digitalisering (konsekvenser av digitalisering)

Vi kan konstatera att fördelarna med digitalisering överträffar nackdelarna. Några av dessa fördelar är:

• Bättre tillverkningsprocesser
• Produkter kan levereras snabbare ut på marknaden
• Snabbare kundåterkoppling
• Bättre kundupplevelse
• Ökad insikt i verksamheten
• Hela arbetskedjan kan dra nytta av integrationer
• Sänkta produktionskostnader

En dåligt genomförd digitalisering kan alltså medföra vissa fallgropar, exempelvis:

• Att förbättra så mycket att den digitala transformationen har en negativ inverkan på den ekonomiska vinsten. Att processen helt enkelt skapar höga värden för kunden, men inte för företaget.
• Att främja en ekonomi där störst går först, vilket kan bidra till monopol.
• Bristfällig förståelse kring de olika ekosystem som skapas genom digitalisering.
• Att helt missförstå processens olika sidor.

För att hantera dessa problem är det viktigt att välja en pålitlig digitaliseringspartner. Här finns Scrive och hjälper er ta steget, med över 10 års erfarenhet av digitalisering och digital transformation. Kontakta Scrive redan idag och kom igång med er digitaliseringsresa!

Exempel på digitalisering

Teknikutvecklingen tillsammans med ny lagstiftning som reglerar digital handel har möjliggjort elektroniska ID:n och elektroniska signaturer och gjort dem allt vanligare.

– Scrive använder denna teknik för att tillhandahålla flera olika lösningar för sina företagskunder.
Ett bra exempel på detta är POS-systemet med e-signeringslösning som levererades till Telenor Norway. Genom POS-systemet kan Telenors kunder nu underteckna alla sina kontrakt elektroniskt.

Alla digitaliserade kontrakt förs sedan in i ett virtuellt lagringsutrymme. Telenor Norway använder ett franchisesystem för sina butiker, och med den nya digitaliseringslösningen kan både chefer och anställda nu komma åt alla kontrakt från butikerna med en enda knapptryckning. Detta har lett till snabbare kundservice, bättre skydd mot bedrägerier och ett mycket bättre system för säker förvaring av kontrakt.

– Scrives eSign har visat sig vara en fantastisk lösning för internetbanken Avanza. Innan Scrive kunde det ta banken upp till en månad att ansluta en ny kund. Dokument var tvungna att skickas fram och tillbaka mellan parterna, vilket såklart tog mycket tid.

Nu kan kunderna i stället signera kontrakt direkt online. För att uppfylla bankens säkerhetskrav kan kunder enkelt använda sitt eget BankID, ett elektroniskt ID inbäddat i eSign-lösningen, för att verifiera deras identitet. Avanzas digitaliseringssatsning har resulterat i en ökad konverteringsfrekvens med 120 procent jämfört med när kontrakt inte signerades elektroniskt.

De totala insättningarna på banken ökade samtidigt med 20 procent och introduktionstiden för nya kunder sjönk med så mycket som 72 procent. Samtidigt har antalet konton fyrdubblats.

Avanzas användning av eSign är ett utmärkt exempel på digitalisering inom bankindustrin.

– Möjligheten att signera kontrakt online med Scrives eSign Online har också varit till stor hjälp för CEO Magazines reklamintäkter. Affärsmagasinet var tidigare tvungna att sprida sina möjligheter och hoppas på tur när de ville locka annonsörer, men nu har hela processen digitaliserats.

Att ge kunderna möjlighet att underteckna kontrakt direkt och elektroniskt har varit ett framgångskoncept. Fysiska kontrakt kan försvinna och blir en långdragen process, vilket gör att du kan gå miste om en signering och därmed en kund.

Införandet av eSign har ökat antalet signerade och returnerade kontrakt med 25 procent. Signeringsprocessen har gått från att ta dagar eller veckor till att vara klar på cirka fem minuter. Administrationstiden för ett kontrakt har sjunkit till 15 minuter.

I dessa exempel är fördelarna med digitalisering uppenbara. De bygger inte på åsikter eller uppfattningar – de är mätbara. Ta steget du med!

Utmaningar

Enligt Techrepublic är utmaningarna med digital transformation tydliga för de flesta organisationer:

• Komplexiteten i att implementera en helt ny teknik.
• Brist på resurser när det kommer till kvalificerade IT-tekniker och utbildade.
• Tryggheten i redan befintlig teknik. Om någonting fungerar som det är – varför ändra på det?
• Bristande kompetens hos den befintliga personalstyrkan. 

Andra utmaningar kan vara:

• Att utöka personalstyrkan för att klara av att ta sig an utmaningarna med digitaliseringen.
• Införandet av nya och cirkulära affärsmodeller.
• Förnyat fokus på ekologisk och social hållbarhet.
• Övergången till en digital ekonomi och att skapa förtroende kring denna.
• Att anpassa sig till verkligheten i en digitaliserad ekonomi med till exempel decentraliserat samarbete, sammansmältningen av det digitala och det fysiska och samtidigt stärka individen.

Hur vet du om du bör digitalisera ditt företag?

Det finns vissa tecken som tyder på att det är dags att digitalisera ditt företag.

• Du vill göra kundupplevelsen automatiserad och effektiv. Dålig samordning mellan olika steg som kunden genomför leder ofta till dålig användarupplevelse. Dessa problem löser en digitalisering effektivt.
• Du vet inte hur du ska få företaget att växa i framtiden. I detta avseende är digital transformation oundvikligt.
• Du behöver öka effektiviteten. En större avkastning på investeringarna skulle vara önskvärt.
• Du vet inte hur du ska införskaffa och hantera data för att få ut mer av den.
• Din webbplats är föråldrad och utför inte längre sina funktioner.
• Kalkylark är din förstahandslösning på de flesta problemen.
• Du lägger alldeles för mycket tid på e-post, eller i värsta fall post. 

Digitaliseringsstrategi

En digitalisering av ditt företag är i de flesta fall helt enkelt oundvikligt för att hänga med i utvecklingen. Att följa en digitaliseringsstrategi är viktigt för att tillgodose företagets behov och samtidigt hjälpa er att uppnå verkliga resultat.

Följande trestegsprocess är ett enkelt sätt för ditt företag att anpassa sig till digital teknik.

• Det första steget är att ha en vision. Du måste veta vad du vill uppnå med digitaliseringen. Innan du når detta mål måste du gå igenom olika former av teknik och digitalisering. Du måste hitta det arbetssätt som bäst passar dig och ditt företag. Hur moget ditt företag är för att bli digitaliserat är också en faktor att tänka på när du sätter dina mål.
• Det andra steget är att flytta digitaliseringen till en operativ nivå. Det handlar om att ta hjälp av all slags expertis du har till ditt förfogande och att involvera alla avdelningar i företaget.
• Implementering av strategin är det sista steget. Digitaliseringen bör vara nära samordnad med den pågående och kommande utvecklingen av företaget.

Digitaliseringsprocessen – hur kommer man igång?

När det gäller digitalisering är det största misstaget du kan göra att inte göra någonting alls. Men hur du väljer att börja din digitaliseringsresa spelar stor roll.

Hur börjar man digitalisera?

• Ta reda på vad en digital transformation skulle betyda för ditt företag. Hoppa inte över det här steget, hur små dina mål än är. Detta steg innebär också att du måste identifiera vilka former av digitalisering som verkligen kommer att göra en skillnad för din organisation. Du måste veta VARFÖR du vill digitalisera.
• Gör digital transformation till en prioritet och se till att den fortsätter vara det.
• Se till att ledningen har förstått poängen med digitalisering.
• Sätt ihop ett team som ska jobba specifikt med digitalisering.
• Lär dig vad dina användare vill ha och skapa en plan för en förbättrad användarupplevelse.
• Se till att din digitalisering resulterar i en bättre användarupplevelse.

Vår eSign är ett bra exempel på en lösning som underlättar digitaliseringen för företag och snabbt erbjuder betydande fördelar. Dessa fördelar påverkar både användarupplevelsen och den löpande verksamheten i företagen.

• Signera var som helst
• Autentisering
• Automatisera avtalsflöden

Hur ser en typisk digitaliseringsprocess ut?

Faktum är att många företag bara råkar på en lösning som visar sig kunna hjälpa dem att lösa ett problem som de dragits med under en längre tid. Ju enklare det blir att implementera dessa lösningar, desto mer troligt är det att företagen vill fortsätta med digitaliseringen.

När dessa lösningar väl finns på plats och när de första resultaten börjar visa sig kommer det vara oundvikligt att inte fortsätta med digitaliseringen. Ett bra första intryck gör företag mer öppna för ytterligare digitalisering.

Hur mäter man digitalisering?

Digitalisering mäts genom så kallade Key Performance Indicators (KPI). KPI:er är en beskrivning av de framgångskriterier som är mest avgörande för ett företags framgång och här kan företagen skapa egna skräddarsydda versioner. Några populära KPI:er är:

– Användning. Hur många av dina anställda använder lösningarna som introduceras genom digitalisering? Om så många som 90 % av de anställda använder de nya lösningarna är digitaliseringen med all sannolikhet framgångsrik.
– Detaljerad bild av användningen. Hur använder era användare de digitala verktygen? Vilka funktioner används för lite? Vilka är de konkreta fördelarna med denna användning?
– Antalet processer som utförs på dina digitala verktyg. Detta ger dig en bra uppfattning om hur användbart detta är för ditt företag.
– Ändringar i produktiviteten som uppkommit på grund av dina digitala verktyg.
– Intäktsökningar som kan hänföras till användningen av digitala verktyg.